Sluitend bewijs? Dat regel je zo

Bedrijfsrecherche

Een bedrijf mag zijn eigen werknemers niet zomaar bespioneren. Maar wat mag dan wel bij een verdenking van fraude of diefstal?

Foto Istock

Een bedrijf merkt dat er geld uit de kluis verdwijnt, dus hangt het camera’s op. Op de beelden is te zien hoe een medewerker binnenkomt: hij heeft een plastic zak over zijn hoofd, met daarin twee kijkgaten. In de kluis haalt hij de zak van zijn hoofd.

„In het confrontatiegesprek hoeven we alleen die plastic zak op tafel te leggen”, vertelt een teamleider bij bedrijfsrecherchebureau Hoffmann, die niet met zijn naam in de krant wil. De dief bleek een medewerker van het bedrijf, en werd ontslagen.

Voor alle ontslagen op staande voet is diefstal de meest voorkomende reden, bleek onlangs uit onderzoek van de Volkskrant. Maar als een werkgever zijn werknemer om die reden wil ontslaan, moet het bewijs wel waterdicht zijn. Een bedrijf mag een werknemer zelf niet zomaar bespioneren. Wat kun je als bedrijf dan wel doen bij een verdenking van fraude of diefstal?

Wetgeving

Wie het heft niet graag in eigen hand neemt, kan een gespecialiseerde bedrijfsrecherche inhuren. Voor zulke bureaus bestaat speciale wetgeving, vastgelegd in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Elke ‘particuliere onderzoeker’ moet een examen afleggen en een vergunning krijgen van de dienst Justis, die valt onder het ministerie van Veiligheid en Justitie. Ook is er een wettelijke Privacycode, die door onderzoekers moet worden nageleefd.

In die code staat onder andere dat rekening moeten worden gehouden met ‘proportionaliteit en subsidiariteit’: middelen mogen alleen worden ingezet wanneer ze in verhouding staan tot de verdenking. Zo mag een camera alleen worden opgehangen als de kans dat iemand op heterdaad betrapt wordt miniem is, en mag die niet in een ruimte hangen waar „men zich onbespied mag wanen”, zoals een toilet. Een gps-tracker mag alleen worden geplaatst op bedrijfsauto’s en privéauto’s die zakelijk worden gebruikt, en enkel op „tijden die relevant zijn voor de onderzoeksopdracht”.

Onderbuikgevoel

Maandelijks worden er zo’n 100 onderzoeken ingesteld door de afdeling bedrijfsrecherche van Hoffmann. Die lopen uiteen van diefstal en informatie lekken tot pesterijen en sabotage.

Als een bedrijf zich meldt met een onderzoeksvraag, wordt eerst gekeken of er een gerechtvaardigd belang is. Niet elke werknemer mag immers zomaar onderzocht worden; een onderbuikgevoel is onvoldoende. Pas bij een duidelijke indicatie van een misdrijf gaat Hoffmann van start. Het bureau begint een onderzoek vaak op administratief niveau: zijn er wel echt tekorten, of kunnen die anders verklaard worden? Vervolgens zijn er verschillende opties voor een onderzoek. Hoffmann kan openbare bronnen onderzoeken, zoals de Kamer van Koophandel of het Kadaster, mensen spreken uit het bedrijf of fysieke observaties doen, bijvoorbeeld vanuit een auto. Zodra het bewijs rond is, wordt er een wederhoorgesprek gevoerd.

Volgens Maarten IJzermans, hoofd risicomanagement bij Hoffmann, zijn er vele vormen van diefstal: „Van geld of goederen, misbruik van tijd, of diefstal van gegevens.” Hoe voorkom je zoiets? Personeel vooraf goed doorlichten helpt, zegt IJzermans. „Wij kijken bijvoorbeeld naar de financiële kwetsbaarheid van werknemers: heeft iemand schulden?” Hoever je in zo’n onderzoek kunt gaan, hangt af van iemands (toekomstige) functie. Bij een financieel directeur is het geoorloofd iemand goed door te lichten, bij een buschauffeur is dat de vraag. Vergroot die controledrift het onderlinge wantrouwen niet? „Ik vind van niet”, zegt IJzermans. „Voetballers hebben ook een scheidsrechter nodig.”

Ik vroeg personeelszaken of dat adres bij ons bekend was. Het bleek het huis van een magazijnmedewerker te zijn

Op eigen houtje

Als een bedrijf besluit zelf zijn werknemer te onderzoeken, gelden er ook regels. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft bijvoorbeeld voor dat de ondernemingsraad moet worden ingelicht, voordat het bedrijf op eigen houtje een onderzoek instelt. Voor het controleren van een werknemer, zonder dat hij of zij daarvan op de hoogte is, moet de autoriteit vooraf bovendien toestemming geven. Ook moet de betrokken medewerker achteraf altijd worden ingelicht, zelfs als de verdenking onterecht bleek.

„Het is treurig gesteld met wat je als bedrijf kunt doen”, vindt Teus Louwerens (31). Als medewerker bij een bedrijf in technische installaties richtte hij het magazijn opnieuw in. Dat was in de loop der jaren in het slop geraakt – er slingerden veel spullen rond. Stap één: het indexeren van de spullen die er wel lagen. „Wat meteen opviel, was dat generieke spullen, spullen die gemakkelijk verkocht kunnen worden, en spullen van waarde zoals roestvrijstaal of koper ontbraken.” Louwerens voelde dat er iets niet klopte.

Na wat rondvragen kwam een collega in vertrouwen naar hem toe. Hij had een account op Marktplaats ontdekt, dat precies hetzelfde soort spullen verkocht. Louwerens kreeg toestemming van zijn werkgever het uit te zoeken en begon vanaf een ander, fictief account op een artikel te bieden. Toen de deal werd gesloten, gaf de verkoper zijn adres. „Ik vroeg personeelszaken of dat adres bij ons bekend was. Het bleek het huis van een magazijnmedewerker te zijn.”

Voor ontslag is dat echter nog onvoldoende bewijs, bleek na overleg met de eigen juridische afdeling. „Het bewijs moest onomstotelijk zijn”, vertelt Louwerens. Wel was er inmiddels voldoende grond om een camera op te mogen hangen in het magazijn. Na drie weken leverde die het sluitende bewijs: twee magazijnmedewerkers reden met een auto het magazijn in en laadden die vol met spullen. „De auto zakte door zijn voegen.” Na een confrontatie met de directeur bleef een van de medewerkers ontkennen. Beiden werden ontslagen, tegen laatstgenoemde werd aangifte gedaan. „Pas een jaar later is hij veroordeeld tot twee weken taakstraf. Hij werkte toen al lang in een ander magazijn.”