‘Gemeenten worstelen met digitaal archiveren’

Verouderde informatie op floppy’s, taperecorders of cd-roms maakt informatie moeilijk vindbaar of überhaupt niet meer toegankelijk, meldt Binnenlands Bestuur.

Een cd-speler van Philips uit 1982, foto ter illustratie. ANP

Gemeentelijke archieven benen de digitale revolutie lang niet altijd bij. Het vakblad Binnenlands Bestuur ondervond bij een steekproef dat de ruime meerderheid van de 26 ondervraagden informatie mist in archieven, doordat gegevens op een verouderde wijze zijn opgeslagen op bijvoorbeeld floppy’s of taperecorders. Het maakt informatie moeilijk vindbaar, doorzoekbaar of überhaupt niet meer toegankelijk.

Binnenlands Bestuur hield een steekproef onder 26 eindverantwoordelijken van gemeentelijke archieven. Aan het onderzoek deden onder andere Rotterdam, Utrecht, Breda en Eindhoven mee. De helft van de ondervraagden gaf tegenover het vakblad aan ‘soms’ of ‘vaak’ problemen te hebben met het behouden van informatie. Zowel verouderde bestanden als software en hardware waarmee ze gelezen worden, geven problemen. Floppy’s, cd/dvd-drives, taperecorders en verouderde versies van Windows werden bijvoorbeeld genoemd.

Volgens de Archiefwet moet informatie die door de gemeenten is aangemerkt voor permanente bewaring na maximaal twintig jaar zijn verhuisd naar archiefbewaarplaatsen, waar de informatie voor iedereen beschikbaar is. Volgens ongeveer de helft van de respondenten zijn ambtenaren zich niet genoeg bewust van het belang van goede archivering.

Bitrot en reference rot

Twee van de ondervraagde gemeenten gaven aan dat hun archiefmateriaal wordt geplaagd door het verschijnsel ‘bitrot’. Dat is een verzamelterm voor redenen waardoor programma’s steeds minder goed werken. Tien van de 26 gemeenten kozen bij deze vraag voor het antwoord ‘onbekend’, wat er volgens Binnenlands Bestuur op kan wijzen dat meer gemeenten hier in werkelijkheid last van hebben.

Naast verouderde software, is het in de wetenschap zogeheten ‘reference rot’ een uitdaging voor gemeenten. Daarbij is de informatie beschikbaar via een url verouderd, of de webpagina niet meer toegankelijk. Om te voorkomen dat de volledige geschiedenis van gemeentelijke websites verdwijnt, worden veel gemeentelijke websites gearchiveerd door (soms lokale) bibliotheken. De Koninklijke Bibliotheek in Den Haag is al in 2007 begonnen met het archiveren van websites.