Mailen? Loop ook eens langs

e-mailen

Aan een overvolle inbox hebben we al snel een dagtaak. Hoe erg is dat eigenlijk? En wat kun je eraan doen?

Illustratie Tomas Schats

In de hoek van het beeldscherm plopt een melding omhoog: ‘nieuw e-mailbericht’. Ongetwijfeld niet de eerste van vandaag. Sterker nog: er komen voortdurend e-mails binnen, soms net iets te veel. Het slurpt energie en gaat af van de productieve werktijd. Dat gevoel heb je, althans. Hoog tijd om een weekje te detoxen. Ruim zeventig organisaties binnen het bedrijfsleven en de overheid doen deze week daarom mee aan het ‘nationale e-mail dieet’. Ze krijgen tips en opdrachten om te ervaren wat minder e-mailen op het werk oplevert.

Kim Spinder, oprichtster van We Quit Mail en initiatiefnemer van het e-mail dieet, is sinds 2011 zelfs helemaal gestopt met het versturen of beantwoorden van e-mails. „Ik werd op een gegeven moment helemaal gek van alle e-mails op de werkvloer. Ik kwam gewoon niet meer toe aan dingen die echt belangrijk waren.” En dan heeft ze het nog niet eens over misverstanden die ontstaan in de communicatie. Of de reply to all, en de cc-functie. Spinder: „Vaak bevatten dat soort interne mails helemaal geen informatie die je echt nodig hebt.”

Om intern samen te werken zou je bijvoorbeeld veel beter andere middelen kunnen gebruiken, stelt Spinder. Zelf werkt ze met het digitale prikbordsysteem Trello – veel handiger. „Dan weet je meteen hoe ver een collega is met een project, en hoef je geen mail te sturen om te vragen hoe het er voor staat. E-mailen is gewoon helemaal niet geschikt om intern samen te werken, vind ik.”

Moeten wij dan ook allemaal maar stoppen met e-mailen? „Het gaat erom dat we de regie hebben over ons eigen werk”, zegt Spinder. Maar hoe houd je de regie, wanneer e-mailen de enige manier is om bijvoorbeeld extern met mensen te communiceren? Door nog maar een of twee keer per dag je mail te openen en de dag eens níet te beginnen met het doorspitten van je inbox, stelt Spinder. „Toen ik stopte met mailen, ging ik ’s ochtends vroeg weer goed nadenken over wat ik wilde doen die dag.” Dat zorgt ervoor dat je een duidelijker beeld hebt van wat er die dag gedaan moet worden, en dus meer discipline op kunt brengen om al je taken te voltooien – zonder afleiding van de mail.

Toch een zakelijke e-mail schrijven? Tien tips

Uit onderzoek blijkt bovendien dat voor iedere mail die je stuurt, je er gemiddeld twee terugkrijgt, zegt Spinder. „Denk dus goed na voordat je een mail verstuurt. Is het echt nodig? Of kun je net zo goed even bij een collega langslopen? Vaak gaat dat sneller dan drie mails over en weer.” En ook heel belangrijk, vindt Spinder: de notificaties. Die moeten dus helemaal uit. Bij elke melding duurt het toch weer een paar minuten voordat je weer verder kunt met het werk.

Spinder: „En als je het aandurft, haal dan ook je inbox van je mobiele telefoon af. Of zet hem in ieder geval niet op je openingsscherm, maar op de tweede pagina. Dan zie je die icoontjes van alle ongelezen mails niet telkens.”