Vergaderen voor 10.000 dollar

We vergaderen ons suf, maar is dat wel altijd nodig? En wat kost dat eigenlijk?

Thomas Schats

Vergaderen: het hoort erbij. Maar wat kunnen we er soms een exercitie van maken. Agendapunten worden eindeloos herhaald, en tegen de tijd dat iedereen zijn zegje gedaan heeft, ben jij al aan je vijfde koffie toe. Overleg is noodzakelijk binnen een bedrijf, maar is het ook altijd even efficiënt?

Phillip Cohen, engineer bij Dropbox, ontwikkelde deze maand een toepassing voor Google Chrome, waarmee de kosten van een vergadering meteen in je agenda te zien zijn. Hoe? Simpel: door het salaris van uitgenodigde werknemers te vermenigvuldigen met de tijd die voor de vergadering is ingeruimd. Zo berekende Cohen dat een gemiddelde vergadering bij Dropbox al gauw zo’n 10.000 dollar kon kosten.

app

In Nederland zijn we dol op vergaderen. Ook dat kost wat: jaarlijks zo’n 60 miljard euro aan salarissen, berekende Ipsos Synovate in 2007. Het onderzoeksbureau toonde daarnaast aan dat bijna de helft van de werknemers het nut van minstens een op de twee van de vergaderingen niet inziet. Volgens Wilbert Van Vree, eigenaar van adviesbureau Vergaderwijzer, is er nauwelijks aanleiding te veronderstellen dat die cijfers sindsdien sterk veranderd zijn.

„Eindeloos vergaderen is typisch Nederlands, dat begint al met het kringgesprek op de lagere school. Ons wordt geleerd dat we het overal over eens moeten zijn, waardoor we geneigd zijn eindeloos over kleine dingen door te praten.”

Toepassingen zoals die van Cohen kunnen volgens Van Vree daarom goed helpen die structuur te doorbreken. „Veel bedrijven zijn gewend in vaste vergaderschema’s te werken. Is er geen directe aanleiding tot overleg? Dan laten we een wekelijkse vergadering toch doorgaan. Dat is zonde.” Natuurlijk is niet iedere vergadering onbelangrijk. „Een vergadering is nuttig wanneer er meerdere mensen nodig zijn om tot een besluit of actie te komen”, zegt Van Vree.

Maar hoe zorg je er ervoor dat een overleg slaagt? „Wil je effectief vergaderen, dan is het belangrijk van tevoren af te spreken wie, waarover beslist, en eindverantwoordelijk is”, zegt Van Vree. Vervolgens kun je met elkaar de inhoudelijke diepte in. Van Vree: „De vergadering staat dan in het teken van het geven van advies aan diegenen die het probleem gaan oplossen. Iedereen wordt op die manier gehoord, maar niet iedereen hoeft het eens te zijn. Zorg kortom dat duidelijk is wie de knopen doorhakt.”