Geef een Japanner nooit een hand

Gedragsregels

Het nieuwe handelsakkoord tussen de EU en Japan biedt kansen voor bedrijven. Maar wie zaken wil doen in Japan, moet de cultuur kennen.

Illustratie Pepijn Barnard

Bescheiden, zo kun je de handel tussen Nederland en Japan nu nog noemen: slechts 0,8 procent van onze uitvoer komt er terecht. Maar daar gaat verandering in komen. Sectoren als de kaasindustrie (2,5 procent van alle Nederlandse kaas gaat naar Japan) wachten met smart op het akkoord dat naar verwachting deze donderdag bereikt wordt. Hetzelfde geldt voor land- en tuinbouwbedrijven: Japanners eten graag groenten. Als de importtarieven omlaag gaan, kunnen zij beter zakendoen.

Voor niet-Japanse bedrijven is het tot nu toe lastig geweest om de Japanse markt te betreden. De Europese Commissie schrijft op haar website dat Japan een land blijft waar, door „specifieke kenmerken van de samenleving en economie” zakendoen en investeren „een uitdaging is”.

Wat moet je weten als je wil onderhandelen met Japanners?

De groep gaat voor het individu

Megumi Katsuta, werkzaam voor het Japanse bedrijf Japan Learning, geeft dagelijks trainingen aan Europese bedrijven over zakendoen in Japan en de mogelijke struikelblokken. Zij benadrukt dat het om te beginnen cruciaal is om de Japanse cultuur te kennen.

Japanners hechten bijvoorbeeld veel belang aan harmonie, ook op het gebied van zakendoen. „Het is belangrijk om goede relaties voor de lange termijn op te bouwen”, vertelt Katsuta. „Je moet accepteren dat dit een proces is dat veel tijd in beslag kan nemen.” Raak dus vooral niet gefrustreerd als er in het begin geen vaart in de onderhandelingen zit.

Binnen de Japanse maatschappij gaat de groep daarnaast altijd vóór het individu. Een oud Japans spreekwoord luidt: „De spijker die uitsteekt wordt naar beneden geslagen.” Oftewel: individualisme wordt, zeker in de zakenwereld, niet getolereerd.

Waar in Nederland best beslissingen genomen kunnen worden door één persoon, wordt in Japan iedereen betrokken bij het besluitvormingsproces. „Dit wordt het ringi-systeem genoemd”, aldus Parissa Haghirian – hoogleraar management aan de Sophia University in Tokio.

Ringi houdt in dat ieder lid van een afdeling akkoord moet gaan met een besluit door een document te bestempelen met een zogenaamde hanko (stempel), de Japanse variant op onze handtekening. Volgens Haghirian is dit een tijdrovend proces. Toch is er een duidelijk voordeel van zo’n systeem: „Zodra alle neuzen dezelfde kant op staan, kunnen Japanners ineens heel snel handelen, als een sterke eenheid. Dan zijn ze vaak nog sneller dan westerse bedrijven.”

De wirwar aan gedragsregels is een uitdaging als je op zakenreis bent in Japan, weet Katsuta van Japan Learning. „Het is zelfs voor Japanners vaak lastig te volgen. Hoewel onze trainingen bedoeld zijn voor buitenlanders, krijgen wij ook vaak juniors van Japanse bedrijven die een cursus komen volgen in zakelijke etiquette.”

Die gedragsregels zijn er om direct duidelijk te maken wat de rangorde is binnen een groep. „Of je je nu in een lift, taxi, of aan een tafel begeeft – in Japan moet je vooraf weten welke plaats je inneemt”, vertelt Katsuta. Het is mede hierom dat het begin van een zakelijk gesprek in Japan nogal stroef kan verlopen – ook Japanners zijn dan nog onzeker hoe zij zich tot hun nieuwe gesprekspartner moeten verhouden. Het verstoren van de rangorde is het ergste wat je kunt doen, dus een goede voorbereiding is belangrijk.

Een manier om je als buitenlandse zakenman of -vrouw direct te onderscheiden in Japan is door meishi – visitekaartjes – te laten maken. Het liefst in het Japans. Katsuta: „Als je voor het eerst een zakenpartner ontmoet, volgt er een uitwisseling van visitekaartjes. Vervolgens bestudeer je de meishi om te bepalen wat iemands positie binnen het bedrijf is. Je plaatst het visitekaartje van de hoogste senior medewerker altijd bovenop je kaartenhouder op tafel, terwijl de meishi van lager geplaatste werknemers ernaast wordt gelegd.”

Schrijven op een visitekaartje in het bijzijn van degene die dat kaartje zojuist heeft overhandigd, is een doodzonde. „Voor Japanners staat dit gelijk aan het schrijven op het gezicht van je gesprekspartner.”

Afstand houden

Akiko Ogawa, werkzaam bij het Japanse bedrijf Recruitment Management Solutions, geeft buitenlandse bedrijven advies hoe Japanse zakenmensen te benaderen. Haar eerste, relativerende tip: buitenlanders hoeven zich minder druk te maken om gedragsregels dan Japanners. „Volg het gedrag van je gesprekspartners. Als je respect toont, is men vaak al blij.”

Het is volgens Ogawa daarbij vooral belangrijk aandacht te hebben voor lichaamstaal. „Japanners zijn vaak indirect. Wat zij zeggen komt vaak niet overeen met wat ze denken of voelen. Kijk dus goed naar de mimiek van je gesprekspartner.”

En houd afstand, is het devies. „In Japan is er nauwelijks fysiek contact.” Dit is ook de reden dat Japanners nooit een hand geven, maar elkaar met een buiging begroeten. Die buiging kun je maken in een hoek van 30, 40, of wel 90 graden. In Japan zegt men hierover: „de buigingen die het meeste aankunnen, buigen het diepst.”