Leidinggeven op afstand: hoe doe je dat?

Ik ben een typische ‘afstandswerker’. Al vanaf mijn studietijd. De mensen met wie ik werk zitten vaak tientallen en soms duizenden kilometers verderop. Dat is meestal lekker rustig, maar het heeft ook nadelen. Zeker nu ik steeds vaker zelf de rol van opdrachtgever vervul.

Tijd om me er eens in te verdiepen. Wat is er nodig als je samenwerkt of leiding geeft op afstand? Wat adviseren experts als Harvard-hoogleraar J. Richard Hackman of Insead-onderzoeker Mark Mortensen? Vier aandachtspunten.

1. Gereedschap

Eerst een flinke open deur: samenwerken op afstand vergt goed gereedschap. Een nieuwe smartphone met de juiste apps, een fijne werkplek met een goed scherm, supersnel internet én – vaak de bottleneck – toegang tot relevante bedrijfsinformatie. Met technisch gestuntel verknoeien mensen die op afstand samenwerken vele kostbare uren. En ook belangrijk: maak online zichtbaar wat iedereen in het team doet. Als mensen elkaar niet dagelijks zien, zorg dan dat ze op zijn minst elkaars werk zien: ideeën, uitwerkingen, de dagelijkse productie en de dagelijkse omzetcijfers. Deel met elkaar wat je bindt.

2. Communicatie

Ook medewerkers op afstand willen af en toe kletsen bij de (virtuele) koffieautomaat. Dus: plan minimaal wekelijks een overleg met het hele team, liefst via video. En praat dan niet alleen over werk, maar ook over de mensen zelf en wat ze bezighoudt.

Tussendoor is het belangrijk regelmatig een-op-een contact te zoeken, per telefoon, of per mail. Check of mensen problemen tegenkomen in hun werk, of ze hulp nodig hebben. Koppel ze daarvoor waar nodig aan elkaar. Begeleid dat bovendien actief, want in virtuele teams vragen medewerkers hun collega’s minder snel om hulp dan in gewone.

Ontmoet elkaar liefst elk kwartaal. Dat is goed voor het onderling vertrouwen

3. Leiderschap

Juist bij samenwerken op afstand zijn heldere afspraken belangrijk. Je loopt tenslotte niet even bij elkaar binnen om snel iets te bespreken. Dus: wie zit er in het team, wat is het gezamenlijke doel, voor wie doen we dit eigenlijk, wie doet welke taak, wie is verantwoordelijk voor het samenvoegen van deeltaken, wat zijn de deadlines, wat is de standaard voor kwaliteit, wie controleert het werk en hoe nemen we samen beslissingen?

De antwoorden op deze vragen moeten altijd toegankelijk zijn, bijvoorbeeld via een online teampagina. En de spelregels moeten ook duidelijk zijn. Liever een manager die de wetten bepaalt, dan iemand die dat aan de fantasie van de collega’s overlaat.

4. Vertrouwen

Meer afstand leidt automatisch tot meer wantrouwen. Experimenteel onderzoek laat zien dat mensen die op afstand samenwerken minder bereid zijn informatie te delen en elkaar te helpen. Daardoor ontstaan er gemakkelijk conflicten. Voor het realiseren van onderling vertrouwen is het belangrijk dat mensen elkaar live ontmoeten, meteen aan het begin van een samenwerking. Daarna liefst elk kwartaal en minstens eens per jaar.

Begin daarnaast de virtuele vergaderingen met een kort persoonlijk rondje. En verander de teamsamenstelling niet te vaak. Geef mensen de tijd elkaar te echt te leren kennen.

Vooral punt drie en vier bevatten voor mijzelf nog wel een paar eyeopeners. Daar ga ik deze vakantie – van een nóg grotere afstand – eens goed mee oefenen.

Ben Tiggelaar is gedragsonderzoeker, trainer en publicist. Hij schrijft elke week over management en leiderschap.