Hoe de vlag hangt zegt alles over de verhoudingen

Wanneer moet aan protocol worden vastgehouden en wanneer juist niet? Beatrix wijzigde het, koning Willem-Alexander hield er recent juist bewust aan vast.

De rode loper van de Poolse kanselarij in Warschau werd gisteren een laatste keer gereinigd, vlak voor een ontvangst van de Deense premier. FotoKacper Pempel/REUTERS

Toen Gilbert Monod de Froideville zo’n anderhalf jaar geleden door Den Haag fietste, viel hem iets vreemds op. In de ambassadewijk hingen zowel voor het Duitse als Franse gezantschap de Europese vlaggen niet meer in tweede, maar in eerste positie. De blauwe vlag met sterrenkrans was, vanaf de straat gezien, niet rechts van de nationale vlag opgesteld, zoals te doen gebruikelijk, maar links daarvan.

De gemiddelde Hagenees zou het vermoedelijk allemaal niet opgevallen zijn. Maar de oud-ceremoniemeester van koningin Beatrix en (dus) kenner van protocol, raakte geïntrigeerd door de gewijzigde opstelling. Monod ging op onderzoek uit. Even later was hij in Santo Domingo, in de Dominicaanse Republiek. Daar zag hij voor de Franse ambassade de nationale tricolore juist weer in de meest prominente positie hangen.

Monod concludeerde : in Den Haag en andere Europese steden werd door Duitse en Franse ambassades waarschijnlijk een statement gemaakt. „Duitsland en Frankrijk deden dit alleen binnen de EU. De gewijzigde vlagopstelling was waarschijnlijk ingegeven door hun verlangen om hun belangrijke rol binnen de EU kracht bij te zetten.”

Vlagvertoon, protocol, etiquette, ceremonies, ze staan centraal in het maandag gepresenteerde boek An Expert’s Guide to International Protocol. Best Practices in Diplomatic and Corporate Relations. Daarin proberen Monod en Mark Verheul, beiden actief als consultants en trainers op dit gebied, de betekenis en werking van protocol onder de aandacht te brengen. En afwijkingen daarvan te interpreteren, zoals het vlagvertoon in Den Haag.

Ze schreven het boek niet alleen voor overheden, maar ook voor organisaties die een groeiende interesse in het onderwerp hebben: bedrijfsleven en semi-overheidsorganisaties zoals in de gezondheidszorg en de kunst. Tijdens een skypegesprek met de twee auteurs die op dat moment in Chicago verkeren voor de presentatie van hun boek aldaar, vertelt Verheul, chef protocol van de gemeente Den Haag. „Protocol doet al snel denken aan monarchieën, staatshoofden, strakke regels, keurslijf en dergelijke. Maar als je het relatiebeheer noemt, strategisch netwerken waarvoor protocol een model kan bieden, ja, dan valt voor veel mensen het kwartje. Voor veel instellingen wordt het dan interessant.”

Met name na de bankencrisis en bezuinigingen in de collectieve sector zijn instellingen meer gaan nadenken over de relaties met hun omgeving en klanten, zegt Verheul. Na het geschonden vertrouwen proberen banken zorgvuldiger om te gaan met hun klanten. Musea en schouwburgen die subsidies verloren, gingen meer investeren in presentaties voor hun bezoekers. In plaats van de laatsten meteen naar hun plaatsen te dirigeren, werden ze uitgenodigd voor een kopje koffie of borrel vooraf, of een voorbeschouwing. „De manier waarop monarchieën van oudsher hun relaties inrichten, kon daarbij als voorbeeld dienen”, aldus Verheul.

Een goed samenstel van regels en afspraken, zegt Monod, voorkomt conflicten en helpt partijen van allerlei praktische problemen af die anders onnodig veel tijd, energie en wellicht irritaties kosten. Wie zit waar? Wie staat waar op de foto? Wie neemt het eerst het woord? Daarmee draagt het protocol bij aan een goede sfeer tussen partijen. Een beetje zoals goede diplomatie dat doet. De twee auteurs halen in hun boek Sir Winston Churchill aan, die daarover ooit zei: „Diplomacy is the art of telling people to go to hell in such a manner that they ask for directions.

Toch kan protocol in zijn tegendeel verkeren, en andersom- ook onbehaaglijke momenten scheppen, of zelfs irritaties veroorzaken. Zo staat het keizerlijk hof in Tokyo, waaraan koning Willem-Alexander oktober 2014 een bezoek bracht, bekend om zijn zeer strakke regels. Onveranderlijkheid hoort daar ook bij.

Oranjes vernieuwingsgezind

Volgens Monod toonde juist het Nederlands Koninklijk Huis zich echter vernieuwingsgezind en bracht innovaties aan in delen van het protocol die als achterhaald werden gezien. Als voorbeeld noemt hij de zogeheten contraprestatie die koningin Beatrix invoerde. „Voor die tijd bood het Nederlandse staatshoofd altijd een tegendiner aan tijdens een staatsbezoek in het buitenland”, vertelt Monod. „Dat vergde het overbrengen van alle servies naar het gastland. Bovendien zat je dan vaak naast de mensen waar je bij het diner van de gastheer ook al naast had gezeten. Beatrix ontwikkelde de contraprestatie, een cultureel evenement zoals een concert, dansvoorstelling of tentoonstelling. Dat had als voordeel dat je veel meer mensen kon uitnodigen en van gezelschap kon wisselen. Bovendien gaf je kunstenaars de kans zich te presenteren. Andere landen zoals Jordanië hebben dit daarna van ons overgenomen.”

Maar al te veel vernieuwing is ook weer niet goed, stellen de auteurs. De continuïteit van ceremonieel en protocol kan zijn voordelen hebben. Het biedt vastigheid in onzekere tijden.

Dat werd een paar weken geleden nog eens duidelijk, vertelt Verheul. Koning Willem-Alexander bracht een - lang van te voren gepland - bezoek aan de Schilderswijk in Den Haag. De dag na de aanslagen op Zaventem en de Brusselse metro. De vorst liet zich filmen tussen bezoekers en bewoners van de Haagse Markt. „Het bezoek fungeerde als positief voorbeeld hoe dit soort evenementen, ondanks de angst voor terreur, gewoon door kan gaan”, aldus Verheul.