Te duur om alles zelf te doen

Een baas kan zich niet overal mee bemoeien. Omdat hij daar echt te veel voor verdient, bijvoorbeeld. „Als je niet delegeert, heb je te weinig tijd om na te denken over belangrijke zaken.”

Illustratie Anna Klevan

Hij knapt graag dingen in z’n eentje op. Een manusje-van-alles, zo omschrijft Taco Oosterkamp zichzelf. Liever zelf doen dan nadenken over hoe je het aan anderen moet overdragen en uitleggen.

Het is een valkuil, dat weet hij. Want het is lastig vol te houden – zeker als er iets misgaat. Voor hij het wist was-ie alleen nog aan het puinruimen. Dat leek weinig efficiënt – en daar houdt Oosterkamp (43) niet van. Hij verdiept zich namelijk al jaren in zo productief mogelijk werken. Hij schreef een boek over omgaan met e-mail (Elke dag je hoofd en inbox leeg) en geeft er cursussen over aan managers, ondernemers en andere bazen.

En ook zij vinden delegeren vaak maar lastig, merkte hij. „Als ik vraag waarom, dan komen steeds dezelfde antwoorden. ‘Mijn team werkt langzamer dan ik. Ze werken niet goed genoeg. Het kost meer tijd om het uit te leggen dan om het zelf even te doen.’ Het team is bijna altijd het probleem.”

Oosterkamp moet erom lachen. „Dan vraag ik: maar weet je zeker dat je zelf niets fout doet? Want het kan toch niet zo zijn dat er in Nederland helemaal geen goede werknemers rondlopen?”

Oosterkamp kwam tot een andere conclusie: bazen moeten beter leren om werk uit te besteden. Hij schreef er een boek over: Schaamteloos delegeren.

Je bent zelf te duur

Waarom is delegeren zo belangrijk? Geld is een goede reden, zegt Oosterkamp. „Je bent als leidinggevende eigenlijk te duur om je met algemene taken te bemoeien. Maar nog belangrijker: als je het niet delegeert heb je te weinig tijd om na te denken over belangrijke zaken.” Hoe een team functioneert, bijvoorbeeld, of wat op de lange termijn in het bedrijf moet gebeuren.

Wat natuurlijk niet wil zeggen dat een baasniet hoeft te weten wat er in zijn bedrijf of organisatie speelt. Het idee is dat hij er niet actief mee bezig bent als dat niet nodig is. Oosterkamp: „Ik hou zelf bijvoorbeeld een complete lijst bij met alles waar ik nog op zit te wachten. Als er dan iets fout gaat, kan ik ingrijpen, als alles goed gaat hoef ik niets te doen.”

Op die manier kan een leidinggevende ook goed bijhouden wat er allemaal niet goed is gegaan. Als je een goede ‘delegeerder’ wilt worden moet je daarop ook terugkomen, volgens Oosterkamp. „Anders vragen mensen zich af wat zo’n opdracht eigenlijk waard is.” (‘Werknemerscynisme’ noemt hij dat.) En het zou zomaar kunnen dat ze de volgende keer eerst even wachten met het uitvoeren van een nieuwe taak. Zo ontstaat een team dat niet goed functioneert en niet betrouwbaar is, zegt Oosterkamp. (En vraag je eens af: zou je zo’n club mensen graag belangrijke dingen laten doen?)

Maar wat zoeken managers, directeuren en andere bazen dan wel in werknemers? Aan wie delegeren ze graag?

Vaak hebben ze daar niet zo’n helder beeld van, zegt Oosterkamp. Maar als je doorvraagt zoeken bazen naar mensen die betrouwbaar zijn, met oplossingen voor problemen komen, in plaats van ze alleen te benoemen (pro-actief, dus), en dat goed onder woorden kunnen brengen.

Binaire e-mail

Het leuke is dat je dat als leidinggevende zelf kunt sturen, merkte Oosterkamp. Bijvoorbeeld door een betere omgang met e-mail. „Als je per dag zeventig mails van je eigen team krijgt, dan heb je geen tijd meer voor andere dingen.” Daarom raadt Oosterkamp ‘binaire e-mail’ aan, mailtjes waar je alleen met ja of nee op kunt antwoorden. Het dwingt mensen om alvast na te denken over een oplossing: je kunt geen ja of nee antwoorden op een mail waar alleen een probleem in wordt benoemd.

Fijn voor de baas, die is minder tijd kwijt aan mailen. Maar ook fijn voor werknemers, merkte Oosterkamp toen hij in zijn eigen bedrijf omschakelde naar dit systeem. „Vaak antwoord je met ja. De meeste mensen snappen namelijk prima wat ze aan het doen zijn, ze willen je hun oplossing alleen nog even voorleggen.”

En veel ‘ja’s’ geven veel vertrouwen: leidinggevenden durven meer taken over te laten aan werknemers, die dan weer meer zelf durven doen.