Daar is het volgende probleem

Foto Olivier Middendorp

Toen het Europagebouw net klaar was, zaten er opeens overal spinnen. Kwam door de nieuwe verf, concludeert Han-Maurits Schaapveld (58) achteraf. Het werd flink schoonmaken en spuiten.

Schaapveld is verantwoordelijk voor de organisatie van het EU-voorzitterschap. Van grote lijnen tot details: locatie, vervoer, beveiliging, stopcontacten. Een jaar was hij met de voorbereiding bezig, nu is het, als gastheer, opletten en inhaken.

Veilig, innovatief, sober en gastvrij – dat was de opdracht. In die laatste woorden schuilt de paradox en dus de uitdaging. Je wilt binnen het budget blijven (46 miljoen) maar ook dat mensen onthouden waar ze zijn geweest. Dat ze thuis zeggen: het was goed bij de Nederlanders, we gaan nog eens terug.

Dat zit hem in de inhoud, zegt Schaapveld, maar ook in de omstandigheden. De vergaderzalen moeten prettig aanvoelen, het gebouw indrukwekkend (maar niet luxe). Het „wow-effect”, noemt hij dat.

Als hij de verschillende zalen van het Europagebouw laat zien (tien in het tijdelijke gedeelte, zes in het vaste) valt zijn oog op van alles wat niet klopt. Een bronskleurig bordje: ‘De directie van het Marineterrein is niet aansprakelijk voor diefstal’. „Dat is oud.” Een modderpoel naast de uitgang die ambtenaren nemen. „Dat moet er netjes uitzien. Desnoods gooien we er een boel houtsnippers overheen.” Een thermostaat die te hoog hangt. En, het vervelendst: aardig wat mieren. „Daar hebben we het volgende probleem.”

Nederlandse ambassadeurs vergaderden als eerst in het gebouw en gaven commentaar. Op verzoek, want dat soort zaken hoor je het liefst van je eigen mensen. De cappuccino bleek niet warm genoeg, tassenhaakjes ontbraken in wc’s. Ergens scheen een licht in een gezicht.

De grootste uitdaging was tijd. Je zit met aanbestedingsregels, bedrijven kunnen een kort geding aanspannen. En er zijn praktische zaken, veel details. De spanning tussen het reserveren (doet de organisatie) en het boeken van hotels (doen de gasten). Ministers die niet met elkaar in de boot naar het terrein willen. Gladde steigers, waar matten moeten komen. Een rookruimte met een trapje, en een rokende minister die in een rolstoel zit.

Voor dit werk moet je resultaatgericht zijn, duidelijk en een beetje kunnen duwen als dat moet, zegt Schaapveld, die vroeger ambassadeur in Ouagadougou was en eerder de cyberconferentie en nucleaire top organiseerde in Den Haag. Uiteindelijk zet je met je team wat moois neer. Daar doe je het voor: „Dat wow-effect.”