Waar de wc is? Dat zie je in de app

Digitaal inwerken

Grote bedrijven gebruiken apps om nieuw personeel wegwijs te maken. Is het welkomstpraatje van de manager straks ouderwets?

Illustratie Anne van Wieren

De nieuwe stewardessen van KLM kijken om zich heen in hun nieuwe werkomgeving: waar is de dichtstbijzijnde nooduitgang? En waar kunnen ze de EHBO-koffer voor noodgevallen vinden? Dit en meer praktische informatie wordt hun getoond in een virtuele rondleiding, die ze volgen vanuit hun luie stoel. De virtualrealitybrillen die de luchtvaartmaatschappij meegestuurd heeft, geeft ze de mogelijkheid rond te kijken in het vliegtuig zonder een voet over de drempel te zetten. Over een paar weken zullen de stewardessen pas in een écht vliegtuig staan, maar de nooduitgangen weten ze dan al moeiteloos te vinden.

Digitale middelen om personeel in te werken winnen terrein: grote bedrijven als Ahold, Shell en Deloitte helpen nieuw personeel met apps om snel te wennen. Bij Heineken bestaat het welkomstpraatje van de manager uit een videoboodschap en PepsiCo stuurt medewerkers een digitaal handboek toe in plaats van stapels papier. KLM heeft naast de VR-tour een app die je exact vertelt waar je alles in het bedrijf kunt vinden.

Waar haal ik m’n toegangspas?

Waarom is dat digitaal inwerken zo populair? Volgens Gerrit Brouwer van softwareontwikkelaar Appical is het grote voordeel de efficiëntie ervan. „Eerder kostte het je als bedrijf veel tijd om mensen wegwijs te maken. Nu kan die voorbereiding ruim voor de eerste werkdag al beginnen.”

In 2012 begon Brouwer na een aantal teleurstellende inwerkperiodes bij grote bedrijven met het aanbieden van ‘inwerkapps’. „Toen ik voor Shell als expat in Londen begon, had ik geen idee waar ik mezelf in stortte. Ik wist niet wat mijn rol binnen het team was en wat ik precies kon bijdragen. Tot overmaat van ramp wist zelfs het team die dag niet dat ik zou beginnen. Daardoor duurde het veel te lang voordat ik écht aan het werk kon.”

En dat terwijl Brouwer als militair eind jaren negentig een keurig handboek meekreeg waarin precies stond wat er van hem verwacht werd. „Bij andere bedrijven bestond zoiets voor het inwerken van personeel nog niet, terwijl je bij een nieuw bedrijf veelal tegen dezelfde vragen aan loopt: ‘Waar kan ik m’n toegangspas ophalen?’ ‘Waar is de wc en waar is de koffieautomaat?’” De apps – die Brouwer voor meer dan 150 bedrijven voor zo’n 100 euro per medewerker op maat maakt – gaan inmiddels zelfs verder dan die basale vragen. „Door van tevoren de visie en de werkwijze van een bedrijf te communiceren kennen medewerkers het bedrijf voordat ze er aan de slag gaan.” En dat past goed bij de nieuwe generatie medewerkers: „Die willen meteen bijdragen.”

Lees hier ook over feedbackapps: Durven vragen wat er beter kan

Spelenderwijs leren

Zo worden nieuwe verkoopmedewerkers van Heineken met spelletjes in de app wegwijs gemaakt in hun nieuwe functie. Door de juiste namen naar virtuele bierglazen te slepen komen alle dranken van het merk voorbij en in een video wordt de geschiedenis van de bierbrouwer verteld. Uiteindelijk is er een definitieve test. Slaagt de nieuwe medewerker niet? Dan moet hij het spel opnieuw doen. Brouwer: „Managers kunnen op die manier zien hoe ver een nieuwe medewerker is in het inwerkproces. Dat maakt het gemakkelijker ze individueel te begeleiden.”

Uitzendbureau YoungCapital zet de inwerkapp weer voor een heel ander doel in: „Alle recruiters moeten de wet- en regelgeving rondom de cao voor uitzendkrachten kennen. Maar dat is nogal droge stof”, vertelt hr- manager Jolanda Stokman. Sinds januari 2016 gebruikt het bedrijf daarom een app waarmee inmiddels 360 medewerkers ingewerkt zijn. Iedere week krijgt het nieuwe personeel een meerkeuzevraag over de stof. „Recruiters moeten na zeven maanden een examen doen, dus het is van belang dat ze alle stof goed kennen. Door er een spel van te maken, hopen we dat iets gemakkelijker te maken.”

Bij KLM merkte digitaal innovatiemanager Guido Helmerhorst twee jaar geleden dat er behoefte was aan digitalisering van het inwerkproces. „We werkten met papieren mappen voor nieuwe medewerkers van de IT-afdeling, waardoor niet iedereen zich even serieus genomen voelde.” Met de app gaan nieuwe medewerkers nu op ‘reis’ binnen KLM. „Ze bezoeken eilanden die volgebouwd moeten worden. Met het ophalen van je toegangspas bouw je een hotel, het vinden van het koffiezetapparaat is goed voor een splinternieuw gebouw en voor ieder woord dat je leert uit het jargon, plant je een extra boom. Op die manier bouw je hele KLM- bestemmingen na.”

De jongere generatie vindt het leuk, de oudere generatie ervaart het als ongemakkelijk

Boksen met nieuwe medewerkers

Het voordeel van dat digitale inwerken is dat medewerkers sneller hun draai weten te vinden en dat werkgevers minder tijd kwijt zijn. Toch blijft het officiële welkomstpraatje bij YoungCapital bijvoorbeeld wél vaste prik voor nieuwe medewerkers. „Dat lijkt misschien ouderwets, maar we merken dat het de informele sfeer van de organisatie goed weergeeft”, zegt hr-manager Stokman. Het uitzendbureau blijft naast de app daarom ook veel tijd besteden aan de fysieke kennismaking. „Een onderdeel daarvan is bijvoorbeeld een bokssessie. Aan de hand van de manier van aanvallen en verdedigen zien we hoe nieuwe medewerkers denken, voelen en handelen. Dat kom je via een app allemaal niet te weten”, aldus Stokman.

Helmerhorst van KLM merkt bovendien dat de app soms niet helemaal serieus genomen wordt. Zo valt het spelelement niet bij iedere generatie in goede aarde: „Om je KLM-eiland vol te bouwen moet je bij het ophalen van je toegangspas een selfie maken met een van onze medewerkers. De jongere generatie vindt dat leuk, de oudere generatie ervaart dat als ongemakkelijk.” En het zijn die dingen die maken dat nog niet iedere afdeling met de app werkt, denkt Helmerhorst.

Wie iedereen een warm welkom wil geven, zal dus in moeten blijven zetten op zowel digitaal als fysiek contact. Brouwer: „Alles weten te vinden is één ding, je echt thuis voelen is een tweede.” Helmerhorst vult aan: „De stewardessen die een virtuele tour volgen, komen voordat ze beginnen een middag naar kantoor voor een ontmoeting. Digitaal inwerken is efficiënt, maar het kan de kracht van persoonlijk contact niet evenaren.”