De juiste mensen op de juiste plaats

Hoe leid je de organisatie van een wielerevenement met wereldallure in goede banen? „Het is hectisch.”

Sfeerbeeld van het Marktplein in Apeldoorn tijdens de ploegenpresentatie voor de 99e editie van de Giro. Foto Vincent Jannink / ANP

De Italianen bellen. Of er niet toch nog plaats is voor drie extra televisiewagens vlak bij de start van de Giro in het Omnisport. Joep van der Voort zegt niets toe, maar belt met zijn technisch producent. Of hij de technische tekening kan nakijken en zonodig kan aanpassen.

Extra wagens betekent extra dranghekken. En daar was al zestig kilometer van besteld. Extra spullen is een extra factuur. Die moet Van der Voort, coördinator logistiek van Giro Gelderland, laten opstellen en indienen bij de provincie. Daar zit dan weer iemand die het verder oppakt. Aan Van der Voort de taak om de juiste mensen op de juiste plaats te zetten. Doet hij dat niet, wordt hij gek. Hij houdt duizend ballen tegelijk hoog – „echt duizend”. Laatst zag hij een lijstje met meest stressvolle banen: de brandweerman stond op nummer één, daarna kwam de eventmanager.

De technisch producent hangt aan de lijn. Het gras bij Omnisport in Apeldoorn is te lang. Van der Voort: „Kan er iemand het gras gaan maaien?”

In de nacht van dinsdag op woensdag is hij in Apeldoorn als vier voetgangersbruggen worden aangelegd door een mammoettrailer. Van der Voort leverde alles, tot de constructietekeningen aan toe.

Hij werd pas in november door Giro Gelderland gevraagd om de boel te komen redden. Aanvankelijk was gekozen voor een team beleidsmedewerkers van de provincie en gemeenten. Maar na de zomer werd organisator RCS zenuwachtig. Zo zou de operatie niet slagen. Inmiddels loopt alles op rolletjes. Het is voor de Limburger niet de eerste keer dat hij een dergelijk evenement van A tot Z voorbereidt. Hij regelde ook de logistieke operatie van het WK wielrennen in Valkenburg, 2012.

Hé, daar komt een mail van de Italianen binnen. Of ze de ploegenpresentatie op het podium van de Genesis’ Turn It On Again-tour een paar uur extra kunnen repeteren. Zo zijn de Italianen, zegt Van der Voort. Veranderingen, chaos. Voor hem betekent het een halve dag extra werk, want uren eerder opbouwen met een team van honderd man, vrachtwagens die eerder door het centrum van Apeldoorn moeten met meters kabels en 150 DIXI-toiletten.

Tuurlijk kan dat, schrijft de coördinator logistiek. Voor de Giro alles.