Secretaresse (m/v) gezocht: een flexibele duizendpoot

Meer dan kopiëren

De klassieke secretaresse is verdrongen door de smartphone. Maar voor slimme regelaars is er nog werk – soms vanuit huis.

Het aantal secretaresses daalt. Hun taken zijn overgenomen door technologie. Foto Bettmann Archive

Bloemisten hoeven donderdag waarschijnlijk minder boeketten af te leveren op de Dag van de Secretaresse. Het gaat namelijk niet rooskleurig met de beroepsgroep: tussen 2013 en 2016 nam het aantal secretaresses met zo’n 19 procent af, wat neerkomt op ongeveer 11.000 personen. Er zijn nog zo’n 40.000 secretaresses over in Nederland. Dat blijkt uit cijfers die het UWV donderdag publiceert.

„We weten dat er veel secretariaten zijn samengevoegd of verdwenen,” zegt UWV-onderzoeker Freek Kalkhoven over de daling. „De crisis bij banken en verzekeraars heeft een extra impuls gegeven aan die krimp. Daarnaast speelt de digitalisering en automatisering een rol.”

Agenda beheren en afspraken inplannen? Veel taken die door een secretaresse werden gedaan, kunnen managers vandaag de dag snel zelf doen via hun laptop of mobiele telefoon. Ook het uitbrengen van verslag van vergaderingen of een boeking doen, wordt vaak gedaan door de manager zelf, geholpen door techniek.

De secretaresses die er nog wél zijn hebben daardoor ook een ander takenpakket gekregen, zegt Kalkhoven. „Ze organiseren evenementen, doen HR-taken en houden zich bezig met financiën. Daarnaast is het door internationalisering belangrijk dat ze Engels kunnen spreken.”

Over de gehele administratieve beroepsgroep is er wel een lichte groei van het aantal banen te zien. Ook onder directiesecretaresses bleef het aantal banen stabiel. „Het zou best kunnen dat een deel van de verdwenen secretaresses op een hoger niveau is gaan werken”, zegt Kalkhoven.

Op dat hogere niveau ondersteunt een secretaresse de directeur of manager. Dat betekent dat zij of hij kennis moet hebben over het bedrijf, van de materie en van de afdeling.

Ook bij secretaresseopleiding Schoevers zien ze het beroep veranderen. Directeur Rob Rijbroek: „De basis blijft uiterst belangrijk. Taken zoals de zakelijke correspondentie en het ontvangen van gasten. Maar daarnaast moet een secretaresse goed kunnen organiseren.”

De klassieke secretaresse die kopieert en koffie inschenkt, verdwijnt daarmee, beaamt hij. „Eigenlijk kun je zeggen dat de authentieke secretaresse opschuift naar een functie als officemanager. Ze worden vaak als grote regelaar ingezet”, zegt hij. „Maar dan wel een regelaar met specialisaties, zoals marketing en communicatie of personeelsmanagement.”

Opschroeven of overstappen

Verdwijnt het beroep dan helemaal? Nee, denkt Rijbroek. „Receptionistes en gastvrouwen- of heren zullen altijd wel nodig zijn, maar de puur secretariële medewerker verdwijnt.”

Het opleidingsinstituut probeert op die ontwikkeling te anticiperen. „We hebben alle niveaus eigenlijk een beetje opgekrikt. Bij een opleiding tot directiesecretaresse, hebben we twee grotere modules op hbo-niveau toegevoegd. Bij lagere niveaus doen we een stukje officemanagement waarbij meer organiseren komt kijken.”

Daarnaast biedt Schoevers een opleiding aan die zich richt op ‘het nieuwe werken’. „Secretaresses kunnen vanuit huis of een flexplek werken voor meerdere opdrachtgevers. Daar komt een stukje ondernemen bij kijken”, zegt Rijbroek.

En de secretaresses die daar allemaal geen zin hebben? Die kunnen het best terecht in een functie waar ze veel klantencontact hebben, meent UWV-onderzoeker Kalkhoven, die vorig jaar de overstapmogelijkheden voor de krimpende beroepsgroep al in kaart bracht. „Beroepen als project-assistent, arbeidsbemiddelaar bij een uitzendbureau, marketing- of klantenservicemedewerker zijn kansrijker dan het beroep van secretaresse”, zegt Kalkhoven. „Daarin draait het net zo goed om plannen, organiseren en contact hebben met mensen.”