ICT-systeem kost de gemeente Amsterdam 2,7 miljoen extra

Documentatie

Bij invoering van een nieuw computersysteem op het Amsterdamse stadhuis ging veel mis, blijkt uit een rapport. „Ik viel van mijn stoel toen ik het las.”

Het Amsterdamse stadhuis. Foto Lex van Lieshout/ANP

Ergens in de krochten van het stadhuis van Amsterdam bromt een oud computersysteem. Kwetsbaar, moeilijk te onderhouden en het is de vraag hoe lang het überhaupt nog zal werken.

Zo begint het deze week verschenen rapport van adviesbureau Andersson Elffers Felix over de vervanging van Andreas 1 door Andreas 2 – een computersysteem voor ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming. Zoals vaker bij overheden en ICT-projecten liep die overgang uit op chaos. Het project had in 2015 klaar moeten zijn, maar ‘fase 1’ is nog niet afgerond. En de gemeente mag de begrote 1,6 miljoen euro al betaald hebben, er komt nog 2,7 miljoen bij.

Wat ging er niet mis? Onduidelijke rolverdeling, te weinig ervaring, te weinig tijd. „Wat vervolgens gebeurde, gebeurt zo vaak”, schrijft het adviesbureau. „Iedereen probeert er het beste van te maken. Maar steeds is het net niet genoeg. Zonder besef van waar dat nu precies aan ligt.”

Raadslid Jan-Bert Vroege (D66) viel „bijna van zijn stoel” toen hij het rapport las. „Het meest schokkende vind ik hoe amateuristisch dit project is aangestuurd. Opvallend, want het valt onder de gemeentesecretaris – de hoogste ambtenaar.”

Eerste versie vrij dramatisch’

Andreas moet documenten vastleggen in alle bestuurlijke fasen: van initiatief tot publicatie. „Niet heel ingewikkeld”, zegt Vroege, „maar de eerste versie van het systeem is vrij dramatisch. Je zou denken dat het na vervanging efficiënter wordt, maar het blijft een lelijk systeem. En die vervanging blijkt twee keer zo lang te duren en bijna drie keer zo duur te zijn geworden.” Andreas is vergelijkbaar met het documentatiesysteem waar de politie mee worstelt, zegt Vroege. Ook daar lopen de kosten met miljoenen euro’s op en duurt implementatie langer dan gepland.

ICT-onderzoeker Brenno de Winter noemt documentatiebeheer „een enorm hoofdpijndossier” voor overheden. „Weinig gemeenten hebben werk gemaakt van het inrichten van de diepe structuren van hun documentatiesysteem”, zegt hij. „Overstappen op een nieuw systeem is veel gedoe, dus zitten ze aan die oude structuren vast.” Het gevolg is ‘digitale alzheimer’: overheden die documenten kwijtraken. „Je ziet bij WOB-verzoeken of vergunningaanvragen al dat niet altijd alle documenten bij een gemeente bekend zijn. Er is geen goede informatiearchitectuur.”

Amsterdam is de eerste gemeente waar dit probleem zo prominent naar voren komt, zegt De Winter. Maar ook de informatie(on)veiligheid in Rotterdam, waarover de lokale rekenkamer rapporteerde, hangt ermee samen. Het zou volgens hem helpen als gemeenten aan moderne softwareontwikkeling zouden doen: kleine stapjes, om wendbaar te zijn. Bij grote ambities groeien de risico’s. „Alsof je in één keer een digitale Noord/Zuidlijn vraagt in plaats van met een stukje tunnel te beginnen.”

Op initiatief van Vroege praat de commissie financiën volgende week over Andreas – vrij ongebruikelijk, omdat automatisering zelden ‘politiek’ wordt gemaakt. Vroege wil bespreken of het verstandig is door te gaan met dit project. Ook wil hij weten waarom het vorige college een maand voor de verkiezingen besloot het systeem te vervangen, zonder de raad bij zo’n ingrijpend besluit te betrekken. „Wij moeten hier de komende jaren mee werken. En we zijn er afhankelijk van. Als dit systeem omvalt, valt de raad om.”