Zó voorkom je een propvolle inbox na de kerstvakantie

Propvolle inbox voorkomen? Denk voor je kerstvakantie hieraan.

iStock

Heerlijk natuurlijk, die vrije dagen met Kerst en nieuwjaar. Jammer alleen dat langere afwezigheid van werk leidt tot een uitpuilend Postvak IN. Ieder jaar stijgt het aantal e-mails dat werknemers ontvangen, en vinden zij de inhoud daarvan steeds nuttelozer. Hoe moet je omgaan met die mailstroom, zodat je na de vakantierust niet meteen overspannen bent?

1. Filter je e-mails

Eigenlijk is deze tip overal terug te vinden: laat je e-mailprovider automatisch mails met bepaalde inhoud opbergen in mapjes. Jeroen Engelaer is eigenaar van Proficiency, een bedrijf dat cursussen geeft over e-mailmanagement. Naar eigen zeggen is hij een groot voorstander van de optie ‘regels’ bij Outlook. Daarmee kun je automatisch bepaalde e-mails, zoals die aan het hele bedrijf, in een mapje plaatsen of verwijderen.

Mails als nieuwsbrieven en groepsgesprekken verliezen hun waarde als je langere tijd weg bent. Berg daarom bijvoorbeeld nieuwsberichten in hetzelfde mapje op; door dat overzicht kun je makkelijk aandacht geven aan de laatst ontvangen e-mails. Die zijn het meest relevant.

2. Snel door nutteloze berichten

Zakenblad Forbes raadt aan om elke vakantiedag tien minuten in je Postvak IN te kijken. Sommige berichten zijn onbelangrijk en kun je meteen weggooien, andere kun je binnen een minuut verwerken door korte antwoorden. Dmitri Leonov van e-mailmanagementsysteem Sanebox zegt tegen tijdschrift Fast Company dat je met deze snelle acties wel 75 procent van je inbox kunt leegmaken.

Een andere optie is om bepaalde e-mails, zoals die van je baas, automatisch door te sturen naar je privé mailadres. Zo houd je dringende e-mails in de gaten, zonder naar andere te kijken. Engelaer is van beide opties geen voorstander: “Mensen willen tegenwoordig niks missen, maar ze hoeven niet altijd bereikbaar te zijn.”

3. Conversaties afsluiten

Alexandra Samuel, auteur van het boek Work smarter, rule your email, raadt in een interview met Fast Company aan om de drie dagen voor je vakantie weinig mails te sturen. Zo heb je minder antwoorden als je terugkomt van vakantie.

“Hoewel je best belangrijke berichten zoals eindejaarsrapporten mag sturen, kun je beter geen nieuwe gedachten over projecten opperen aan je baas. Behalve als je daar tijdens je vakantie graag wat dieper op ingaat.”

4. Strategische autoresponder

Als je een paar dagen weg bent, vertel je in een automatisch bericht wanneer iemand je antwoord kan verwachten. Engelaer:

“Een heel drastisch voorbeeld zijn de mensen die in hun automatische antwoord zeggen dat de e-mail automatisch wordt verwijderd. De contactzoeker mag dan na de datum van terugkomst een nieuw bericht sturen. Zo is je inbox écht helemaal leeg na de vakantie.”

Forbes raadt aan om de autoresponder drie extra dagen te laten lopen. Kom je terug op 4 januari? Schrijf dan dat je collega’s, klanten en baas rond 7 januari antwoord krijgen. Zo maak je eventueel zelfs indruk; wellicht reageer je ruim voor de deadline.

5. E-mails uitbesteden

Een andere tip van Engelaer is om een collega of een ondergeschikte toegang te geven tot je inbox. Die kan voor jou in de gaten houden of er belangrijke berichten zijn, en je in dat geval op de hoogte brengen.