Lang leve het rommelige bureau

Schaam je niet voor de rommel op je bureau, de bende op kantoor en voor het altijd bezig zijn met meerdere projecten tegelijk. Laat je vooral niet overhalen over te stappen naar het kamp van de lijstjesmakers met hun opgeruimde mailbox, georganiseerde werkplek, hun dagplanning en perfecte, altijd schone kinderen. Aan dat georganiseerde leven kleven namelijk allemaal nadelen. Jij met je rommeltje bent creatiever en krijgt meer voor elkaar. Tim Harford heeft het overtuigend beschreven in zijn boek Messy, een ode aan chaos in een overgeorganiseerde wereld.

Het rommelige bureau

Er is volgens Harford niks mis met een bureau vol stapels papier, boeken en gadgets. Hij weet daarbij in zijn boek de clichés te vermijden, hij komt bijvoorbeeld niet aanzetten met de bekende quote van Einstein („If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign?”). De columnist van de Financial Times en auteur van het boek The Undercover Economist waarin hij economische theorieën gebruikt om alledaagse problemen op te lossen, haalt vooral veel onderzoeken aan om te laten zien hoe een rommelige collega werkt ten opzichte van zijn georganiseerde collega. Hij concludeert: een rommelig bureau is niet beter of slechter dan een leeg bureau. De gebruikers werken gewoon anders. Op het rommelige bureau ligt in het zicht wat er nog moet gebeuren, iemand met een leeg bureau moet een to do-lijstje hebben.

Je zou verwachten dat mensen met stapels papier op het bureau meer spullen bewaren. Niet dus, bleek uit onderzoek van AT&T Labs. In de ogenschijnlijke chaos van ‘stapelaars’ zakken onbelangrijke papieren naar de onderkant van de stapel. Na een tijdje besluiten ze dat een deel van de stapel wel weg kan. De ‘opbergers’ hebben zulke papieren al lang in een map of kast gestopt. Opbergers bewaren daarom veel meer papier dan de stapelaars.

Digitaal is het niet anders. Wie verzot is op mapjes in zijn of haar inbox, kan niet ophouden steeds nieuwe aan te maken. De onderzoekers van AT&T Labs volgden honderden werknemers op kantoor in hun pogingen oudere mails terug te vinden. Wat bleek: het kostte mensen met een eindeloze hoeveelheid mapjes bijna een minuut mails terug te vinden. Degenen die alles in één map lieten staan, konden door te zoeken op datum of afzender binnen zeventien seconden een oudere mail terugvinden.

Harford rekent op dezelfde manier af met de agenda. Uit ander onderzoek blijkt namelijk dat gedetailleerde dagplanningen contraproductief zijn, omdat onverwachte gebeurtenissen ze vaak in de war schoppen. Een globale maandplanning werkt volgens Harford daarom beter. Dus: maak ook je agenda niet al te netjes.

Het rommelige kantoor

Messy leest als een oorlogsverklaring aan de strenge interieurarchitect. Wie de frustratie kent van werken in een kantoor waar geen schroefje de muur in mag zonder een toestemmingsprocedure, komt bij Harford aan zijn trekken. De auteur haalt vele voorbeelden aan van clean desk policies (het bureau moet te allen tijde leeg achtergelaten worden) en lean offices (het ‘lege’ kantoor), waarmee kantoren zo efficiënt mogelijk zouden moeten worden ingericht.

Een extreem voorbeeld is het befaamde Chiat/Day-gebouw in Los Angeles. Dit papierloze kantoor zorgde ervoor dat werknemers hun mappen in de auto of in karretjes buiten het kantoor gingen bewaren. Een tegenovergesteld voorbeeld is ‘Building 20’ op het Massachusetts Institute of Technology (MIT). In het houten noodgebouw, dat er uiteindelijk 55 jaar stond, werkten talloze Nobelprijswinnaars en werden vele wetenschappelijke doorbraken bereikt. Op het eerste gezicht had het noodgebouw alleen maar onooglijke, onhandige hokjes. Maar de gebruikers roemden de vrijheid in het gebouw. Met een schroevendraaier en een boor pasten ze de ruimtes zélf wel aan. De onbegrijpelijke nummering van de kantoren zorgde er bovendien voor dat wetenschappers telkens verdwaalden, waardoor ze meer verrassende samenwerkingen aangingen. Dit leidde onder andere tot het eerste hackerscollectief. Conclusie: juist de mogelijkheid het kantoor aan te passen maakt werknemers creatief. Als de baas of iemand van buiten de inrichting bepaalt, tonen werknemers minder initiatief.

Het rommelige team

Gezellig, een team vol gelijkgestemden. Maar wie meer wil bereiken kan beter in een team zitten met ook vervelende types. In teams waarin het schuurt durven mensen namelijk sneller hun ongenoegen te uiten dan in gelijkgestemde teams waarin vooral wordt gepoogd de lieve vrede te bewaren.

Onder goede vrienden, maar ook onder ‘goede’ collega’s wordt vaker ingestemd met een slecht idee. Beleggende vriendengroepen presteren bijvoorbeeld slechter dan beleggingsclubs waarin vreemden bij elkaar worden gezet, ontdekte de Deense socioloog Brooke Harrington. Een gezamenlijk doel van mensen die geen vrienden zijn, zorgt voor meer resultaat.

De rommelige speeltuin

Harford vraagt zich in zijn boek af waarom we niet vaker slordig zijn. Waarom kiezen we vrienden en partners op basis van gevoel maar laten we een persoonlijkheidstest bepalen of iemand een goede werknemer is? Waarom gooien we het land vol met verkeersborden terwijl een onveilige verkeerssituatie voor minder ongelukken zorgt, omdat we beter opletten? Waarom liggen er rubberen tegels in speeltuinen, terwijl de kinderen veel liever buiten de speeltuin op ontdekkingstocht gaan? Kinderen die meer vrijheden krijgen en risico’s mogen nemen op het schoolplein, letten in de klas beter op en pesten andere kinderen minder vaak, blijkt uit wetenschappelijk onderzoek.

En de meest succesvolle en productieve wetenschappers? De gemene deler van die groep is dat ze zeer snel van onderwerp wisselen en vaak meerdere onderzoeken tegelijk hebben lopen. Dat zorgt namelijk niet alleen voor een kruisbestuiving van kennis, maar ook voor afwisseling. Uit onderzoek blijkt dat die afwisseling zorgt voor ruimte in de hersenen om oude ideeën te laten rijpen. Bovendien: wanneer je met meerdere onderwerpen om handen op een doodlopend spoor raakt, zul je nooit niets meer te doen hebben. Je kunt dan immers altijd van onderwerp switchen, om vervolgens weer met een frisse blik naar het vorige te kijken. Niet voor niets zijn juist de creatieve mensen sneller afgeleid, schrijft Harford.

Een rommelige theorie?

Harford is een kundig ambassadeur van het rommeltje. Toch is hij hier en daar nalatig. Harford haalt tal van voorbeelden aan die zijn theorie ondersteunen. Maar wie iets meer kennis van de gegeven voorbeelden heeft, ziet al snel de slordigheden.

Zo is het album Kind of Blue van Miles Davis een perfect voorbeeld van slordigheid, betoogt Harford. Er werd vooraf niet geoefend, maar ter plekke geïmproviseerd. Het resultaat werd met alle imperfecties van dien op de plaat gezet. Dat klopt, maar er werd wél netjes binnen de bekende volgordes van akkoorden geïmproviseerd. Volgens de theorie van Harford zou de regelloze free jazz kortom nóg beter moeten zijn dan Kind Of Blue. Maar laat Miles Davis daar nu net een hekel aan hebben gehad.

Zo zou ook de vele tegenspraak binnen wielrenteam Sky tot meerdere Tour de France-zeges hebben geleid. De manager van het team zei dat het jaar dat iedereen op één lijn zat, uiteindelijk een minder goed jaar was. Voor die tijd waren er altijd kritische discussies geweest. Dat het succes van het team ook te maken kan hebben met het feit dat team Sky veruit de hoogste begroting heeft en dat de renners met een zeer gestructureerde, wetenschappelijke benadering trainen, meldt Harford niet.

Slordig. Maar ja, omarm die slordigheid toch maar wat vaker. Benjamin Franklin lukte het in ieder geval niet: de ‘founding father’ van de Verenigde Staten was politicus, filosoof, schrijver, wetenschapper en ontdekker. Ondanks al zijn successen was hij zeer ontevreden over een van zijn eigenschappen: hij was ontzettend slordig. Zijn omgeving vertelde dat belangrijke documenten altijd door elkaar op tafel en op de vloer lagen. Waarom deed deze man, die zo veel bereikte in zijn leven, niet wat meer zijn best om netter te worden?

Harford geeft het verwachte antwoord op de door hem zelf gestelde vraag: Franklin klaagde dan wel dat hij maar niet netter kon worden, maar wist waarschijnlijk dondersgoed dat zijn slordigheid geen enkele belemmering vormde voor zijn eindeloze succes.