Is je to-dolijst te lang? Pak maximaal drie dingen aan

Takenlijst

Tijdsmanagementmethode ‘Personal Kanban’ – bedacht in een Toyota-fabriek – stelt een limiet aan het aantal taken waaraan je werkt.

Iedereen die weleens een takenlijst voor zichzelf maakt, weet: ze zijn verre van ideaal. Er zijn lijstjes die alleen maar langer lijken te worden, met de nodige stress tot gevolg. Er zijn lijstjes met taken die zó complex zijn dat ze hun eigen to-dolijstje nodig hebben. En er zijn lijstjes met taken waaraan al langer wordt gewerkt dan de kabinetsformatie.

Tijdsmanagementsysteem ‘Personal Kanban’ ondervangt deze problemen door een limiet te stellen aan het aantal taken waaraan je werkt. Met behulp van een prikbord of whiteboard maak je drie kolommen: ‘te doen’, ‘bezig met’ en ‘gedaan’. De kolom ‘bezig met’ mag maar een klein aantal taken bevatten: drie stuks is een goed uitgangspunt. Taken kunnen optioneel ook op kleur worden ingedeeld, bijvoorbeeld groen voor persoonlijke projecten, geel voor administratie en rood voor dagelijks werk.

Op die manier wordt het gemakkelijker te analyseren welke taken je voorkeur hebben. Iemand met een overwegend gele ‘gedaan’-kolom moet wellicht eens naar een netwerkborrel. Vertoont de kolom ‘te doen’ steeds meer groen, dan mag er best gewerkt worden aan dat eigen project.

Het systeem werd ontwikkeld door Jim Benson, een planoloog uit Seattle, die het boek Personal Kanban: Mapping Work — Navigating Life schreef. Hij baseerde de methode op een Japans concept (‘kanban’ betekent ‘uithangbord’) dat eind jaren veertig door autofabrikant Toyota werd gebruikt om overproductie in de fabrieken te voorkomen. Door steeds te visualiseren wat er nog moet gebeuren, waar iedereen momenteel aan werkt en welke taken al zijn afgerond, voorkom je dat medewerkers die samenwerken in een team te veel hooi op hun vork nemen.

Hoe specifieker, hoe beter

Dat principe sluit aan bij wetenschappelijk onderzoek naar productiviteit en to-dolijstjes: het menselijk brein onthoudt onafgemaakte taken beter dan afgeronde taken. Dit heeft te maken met het zogeheten Zeigarnik-effect, vernoemd naar de Russische psycholoog Bluma Zeigarnik, die dit mechanisme in 1927 ontdekte. Soms pakt het effect voordelig uit: bijvoorbeeld wanneer obers een complexe bestelling moeten onthouden.

Het menselijk brein onthoudt onafgemaakte taken beter dan afgeronde taken

Maar het kan ook stress opleveren, wanneer je thuis blijft denken aan al die taken op kantoor die nog zijn blijven liggen.

De Amerikaanse psychologen Roy Baumeister en E.J. Masicampo publiceerden in 2011 een studie waarin ze het Zeigarnik-effect zichtbaar maakten in combinatie met brainstormen. Mensen die voorafgaand aan een brainstorm werd gevraagd een simpele taak te verrichten, die ze vervolgens niet konden afronden, presteerden slechter tijdens het overleg omdat de taak nog steeds in het actieve geheugen zat. Deelnemers aan het onderzoek die een planning mochten maken om de taak ná het overleg alsnog nog af te ronden, hadden geen last van het effect. Daarvoor hoefden ze de taak dus niet daadwerkelijk af te ronden voor het brainstormen, het plannen ervan was voldoende.

Hoe kan deze informatie worden gebruikt in combinatie met Personal Kanban? Er staan dan misschien maar drie onafgemaakte taken op je lijstje, ook die kunnen aan je gaan knagen. Onderzoeker Brandon Smit van Ball State University in Indiana publiceerde in 2015 een studie waarin hij aantoont dat het maken van een planning voor onafgemaakte taken mensen helpt er minder aan te denken.

Zijn advies: schrijf aan het eind van de werkdag een plan voor dingen die zijn blijven liggen. Hoe specifieker, hoe beter. „Vooral voor mensen die het lastig vinden in hun vrije tijd niet aan werk te denken, zal een eenvoudige verandering van de werkroutine (het maken van een planning aan het eind van de dag) waarschijnlijk een groot verschil maken”, zei hij in een persbericht over het onderzoek.