Plannen om van te smullen

Bij een bedrijf waar ik werkte moest elke afdeling jaarlijks in december een lijst met voorgenomen projecten maken. Daar kreeg je vervolgens budget voor. Meestal was een jaar later dat budget op, terwijl lang niet alle projecten waren gedaan. (Die werden dan gewoon opnieuw op de lijst voor het volgende jaar gezet. En daar kwam dan ook gewoon weer budget voor. No questions asked.)

Een paar jaar geleden bleek uit onderzoek van Market Response dat mijn oude werkgever het eigenlijk nog best aardig deed. Van alle Nederlandse organisaties die jaarplannen maken (en dat doet 95 procent), gebruikt slechts 51 procent ze ook echt. En uiteindelijk blijkt slechts 9 procent van de plannenmakers zijn goede voornemens ook ‘werkend’ te krijgen. Daarmee werd in het onderzoek bedoeld dat het plan bekend is bij de werknemers en dat het de organisatie helpt om haar doelen te bereiken.

Waarom maken we eigenlijk al die plannen, vraag je je af. Volgens mij is een belangrijke reden dat we plannen maken gewoon lekker vinden. Het lijkt alsof je iets nuttigs doet, zonder dat je enig risico loopt. Het is de professionele variant van dagdromen.

Mensen zijn mooie wezens. We genieten niet alleen van eten, drinken en vrijen. We smullen ook van een goed idee, een nieuwtje, een verrassend inzicht en dus ook van een mooi plan. Snoepjes voor de geest.

Onderzoek laat zien dat plannen maken zelfs zo fijn kan zijn dat elk gevoel van urgentie verdwijnt en we niet meer uit de startblokken komen. Sterker nog: dit gevoel van tevredenheid kan zo groot zijn dat we onszelf willen belonen voor het maken van een plan. Eigenlijk voor niets dus.

Deze processen worden versterkt wanneer we onze plannen delen met anderen en zij daar positief op reageren. Het voedt de illusie dat we al een eind onderweg zijn.

Het is speculatie, maar het zou mij niet verbazen wanneer er jaarlijks enkele directies zo tevreden zijn over hun goede voornemens dat ze zichzelf alvast maar een salarisverhoging gunnen.

Kan dat ook anders?

Een oplossing is minder tijd besteden aan het vergaderen over en het opschrijven van plannen, en meer aan proberen, reflecteren en bijsturen. Een interessante methode voor het maken van hele dunne, effectieve plannen is de OKR-aanpak die Google al vanaf 1999 gebruikt.

OKR staat voor ‘Objectives’ en ‘Key Results’. Oftewel: doelen en kernresultaten. In een paar regels graag. Een doel moet in deze aanpak ambitieus zijn en mag redelijk algemeen geformuleerd worden. Bijvoorbeeld: een zoekmachine gebruiksvriendelijker maken. De kernresultaten moeten echter concreet, specifiek en meetbaar zijn. Bijvoorbeeld: de resultatenpagina 30 procent sneller laten zien, een visueel onderscheid tussen zoekresultaten en reclame, et cetera.

Google heeft een paar bedrijfsbrede OKR’s, die vervolgens per afdeling, per team en per individu worden omgezet in eigen doelen en resultaten. Iedere werknemer moet zo’n vijf OKR’s per kwartaal opstellen en afwerken en daarna zichzelf beoordelen. Met een getal tussen de 0,0 en 1,0 geef je aan hoe goed je hebt gepresteerd. Een score van 0,6 tot 0,7 geldt als goed.

Misschien ga ik dat werken met OKR’s ook eens proberen. Minder papier, meer doen. Dat klinkt als een plan. Lekker!