Wie mailt er nu nog met collega’s?

Communicatie Programma’s als Slack, Microsoft Teams en Facebook Workplace moeten contact met collega’s makkelijker maken. Wat werkt het beste?

Foto iStock

De ontwikkelaars van de digitale kiosk Blendle hebben hun eigen paniek-kanaal. Een recent voorval: vroeg in de ochtend komt er een automatisch bericht op binnen. De nieuwsbrief, met honderdduizenden abonnees, is niet verstuurd. Technisch directeur Jean Mertz, gealarmeerd door een notificatie op zijn smartphone, ziet binnen een paar minuten Blendles ontwikkelaars, die hetzelfde bericht hebben gekregen, een voor een online komen. Al snel verhuist het gesprek naar het kanaal dat ze bij Blendle de ‘War Room’ noemen, waar urgente problemen worden besproken. Daar vinden de ontwikkelaars – de een nog in zijn bed, de ander net aangekomen op kantoor – binnen vijf minuten de oorzaak van de storing. De nieuwsbrief wordt die ochtend verstuurd alsof er niets is gebeurd.

Plaats van handeling is het communicatieplatform Slack. „Zonder Slack zouden we dit soort scenario’s veel minder snel oplossen”, zegt Mertz. Het begint al bij de automatische notificatie. Slack is geïntegreerd met de systemen van Blendle. Zo kan het bij bepaalde gebeurtenissen – de site reageert traag, de nieuwsbrief verstuurt niet – direct een waarschuwing uitsturen. In een groepsgesprek kunnen werknemers, waar ze zich ook bevinden, vervolgens overleggen. Dit scheelt tijd: probeer maar eens een complex probleem met meerdere mensen op verschillende locaties snel via mail of telefoon op te lossen.

Lees ook over zakelijk e-mailen: Onzorgvuldig? Ik? Hoe bedeol je?

Slack is de populairste zakelijke chatdienst van het moment. Meer dan vier miljoen mensen werken er op dagelijkse basis mee, meldde het bedrijf vorige maand. Maar de marktleider (die meer gebruikers heeft dan bijvoorbeeld projectcoördinatietools als Trello en Podio en samenwerkplatforms als Hipchat en Yammer) krijgt concurrentie van twee grote spelers. Facebook lanceerde begin vorige maand na een jaar testen samenwerkplatform Facebook Workplace. Microsoft presenteerde vorige week zijn eigen Slack-concurrent Microsoft Teams.

Op het eerste gezicht zijn de verschillen niet zo groot. Elk van de diensten blinkt uit waar e-mail tekortschiet: soepel en snel communiceren met grote groepen. Ze lijken speciaal ontwikkeld voor egalitaire bedrijven: iedereen is benaderbaar, alle gesprekken zijn in principe doorzoekbaar, iedereen kan gedeelde documenten terugvinden. Ook die andere managementtrend, werken op verschillende tijden en locaties, wordt vereenvoudigd door een gestroomlijnde communicatiedienst.

Ze hebben in grote lijnen dezelfde vormgeving. Links staan de groepen waaraan je deelneemt – bijvoorbeeld ‘Salesteam’ of ‘Afscheid Joop’. In het midden de groep waarin je op dat moment actief bent. Rechts is plek voor uitklapmenu’s met een zoekfunctie of een privéchat.

Tot zover de overeenkomsten. Welke is de beste?

Facebook Workplace: Informeel communiceren met emoji’s

Facebooken op kantoor? De baas gaat het straks stimuleren. Tenminste, bij bedrijven met een abonnement op Facebook Workplace, het vorige maand gelanceerde samenwerkplatform van de Amerikaanse techgigant. Gelukkig zijn de zakelijke en vrije-tijds-editie strikt gescheiden.

„Workplace past bij onze cultuur”, vertelt Leslie Cafferty, adjunct-hoofd communicatie bij boekingssite Booking. Het bedrijf mocht het platform de laatste maanden proberen voordat het wereldwijd beschikbaar werd. „We zijn niet van de hiërarchie en we hebben niet veel managementlagen. Maar onze 14.000 werknemers, verspreid over alle tijdzones, moeten wel snel met elkaar kunnen communiceren. Dat lukt met Workplace beter dan met andere platforms die we hebben gebruikt. Er wordt gebrainstormd in real time, we vergaderen op Workplace en werknemers vinden elkaar in allerlei aparte chatgroepen.” Daarnaast verbetert het platform het engagement van werknemers, zegt Cafferty. „Als we vroeger een e-mail uitstuurden naar de hele organisatie, kregen we weinig respons, nu reageert het hele bedrijf.”

Facebooks kantooreditie lijkt erg op het consumentenplatform, met het verschil dat de erop gedeelde informatie waarschijnlijk minder persoonlijke ontboezemingen en babyfoto’s bevat, en meer projectupdates, targets en klantcontacten. De visuele gelijkenis met het sociale netwerk heeft een voordeel: werknemers die Facebook kennen – en wie kent het niet? – vinden instinctief hun weg op het platform. Maar het is ook een nadeel. Facebook heeft een relatief drukke interface, met veel open schermpjes en uitklapmenu’s. Slacks openingsscherm maakt een rustiger indruk.

Tekst gaat verder onder de afbeelding.
facebook-workplace

Workplace nodigt uit tot een informele manier van communiceren – het soort online geklets dat op Facebook en Facebook Messenger gebruikelijk is. Er is veel keuze uit emoji’s, stickers en je kunt gifjes in gesprekken kwijt. Dat past niet bij ieder bedrijf. „We hebben een relaxte cultuur”, zegt Cafferty van Booking. „De gemiddelde leeftijd is dertig, dus nee: het gebruik van emoji’s is geen probleem.”

Gelukkig heeft Facebook bedacht dat werk en vrije tijd niet te veel in elkaar moeten overlopen, dus zijn Workplace en het Facebookaccount van werknemers niet aan elkaar gekoppeld. Wel is het mogelijk om werknemers van een ander bedrijf dat ook Workplace gebruikt in een groep uit te nodigen, waardoor samenwerken met andere bedrijven mogelijk wordt. Integratie met toepassingen van derden, zoals bij Slack, is vooralsnog niet mogelijk. Er wordt gespeculeerd dat Facebook zijn Messengerbots ook in Workplace gaat introduceren.

Facebook rekent, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, 1 tot 3 euro per maand per gebruiker. Dat is flink goedkoper dan de 6 euro die Slack maandelijks per gebruiker vraagt om berichten langere tijd te kunnen raadplegen.

Slack: Hoog do-it-yourself gehalte

The New York Times noemt Slack „de zakelijke chatdienst die eindelijk e-mail de das om kan doen.” Bij Blendle is mail het bedrijf nog niet uit, vertelt technisch directeur Jean Mertz. „Maar het speelt wel een ondergeschikte rol.” Bij Blendle hebben werknemers tijdens werkuren Slack altijd aan staan. „Eigenlijk reageert iedereen vrijwel direct op een bericht”, vertelt Mertz. Op een e-mail krijg je doorgaans minder snel respons. „Veel collega’s hebben twee of drie vaste momenten op de dag waarop ze hun e-mail checken, meer niet.”

Nadeel van kantoorchats is dat groepsgesprekken op drukbevolkte kanalen snel onoverzichtelijk worden. Probeer in een discussie waar honderd collega’s aan deelnemen maar eens die ene opmerking van een week geleden terug te vinden.

Wat helpt is Slacks extreem goede zoekfunctie. Je kunt het zo gek niet verzinnen of je kunt ernaar zoeken. Wil je alleen naar berichten zoeken waarin weblinks staan? Geen probleem. Zoek je een woord in een document dat een collega drie jaar geleden met je heeft gedeeld? Slack vindt het voor je.

Tekst gaat verder onder de afbeelding.
slack-screenshot

Ook indrukwekkend: de integratie met andere platforms. Slack werk feilloos met populaire diensten als Facebook, Twitter, Spotify, Uber, Google Drive, Dropbox en WordPress. Mis je iets in Slack (videobellen bijvoorbeeld), dan heb je grote kans dat de dienst die je zoekt (Google Hangouts), gewoon op het platform valt aan te sluiten. Dat is slim van Slack. Zo hoef je het platform nooit te verlaten.

Even slim was Slack toen het bedrijf besloot gebruikers in staat te stellen handige programmaatjes voor het platform te schrijven. Na een controle worden deze Slackbots beschikbaar gesteld aan alle gebruikers, net zoals apps in een appstore. Dankzij die beslissing zijn er nu bots voor zo ongeveer alles: deadlines voor afspraken instellen waaraan teamgenoten op gezette tijden worden herinnerd, website-statistieken inzien, een snelle enquête doen onder collega’s, eraan herinnerd worden af en toe iets aardigs tegen collega’s te zeggen, en nog zo’n 600 nuttige en minder nuttige door de ‘community’ ontworpen toepassingen.

Die geavanceerde mogelijkheden geven het programma een hoog do it yourself-gehalte en dat heeft het platform geliefd gemaakt bij techbedrijven. Maar hoewel Slack prima te gebruiken is zonder alle extra mogelijkheden, kunnen de toeters en bellen toch afschrikwekkend werken voor werknemers met minder technische kennis.

Microsoft Teams: Veelzijdig, maar een tikkeltje saai

Topman Satya Nadella presenteerde vorige week Microsoft Teams, dat meteen door de pers werd omgedoopt tot „Microsofts Slack-killer”. Bedrijven kunnen een preview van het platform uitproberen, maar de dienst is pas begin 2017 officieel beschikbaar.

Tekst gaat verder onder de afbeelding.
microsoft-teams-screenshot

De vormgeving van Teams is zoals van Microsoft valt te verwachten degelijk en een tikkeltje saai. Een stemmige grijze achtergrond en het vele wit tussen de berichten geven het platform de meest serieuze en de meest professionele uitstraling van de drie besprokendiensten. Vooral het openingsscherm oogt erg rustig, wat op een drukke werkdag het verschil kan maken tussen de boel aankunnen en een regelrechte burn-out.

Daarnaast is Teams opvallend veelzijdig. In tegenstelling tot Slack kunnen collega’s binnen een kanaal op specifieke opmerkingen reageren, waardoor gesprekken meer een ‘boomstructuur’ krijgen. Ook werkt het platform samen met Microsoft-software als cloudopslagdienst OneDrive en Word, én met toepassingen van derden, een van de functies die Microsoft heeft afgekeken van Slack.

Microsoft heeft met Teams een grote troef in handen: het wordt geleverd met Office 365, het zakelijke softwarepakket van Microsoft waarin bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint zitten. Veel bedrijven zijn geabonneerd op het pakket, dat volgens Microsoft wereldwijd 85 miljoen maandelijkse gebruikers heeft.

Het stelt de concurrentie voor een lastig probleem: waarom zouden bedrijven nog een nieuw communicatieplatform aanschaffen als er een prima exemplaar zit in het softwarepakket waar ze toch al voor betalen?

Lees ook over dit bijzondere bedrijf: Hier leest iedereen elkaars mail

Conclusie

Welke dienst is de beste? Het antwoord daarop verschilt per bedrijf. Slack heeft de meest veelzijdige functionaliteit, maar om er alles uit te halen moet je wel technisch onderlegd zijn. Facebook Workplace is makkelijker in het gebruik, omdat iedereen de vertrouwde interface kent, maar mist nu nog de integratie met apps buiten het platform. En de rest van de markt is voor het saaie, maar degelijke Microsoft Teams, waar uw bedrijf waarschijnlijk toch al voor betaalt.