De magie van lijstjes maken

Interview Ryder Carroll

Meer rust in je hoofd en tóch productiever. Dat belooft de Bullet Journal van Carroll. Zijn methode ging viral.

Voorbeeld van een Bullet Journal. Foto’s Nittany Bujo

Alsof je uitlegt hoe een stuk gereedschap werkt. Zo omschrijft Ryder Carroll (36) de eerste keer dat hij het idee achter zijn Bullet Journal probeerde toe te lichten. Hij zag de methode – waarmee hij taken, afspraken, deadlines en gedachten in zijn notitieboek ordent – als een instrument: een soort hamer waarmee hij zijn leven van ‘druk’ naar ‘productief’ timmert. Voor hem was deze aanpak vanzelfsprekend. Maar hoe het precies werkte? Daar had hij nooit over nagedacht.

Tot zijn collega vertelde dat haar hoofd overliep van alle dingen die ze moest regelen voor haar huwelijk en Carroll wist dat zijn systeem haar kon helpen. Hij probeerde het haar uit te leggen. „Maar terwijl ik aan het praten was, realiseerde ik me dat het best ingewikkeld was”, zegt hij tijdens een lunch in Manhattans SoHo, niet ver van het designbureau waar hij als hoofdontwerper werkt. „Het zat allemaal in mijn hoofd. Niets had nog een naam.” Pas toen hij haar zijn eigen volgekrabbelde notitieboek liet zien, zag hij hoe het bij haar op z’n plek viel.

Hij realiseerde zich dat zijn ‘hamer’ meer mensen zou kunnen helpen. En omdat hij als designer zelf zoveel te danken heeft aan al die programmeurs die hun kennis voor niks op internet hebben gedeeld, besloot hij zijn techniek online te zetten.

Carroll gaf zichzelf twee weken om het systeem begrijpelijk te maken. Eerst kwam er een logische terminologie. Vervolgens gaf hij zijn methode een naam: Bullet Journaling – bullet omdat hij met zogenaamde ‘bullets’ werkt (aandachtspunten) en omdat het essentieel is dat taken kort en krachtig worden opgeschreven en het proces niet te veel tijd in beslag neemt. En daarna maakte hij een instructievideo van 3 minuten en 15 seconden. „Kort genoeg om de aandacht vast te houden zodat mensen daarna de uitleg gingen lezen.”

De video ging viral. Een jaar later, in 2014, haalde hij in 30 dagen op bijna 80 duizend dollar op via Kickstarter om de website beter te maken. Ondertussen is het officiële Bullet Journal notitieboek dat Carroll in samenwerking met notitieboekenproducent LEUCHTTURM1917 maakt, al voor de vijfde keer strak uitverkocht en hebben 4,5 miljoen mensen de zes instructievideo’s op het officiële Bullet Journal-kanaal bekeken. Op YouTube zwerven nog zeker 25 duizend andere ‘how to’-filmpjes rond. „Niet door mij gemaakt”, zegt Carroll met een grijns. En Instagram en Pinterest staan vol met ‘Bullet Journal Gurus’ die de meest prachtig vormgegeven bladzijden met hun duizenden volgers delen.

En zo ziet dat eruit. Tekst gaat verder onder de video.

Een ‘brain dump’

In de basis is een Bullet Journal een to do-lijst, agenda en dagboek in één. Het enige dat je ervoor nodig hebt is een pen en een notitieboek (een officiële of een dummie van 3 euro, het werkt evengoed, zegt Carroll). Daarmee maak je een langetermijnoverzicht, meestal zes maanden, en een maandoverzicht. Het belangrijkste van dat overzicht is de takenlijst die je aan het begin van iedere maand maakt. Een ‘brain dump’, noemt Carroll het opschrijven van alle dingen die je die periode moet of wilt doen. Vervolgens kijk je van dag tot dag wat je op je dagelijkse to do-lijst wilt zetten. „Meer dan vijf minuten hoeft dit niet te duren”, zegt Carroll. Hij begint er zelf iedere ochtend zijn dag mee.

De echte magie van de ‘BuJo’ zoals de aanhangers het noemen, komt aan het einde van de maand. „Het is het moment waarop je terugkijkt. Welke taken kun je afvinken, welke doorstrepen en welke moet je migreren?” Dit ‘migreren’, het overhevelen van taken naar een nieuwe maand, zegt Carroll, is de hoeksteen van zijn systeem. Het is volgens hem de reden dat zijn Bullet Journal werkt en méér is dan alleen een gecombineerde to-do lijst en agenda. „Vaak blijken we heel veel dingen in ons winkelwagentje te hebben gedaan gewoonweg omdat ze er waren”, zegt hij. „We leggen onszelf van alles op en voelen ons schuldig als we die dingen niet nakomen. Dit zorgt voor stress en dat constante, knagende gevoel dat je iets bent vergeten.”

De kans is heel groot, zegt Carroll, dat veel van de taken die ons onrustig maken, afvallen zodra je gaat migreren. „Je hoeft geen etentje voor acht personen te organiseren. Je hoeft op dit moment geen nieuwe baan te vinden. Toch zijn dit de dingen die de hele tijd door je hoofd schieten en je afleiden van wat je echt moet doen.”

Lees ook de column van Ben Tiggelaar : To do-lijst voor de drukke sukkel

Natuurlijk zijn er apps die to do-lijstjes of afspraken bijhouden, zegt Carroll. Hij is zelf ook „groot fan” van Google Calendar waarin hij zijn dagelijkse afspraken ordent. „Maar met een app kun je een miljoen taken verzinnen, en ze allemaal negeren.” De analoge Bullet Journal dwingt je om minstens maandelijks, zo niet dagelijks, een pas op de plaats te maken. En dat komt vooral omdat het allemaal ouderwets op papier staat, zegt Carroll. „Dingen op papier zetten is een proces dat we al duizenden jaren hanteren. Het heeft een effect dat apps gewoon nog niet kunnen dupliceren.”

Carroll werkt al sinds zijn kindertijd aan de Bullet Journal. Hij had meerdere leerstoornissen en de volwassenen in zijn leven konden hem niet goed vertellen hoe hij daarmee moest omgaan. Hij had twee opties, vertelt hij: achterin de klas zitten en niks doen, of een systeem bedenken waarmee hij zijn lessen wél kon volgen. „Ik kreeg oplossingen en leermethodes aangereikt die niet werkten”, zegt hij. „Maar er was vaak wel een onderdeel van de methode dat wel effect had.” Deze onderdelen begon hij samen te voegen, als een puzzel. „Het werd een spel. Hoe kan ik toch opletten tijdens een ongelooflijk saaie les? Hoe luister ik? Hoe maak ik aantekeningen?”

Niet op de automatische piloot

Het is niet zo dat hij op z’n tiende al met een Bullet Journal werkte, maar de basis was er. Dat hij gaandeweg nuttige methodes gecombineerd heeft, realiseerde hij zich pas toen hij zijn systeem had gepubliceerd en feedback kreeg. „Zo onthoud je dingen beter wanneer je ze opschrijft. En reduceert het maken van een to do-lijst direct onrust en stress.”

Daarbij zorgt de Bullet Journal ervoor dat je veel bewuster in het leven staat. „Je kunt niet meer op de automatische piloot je keuzes maken.” Hij denkt dat zijn Bullet Journal daarom zo snel zo populair werd. „Je werkt aan productiviteit, het is een training in positief zijn, je leert doelen stellen én het traint mindfulness. Het draait allemaal om persoonlijke ontwikkeling.”

Hoewel Carroll nu winst maakt met de verkoop van het officiële Bullet Journal-boek (hoeveel wil hij niet zeggen) – iets wat hem met meerdere start-up-pogingen nooit is gelukt – blijft het zijn doel om mensen gratis op weg helpen met de methode. Want met de vlucht die de Bullet Journal nam, stonden ook de charlatans op die na een halve blik op zijn filmpje, andere mensen foutief gingen uitleggen hoe het moest. „Frustrerend als je zelf decennia aan een systeem werkt”, zegt Carroll.

Maar de vele mensen die de basis van zijn Bullet Journal hebben gebruikt en het naar hun eigen inzicht hebben aangepast en verbeterd, verwelkomt hij met open armen op zijn blog. „Dat zijn wat mij betreft de echte goeroes. Niet die mensen die van hun Bullet Journal hele kunstwerken maken. Zij kunnen gewoon goed tekenen.”