Help! Ik moet belastingaangifte doen

administratie Veel zzp’ers zijn van nature geen boekhoudtalent. Freelancer Tara Lewis deed bij haar eerste (chaotische) aangifte een paar nuttige inzichten op.

Foto’s istock, bewerking fotodienst nrc

Mijn vader is boekhouder. Vroeger hielp ik hem vaak met het sorteren van bonnen op datum. Het was een bevredigend proces om van de kluwen papieren briefjes uit de schoenendoos uiteindelijk een georganiseerde map te maken. Helaas heeft deze kinderarbeid niet geresulteerd in enige affiniteit met administratie. Integendeel.

Ik trof op mijn zestiende de eerste deurwaardersbrieven op de mat nadat ik een jaar lang mijn ziektekostenverzekering niet had betaald. Daarna ging het bergafwaarts. Tijdens mijn studie werd ik penningmeester van een studentenvereniging, in de ijdele hoop mijn administratieve vaardigheden te verbeteren. Het bleek een van de slechtste ide eën aller tijden: ik mocht al snel ruilen met de functie van voorzitter.

Gezien mijn afwezige talent voor administratie leek het me zeer onverstandig om ooit zelfstandig ondernemer te worden. Ik wist donders goed dat ik een van die ongeorganiseerde klanten zou worden waar mijn vader altijd op zat te foeteren: mensen die eind april voor de deur stonden met een schoenendoos vol bonnen en een vuistdikke stapel ongeopende blauwe enveloppen.

Maar ik werd natuurlijk wél ondernemer en eind april was het dan zover. Zuchtend bekeek mijn vader de inhoud van mijn schoenendoos. Hieruit werd pijnlijk duidelijk dat de meeste van mijn werkoverleggen plaatsvinden tijdens een maaltijd van drie gangen met excessief drankgebruik. Op mijn vaders opmerking dat al deze afspraken in geval van een controle dan toch hopelijk netjes in mijn agenda te vinden zouden zijn, mompelde ik iets onverstaanbaars terug. Mijn kledingbonnen werden rücksichtslos verfrommeld, aangezien ‘werkkleding’ alleen opgaat als het aantoonbaar voor werk is – bijvoorbeeld kleding bedrukt met een logo of veiligheidsschoenen. Halverwege de doos verscheen een aankoopbon van een agenda, waarop mijn vader uitriep: „Zowaar, eindelijk kantoorkosten!”

Enorme opluchting

Terwijl ik alles in een Excelbestand zette, kreeg ik de basisinstructies voor een digitale administratie, bestaande uit (genummerde) bonnen voor de verschillende kostenposten en mijn verstuurde facturen. De uitkomst: dankzij de zelfstandigenaftrek (7.280 euro) en de daarbij opgetelde startersaftrek (2.123 euro) was mijn winst in 2015 van een dergelijk mager kaliber (2.819 euro) dat ik na de heffingskorting geen inkomstenbelasting hoef te betalen.

Aangezien ik mijn vaders advies om te allen tijde een derde van mijn inkomen opzij te zetten hardnekkig in de wind heb geslagen, was dit een enorme opluchting.

Helaas hebben niet alle 100.000 zzp’ers die elk jaar starten een boekhouder als vader. Er zijn dan ook ieder jaar mensen die op 1 mei de boel niet op orde hebben: de Belastingdienst verleende in totaal aan bijna 2,7 miljoen mensen vier maanden uitstel voor het indienen van de belastingaangifte over 2015. Vorig jaar waren dat er nog iets meer. Maar zelfs voor wie die mogelijkheid heeft laten schieten, is er nog geen man overboord. Pas als je ná de laatste termijn op de aanmaning nog geen aangifte hebt gedaan, kan een verzuimboete van 369 euro worden opgelegd.

Mijn kledingbonnen werden rücksichtslos verfrommeld

In mijn geval was de hulp van een boekhouder bij de aangifte absoluut aan te raden, zeker omdat het de eerste keer was. Ik was bijvoorbeeld slecht op de hoogte van de kosten die ik wel of niet kon opvoeren. Maar wat moet je uitbesteden en wat niet?

Wie zelf een basisadministratie aanlegt – een digitaal overzicht van kosten en inkomsten – kan ofwel zelf aangifte doen of het overzicht bij een boekhouder aanleveren. Dat laatste is beduidend goedkoper (vanaf 75 euro per aangifte) dan een schoenendoos vol bonnetjes afleveren. Veel boekhouders rekenen een uurtarief.

Voor het bijhouden van de administratie kan een boekhoudprogramma als Moneybird of Gekko uitkomst bieden. Die laatste bestaat uit een website en bijbehorende app en is ontwikkeld door twee Amsterdammers die zelf behoefte hadden aan een goed financieel systeem voor freelancers. Hun motto: „We houden ook niet van de administratie. Daarom maken we het simpel.” Met de app kun je foto’s maken van je bonnen en desgewenst je autoritten en uren bijhouden. Op de website maak je eenvoudig facturen. De basis-apps zijn gratis, voor extra’s zoals een automatische btw-berekening moet worden betaald.

De Belastingdienst zelf geeft geen advies over het wel of niet nemen van een boekhouder. Als de aangeleverde gegevens maar kloppen. Harde cijfers over hoeveel ze controleren of beboeten geeft de Belastingdienst niet, maar, zo verzekeren ze: „We controleren wel degelijk.” Als bij controle je administratie niet op orde is, maakt de Belastingdienst allereerst een schatting van je inkomen. Vervolgens mag je zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Toch geruststellend: als slordige zzp’er word je niet direct het gevang in geslingerd.