Je onderhandelt bijna elke dag

Zeven tips

Onderhandelen doe je niet alleen over je salaris, maar ook over deadlines. In zijn boek Alles is onderhandelen legt Geurt Jan de Heus (57) uit hoe je dat goed doet.

Foto iStock

Waarschijnlijk denk je dat je bijna nooit hoeft te onderhandelen. Goed, die paar keer over je salaris, misschien als je een nieuwe auto koopt. Maar zolang je geen commerciële functie hebt, heb je er nauwelijks mee te maken. Toch?

Niet waar, stelt Geurt Jan de Heus. „De term onderhandelen is ongelukkig. Mensen denken dan meteen aan geld verdelen en conflicten oplossen, terwijl we er eigenlijk de hele dag mee bezig zijn”, zegt hij. De Heus werkt al twintig jaar als trainer en adviseur, vorige week kwam zijn boek Alles is onderhandelen uit. De Heus: „Een onderhandeling is óók met je collega afspreken wanneer een rapport af moet zijn. Of tijdens een vergadering beslissen wie welke taak op zich neemt. Daar waar het gaat om elkaar beïnvloeden, kun je het onderhandelen noemen.”

Het mooie is: onderhandelen kun je leren, aldus De Heus. Wees je daarbij vooral bewust van deze zeven principes.

  1. Scheid de relatie van de inhoud

    „Ik ben teleurgesteld in je aanpak, en wil zo niet meer met je werken”

    „Ik merk dat je geïrriteerd bent, mogelijk heb ik je verkeerd begrepen. Zullen we het nog een keer over je verwachting hebben en kijken hoe we tot een oplossing kunnen komen?”

    De Heus: „Bij onderhandelingen zijn er altijd twee stromen aan het werk. Een stroom van inhoudelijke, feitelijke informatie en de relationele onderstroom: hoe je met elkaar omgaat, hoe je elkaar beïnvloedt en welke emoties je daarbij voelt.” Stromingen verdienen aandacht zodra ze het proces belemmeren. „Benoem wat je merkt en sluit je aan bij de ander. Die voelt zich dan gehoord en vervolgens is er weer ruimte om verder te gaan op de inhoud”, zegt De Heus.

    Tip: onderzoek je emoties en verwachtingen voor je de onderhandeling in gaat. Ben je eigenlijk gewoon boos of teleurgesteld? Zo kun je tijdens het onderhandelen je eigen emoties sneller herkennen en ze scheiden van de inhoud.

  2. Maak het verifieerbaar

    „Je bent veel duurder dan je concurrent”

    „Wellicht is dat zo, maar ik denk dat zoiets afhankelijk is van hoe je het bekijkt. Zullen we de feiten naast elkaar leggen en samen beoordelen?”

    Verifieerbaarheid zou een grondhouding moeten zijn tijdens het onderhandelen. Je wil beiden de goede en zelfde informatie tot je krijgen. Zodra je het vermoeden hebt dat de ander spelletjes speelt of onjuiste informatie geeft, is het handig zo snel mogelijk te benadrukken dat jullie van dezelfde informatie uit moeten kunnen gaan. Hier kun je ook tijdens je voorbereiding al aan denken: welke feiten heb je nodig? Klopt de informatie die tot dusver is gegeven?

    Tip: zorg dat je alle goede informatie hebt en alles begrijpt, nog voordat de onderhandeling start.

  3. Zoek altijd naar de belangen

    „Zo werken wij hier niet”

    „Wat is de reden dat jullie niet zo werken?”

    Mensen nemen heel snel een positie of standpunt in: ‘Ik vind, of ik wil.’ Maar het is veel zinvoller te kijken naar de belangen die daarachter schuilgaan: waarom wil of vindt deze persoon dit? Wat is zijn of haar belang? Dáár zit de ruimte voor oplossingen. Probeer dus eerst de ander te begrijpen, en daarna pas begrepen te worden. Dan werk je aan de relatie en het vertrouwen, wat veel productiever is dan elkaar te bekogelen met stellingen. De Heus: „Mensen praten heel graag over wat ze echt bezighoudt, dus het gemakkelijkste is er gewoon naar te vragen tijdens de onderhandeling.”

    Tip: Bedenk vooraf alvast wat ieders belangen kunnen zijn.

  4. Bedenk samen zoveel mogelijk opties

    „Wij bieden je 400 euro voor deze klus”

    „Dat zou ik wel kunnen doen, maar dan wil ik wel vanuit huis kunnen werken”

    Een dynamiek die vaak voorkomt tijdens onderhandelingen: mensen doen een voorstel, de ander schiet dat af, er wordt een tegenvoorstel gedaan, wat ook weer afgeschoten wordt. Het is daarentegen veel zinvoller te proberen samen naar een oplossing te zoeken, die voor beiden acceptabel is. De Heus: „Ideaal zou zijn om samen de opties te onderzoeken. Een manier om dat te doen is nogmaals goed te kijken naar ieders belangen: welke opties kun je allemaal bedenken, die zoveel mogelijk belangen tegelijk dienen?”

    Tip: zijn er dingen die jij zonder al te veel moeite kunt doen, maar die voor een ander wel veel opleveren?

  5. Richt je op de redelijkheid: zoek objectieve criteria

    „Wij betalen altijd dit bedrag. Dat is onze bovengrens”

    „Dat vind ik, gebaseerd op het opleidingsniveau dat jullie vragen, niet redelijk. Het minimumloom voor deze functie is…”

    De verdeling van lusten en lasten is een van de moeilijkste onderdelen. Hierbij worden dan ook de meeste spelletjes bij gespeeld, vaak wint degene met de grootste mond. Je kunt volgens De Heus in dit geval het beste de ‘objectieve criteria’ zoeken. Dat zijn dingen die gebruikelijk zijn, conform afspraak, of waar de tegenpartij al eens eerder mee akkoord is gegaan. Zoek die criteria samen uit – een onderhandeling op zich.

    Tip: Bereid je voor op de posities die de tegenpartij in zal nemen en doordenk de (on)redelijkheid hiervan.

  6. Ken je alternatief

    „Voor jou tien anderen. Dit kan iedereen doen”

    „Vervelend dat u dat denkt, want ik heb wel degelijk meerwaarde. Laten we nog een keer teruggaan naar de uitgangspunten en de mogelijkheden op een rij zetten”

    Het is logisch dat de partij die afhankelijk is van de ander zwakker staat in de onderhandeling. Daar wordt dan ook vaak misbruik van gemaakt: „Voor jou tien anderen”, of: „We doen het zelf wel.” Het zijn typische uitspraken die gebruikt worden wanneer de tegenpartij jouw ondergeschikte positie wil benadrukken. De beste oplossing: je ‘beste alternatief zonder overeenkomst’ (BAZO) kennen, en die van een ander. Wat gaat er voor beide partijen bijvoorbeeld gebeuren als de deal niet doorgaat? Een goede BAZO (een nieuwe baan zoeken, juridische stappen zetten) geeft je een enorm gevoel van vrijheid.

    Tip: de deal die je gaat sluiten moet altijd beter zijn dan de BAZO.

  7. Voel je verantwoordelijk voor de structuur en het proces

    „Ik ga hierover nadenken en kom er wel op terug”

    „Zullen we daarvoor meteen een afspraak maken, als je nu nog geen beslissing kunt nemen”

    Durf in te grijpen als je voelt dat het niet goed komt. Zelfs al ben je niet de voorzitter van het gesprek, en zelfs al ben je met je manager aan het onderhandelen. Neem toch zelf het initiatief om een gesprek bij te sturen, wanneer de onderhandeling voor jouw gevoel een verkeerde kant op gaat. De Heus: „Zie het een beetje als een reis, waar je samen goed uit zal moeten komen.”

    Tip: bedenk vooraf met wie je eigenlijk zou moeten praten, zitten al die spelers wel aan tafel? Zo nee: durf daar dan om te vragen.