Daily office workout, en negen andere werk-apps

apps

Zie je door je bomvolle inbox de opdrachten niet meer, mis je door social media wéér een deadline, of zit je altijd met een stijve nek achter je computer? Deze – gratis! – apps helpen je beter werken.

2109ECO_carworkoutDEF

1. Orde houden

Basecamp: voor wie mensen aan het werk moet zetten (en houden)

Met steeds minder mensen tegelijk op kantoor kan het flink lastig zijn de werkzaamheden van je team bij te houden. Wat is de stand van zaken van jullie project? Wat is de taakverdeling, wanneer is de deadline en hoe deel je belangrijke documenten? Basecamp is een digitale project- en informatiemanager: een heldere app die wereldwijd door multinationals én eenmansbedrijven wordt gebruikt. De overzichtelijke indeling voorkomt dat je verzuipt in eindeloze mailwisselingen of hoeft te wachten op dat ene telefoontje van een klant of collega. Na het aanmaken van een project voeg je eenvoudig gebruikers toe, bekijk of bewerk je ieders to-do-lijst, upload je files en foto’s en kun je individueel of groepsgewijs chatten./p>

2. Trello: voor wie graag lijstjes maakt

Trello is dé app als je van het lijstjes-maken bent. Nooit meer post-its of losse papiertjes op je bureau, maar alles overzichtelijk in één app. Maak op de basispagina zoveel virtuele prikborden aan als je wilt waar je kaarten met opmerkingen, links, documenten en foto’s op kunt ‘prikken’. Lijst of kaart delen? Simpel: voeg een collega of vriend toe, of deel het via mail of sociale media. Trello is vooral handig voor het maken van takenlijsten, het bijhouden van vorderingen van een klus of het opzetten van moodboards.

3. Braintoss: voor het opslaan van goede ideeën op slechte momenten

De beste ideeën komen vaak op de meest onhandige momenten: midden in de nacht zonder pen in de buurt, of als je net met 120 kilometer over de A4 raast. Braintoss is de oplossing: een ultrasimpele, slim bedachte app die hersenspinsels in de vorm van een notitie, een audio-opname of foto’s direct naar je inbox stuurt. Spreek wel duidelijk in de microfoon, want de app zet je stem om in tekst. Wel eerst even een parkeerplaats oprijden natuurlijk.

4. Werk buiten de kantoormuren

Skype for Business: voor collega’s die op afstand werken

Met een eenmanszaak kom je met een videogesprek via Skype al een heel eind. Maar stel dat je een presentatie wilt geven voor meerdere mensen, die allemaal ergens anders zijn? Daar springt Skype for Business op in: de app voor vergaderingen of presentaties voor een grote groep, tot 250 mensen tegelijk. Iedereen is zichtbaar in pop-ups op je scherm, en tijdens het bellen kun je digitale aantekeningen maken, je scherm delen en files verzenden via ‘drag & drop’. Het videogesprek kan ook worden opgenomen, zodat je het later kunt terug luisteren. Let op: verbindingsfouten zijn een bron van ergernis, dus een snelle internetverbinding is essentieel.

2109ECO_carworkoutDEF1

5. SignEasy: voor het handtekening zetten op afstand

Zit jij net bij een klant in Shanghai terwijl je een belangrijk document in Amsterdam moet ondertekenen. Geen probleem met deze app. Installeer SignEasy, download op je tablet of mobiel het gescande document waar je handtekening onder moet en kriebel met je vinger op de juiste plek op je scherm. Ook foutjes in het document kun je aanpassen. Een trillerige ‘vingerhandtekening’ kan er wel behoorlijk knullig uitzien. Gebruik dus liever een speciaal pennetje.

6. Camcard: voor netwerken zonder tas vol visitekaartjes

Niets zo irritant als een volle tas met visitekaartjes na een zakenreis. Scan ze daarom in met Camcard, sla de contactgegevens op en stuur ze meteen door naar kantoor. Camcard begrijpt zeventien talen, van Chinees tot Hongaars, dus namen en functies zijn makkelijk te herkennen.

7. Gezond werken

Daily office workout: sporten op kantoor (als je durft)

Stijve nek of schouders? Tijd voor een korte oefening! Met Daily office workout doe je eenvoudige oefeningen gewoon op de werkvloer, achter je bureau of tegelijk met andere collega’s. De oefeningen duren 20 tot 60 seconden en worden uitgelegd via een korte instructievideo. Deze Youtube-filmpjes variëren nogal in kwaliteit. Rekken, strekken, buigen; alles komt aan bod. Voor de balans gebruik je je bureau of bureaustoel. Een sessie jumping jacks op de werkvloer ziet er misschien wat maf uit, maar samen met collega’s kun je er natuurlijk een lollig spel van maken. Voor de fanatiekelingen: elke afgemaakte oefening levert Health Points op. Uitbreiding van de serie oefeningen kan, maar daarvoor moet je wel betalen.

Stand up!: Blijf in ieder geval niet te lang zitten

Het is inmiddels bewezen: te veel en te lang in dezelfde houding blijven zitten is ronduit ongezond. Ben je een doorwerker? Zet dan een ouderwetse wekker, die je eraan herinnert om zo nu en dan even op te staan. Stand up! is niet meer dan een timer die je laat weten wanneer het tijd is om even een rondje te gaan lopen. Het alarm past zich keurig aan je werktijden aan en valt je niet lastig in je vrije tijd. De app is echter niet interactief; eenmaal ingesteld naar jouw wensen kijk je er niet meer naar om. Door de saaie vormgeving is daar ook geen enkele behoefte toe.

2109ECO_carworkoutDEF2

8. Werk loslaten

Moment: voor wie minder tijd aan z’n telefoon wil besteden

Nederlanders besteden gemiddeld twintig minuten per dag aan sociale media. En daar zit telefoneren, whatsappen en sms’en niet bij. Het is even slikken als je ziet hoeveel je per dag met je smartphone bezig bent. Al die minuten waarin je naar je scherm hebt gestaard en door het leven van anderen hebt gescrold, had je ook kunnen besteden aan je échte leven. Voor wie dat ook vindt: de app Moment houdt bij hoeveel tijd je aan elke app spendeert en hoe vaak je inlogt op je mobiel. Al die minuten waarin je naar je scherm hebt gestaard en door het leven van anderen hebt gescrold, had je ook kunnen besteden aan je échte leven. Ook geeft de app handige tips om van je smartphone-verslaving af te komen en beloont het goed gedrag. Wel een beetje jammer: alleen de basisversie van Moment is gratis. Voor echte ‘therapie’ moet je een tamelijk duur pakket aanschaffen.

Calm: voor wie de stress van een werkdag achter zich wil laten

Je kan er een nervous breakdown van krijgen: die immer kwekkende collega’s of de zoemende airco aan de muur. Relax! Zet je koptelefoon en open Calm, dé app om de alledaagse hectiek van je te laten afglijden. Je kunt kiezen voor rustgevende geluiden met een bijpassend screenshot (vogels, een knapperend houtvuur, regen of een kabbelende beek) of zeven dagen een kalmerende mindfulness-cursus doen van tien minuten per dag. De begeleidende stem in de ‘love & kindness’-meditatie heeft wel een raspje in haar keel, wat dan weer behoorlijk irritant kan zijn.