Flexibel werk? Dan ook soepele regels

Het nieuwe werken Kantoortuinen en flexplekken, worden we er echt productiever van?

Een ‘open’ kantoor: weg met die muren, lekker dicht bij je collega’s – goed voor het uitwisselen van creatieve ideeën. Toch focus nodig? Dan kun je thuis werken wanneer je maar wil. Simpel, jij en je collega’s werken immers vanuit de cloud. En is er toch overleg nodig, maar zit die ene collega uitgerekend vandaag thuis? Dan is er is altijd nog Skype – handig.

Volgens Nick van der Meulen, onderzoeker aan de Rotterdam School of Management, zijn het allemaal onderdelen van wat wij in Nederland het ‘nieuwe werken’ of de digitale werkplek noemen. In zijn promotie-onderzoek, waarvan de resultaten deze week bekend werden gemaakt, onderzocht hij of die nieuwe manier van werken inderdaad de prestaties van organisaties kan verbeteren. Wat bleek: dat is inderdaad zo, mits het management werknemers voldoende vertrouwen geeft, naar ze blijft luisteren wanneer ze hun weg proberen te vinden in die nieuwe digitale werkplek. En: het management moet zich zelf ook aan de spelregels houden. Van der Meulen hield zijn onderzoek in samenwerking met het Massachusetts Institute of Technology (MIT) onder verschillende internationale en Nederlandse bedrijven.

Waarom dit onderzoek?

„Er is al zo ontzettend veel geschreven over de nieuwe manier van werken, dat ik eens goed wilde onderzoeken welke onderdelen van de digitale werkplek nu werkelijk invloed hebben op de prestaties van een bedrijf.”

Wat voor bedrijven onderzocht u?

„Voor het kwantitatieve deel van het onderzoek onderzocht ik, anoniem, verschillende Nederlandse bedrijven: bedrijven die alleen een kantoortuin invoerden, bedrijven die enkel experimenteerden met thuiswerken, of bedrijven die het allemaal deden. Uit die analyse bleek dat organisaties die alle onderdelen van de digitale werkplek doorvoerden, het meeste profijt hadden van de verandering.”

Maar er zijn nogal wat voorwaarden, lezen we ook in het proefschrift.

„Zeker. Binnen de bedrijven waar het nieuwe werken een positieve invloed had op het resultaat, kregen werknemers voldoende vertrouwen, liet het management de touwtjes echt los en werd er tegelijkertijd goed geluisterd naar de wensen van werknemers. Het management veranderde mee.”

Kunt u daar voorbeelden van noemen?

„Een goed voorbeeld is thuiswerken. Wat je vaak ziet wanneer bedrijven invoeren dat er thuis gewerkt mag worden, is dat managers doelen gaan stellen. Dus: ‘Het is prima dat je niet onder mijn toezicht werkt, maar dan wil ik wel dat je over twee weken dit en dat gedaan hebt.’ Dat werkt niet. Juist de houding: zolang je goed presteert, mag je zelf weten waar en wanneer je werkt, is de enige juiste houding bij het invoeren van zo’n maatregel. Geef je werknemers kortom vertrouwen en autonomie, pas dan gaan ze echt harder voor je lopen.

Maar wat nu als iemand de kantjes ervan afloopt?

„Dat is precies waarom werkgevers geneigd zijn de touwtjes in handen te houden. Maar wie kiest voor een kantoor met flexibele tijden en werkplekken, moet ook een flexibele houding aannemen. Ga dus niet preventief controleren, maar neem iemand apart wanneer diens resultaat tegenvalt. Geeft iemand vervolgens aan meer structuur nodig te hebben en die thuis niet te vinden? Kijk dan wat voor hem of haar wél werkt. Binnen het nieuwe werken is het belangrijk dat werknemers terug kunnen vallen op het management. Een management dat de eigen regels bovendien óók naleeft.”