Zo vermijd je een zakelijk conflict

Ruzie Ondernemen betekent risico’s nemen, ook als je een bedrijf begint met je beste vriend. Ellende voorkomen? Vraag juridisch advies.

Geen zin in gedoe met opdrachtgevers? De Kamer van Koophandel raadt zzp’ers aan een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten en opdrachten schriftelijk te bevestigen. Beeld iStock, bewerking NRC

Toen Nadia Duinker (30) samen met haar partner in 2011 een geschikte locatie zocht voor een nieuw café-restaurant, werd ze via een kennis getipt over een mogelijke plek. De locatie bleek perfect en de kennis had contacten, dus gingen ze met elkaar in zee. Zonder iets vast te leggen. Duinker: „We waren in principe gezamenlijk eigenaar, met een 50/50 winstdeling. Die afspraak maakten we mondeling, het werd niet formeel geregeld. Hij wilde niet worden opgenomen in de bv.”

Binnen een half jaar na de opening van Roest in Amsterdam-Oost ging het mis. Het bleek zakelijk niet te boteren. „Hij bemoeide zich te veel met operationele zaken zoals de horeca, in plaats van de verbouwing en het onderhoud van het pand, zoals was afgesproken. Maar hij wilde niet weg.”

Jurist Isa Kriens (29) ziet het vrijwel dagelijks: voor veel beginnende ondernemers is het niet vanzelfsprekend om zaken juridisch vast te leggen, zeker niet als ze in zee gaan met een bekende. Je vertrouwt elkaar volledig, waarom zou je geld verspillen aan een dure advocaat? Het is de grootste fout die starters kunnen maken, meent Kriens. Eind 2015 stopte ze als advocaat ondernemingsrecht en begon ze het bedrijf De Voorronde. Haar missie: starters juridisch opvoeden. Want beter dan zakelijke conflicten voor de rechter uit te vechten, kun je ellende zien te voorkomen.

Ongemakkelijke vragen

Enthousiasme, een kracht van veel ondernemers, blijkt regelmatig de boosdoener. „Ondernemers zijn vaak gepassioneerde mensen, die een goed idee hebben of een mooie kans zien. Ze laten zich meesleuren zonder hun zaken goed op orde te hebben. Daardoor gaan ze soms halsoverkop een samenwerking aan.” Kriens ziet het met name fout gaan bij goede vrienden of kennissen die gaan samenwerken. „Mensen die nooit zullen verwachten te brouilleren.”

Om dit soort conflicten te vermijden, legt ze toekomstige partners allereerst een reeks ongemakkelijke vragen voor. Wat moet er bijvoorbeeld met de zaak gebeuren als een van hen komt te overlijden? „Het is mijn taak hen te confronteren met doemscenario’s. Mensen vinden dit gesprek vaak verschrikkelijk, maar weten ook dat als het voorbij is, ze er voorlopig niet mee bezig hoeven te zijn.” Vervolgens stelt Kriens een contract op waarin alle afspraken zijn vastgelegd.

Details

Zakelijke conflicten ontstaan volgens de juriste meestal omdat details niet worden vastgelegd. Kriens: „Ik zie regelmatig dat partners in een bedrijf een verschil van inzicht hebben over een gemaakte afspraak. Dat is heel menselijk en je moet wel een heel doorgewinterde ondernemer zijn om dat uit jezelf goed te doen. Zo vergeten mensen vaak concreet vast te leggen wat er gebeurt met de winstdeling als een van hen tijdelijk uit de running is, of hoe ze met elkaar afrekenen als een van de oprichters uit het bedrijf stapt.”

Op de website van de Kamer van Koophandel is geen aparte pagina met juridische tips voor starters. Wel vind je er informatie over geschillen en rechtshulp en is er een filmpje met uitleg over hoe zzp’ers risico’s kunnen afdekken, door bijvoorbeeld een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten. Een ander concreet advies is om opdrachten niet alleen mondeling, maar tevens schriftelijk te bevestigen.

Want ook tussen opdrachtgevers en -nemers gaat het vaak mis. Kriens: „Ik zie dat overal terugkomen, van eenmanszaken tot bv’s. Dan is er bijvoorbeeld niet afgesproken of meerwerk gedeclareerd kan worden, of hoeveel correctierondes er zijn.” Ze ziet het vooral voorkomen bij creatieve beroepen, zoals websitebouwers, architecten of marketingbedrijven. „Het gevolg is dat als de opdrachtgever ontevreden blijft over het resultaat, het werk nooit klaar is.” De oplossing is volgens Kriens het opstellen van algemene voorwaarden, waarin de rechten en plichten van alle partijen worden vastgelegd.

Ben je starter? Dan doe je er daarnaast goed aan een jurist mee te laten kijken bij het tekenen van contracten, bijvoorbeeld met leveranciers. Kriens: „Starters laten zich vaak domineren door grote partijen waar ze overeenkomsten mee sluiten. Je komt er vaak pas achter wat je hebt getekend als het te laat is.”

Ze zag het fout gaan bij twee jonge ondernemers uit Delft die van de gemeente een pand huurden om een discotheek in te vestigen. „Zij zagen hun investering in het pand in rook opgaan omdat ze de kleine lettertjes in de huurovereenkomst niet hadden gelezen. De afspraak was dat ze op termijn het pand van de gemeente zouden mogen kopen, maar in een tussenzin stond dat hun recht op verkoop zou komen te vervallen als het pand als onderdeel van een serie werd verkocht. Als een jurist had meegekeken had dit voorkomen kunnen worden. In dit stadium kon ik niks meer voor ze doen.”

Smak geld

In een vroeg stadium een jurist betrekken kan een hoop ellende voorkomen, erkent ook Nadia Duinker van Roest. In haar geval kwam het tot een slepende rechtszaak over het eigendom van het café. „Het heeft ons uiteindelijk meer dan een ton gekost om van onze mede-eigenaar af te komen. Dat is een smak geld als je net een bedrijf bent gestart. Zo’n kwestie kost ook enorm veel energie, die we op dat moment natuurlijk veel liever in ons bedrijf hadden gestoken.”

In je ongeremde enthousiasme neem je als ondernemer onnodige risico’s, denkt Duinker. „Vooral als je samen met een vriend iets opstart is duidelijkheid belangrijk. Je relatie verandert heel snel als je samenwerkt. Als de zaken slecht lopen worden mensen een stuk minder verdraagzaam.”

Sinds het conflict heeft ze een vaste advocaat die meekijkt met contractonderhandelingen en zakelijke afspraken. „Ik doe nu zoveel mogelijk om mezelf in te dekken. Alle afspraken die ik maak leg ik schriftelijk vast in dossiers.”