Die handelsmissie naar Japan? Dat is een communicatief mijnenveld

120 Nederlandse bedrijven zijn deze week met premier Rutte op handelsmissie in Japan. Maar de zakelijke cultuurverschillen tussen Nederlanders en Japanners zijn erg groot. Waar moeten de bedrijven op letten, bij diners en in de taxi?

Foto ANP

Met 120 bedrijven in hun kielzog bezoeken premier Mark Rutte en minister Henk Kamp deze week Japan. Er zijn diners gepland, bezoekjes aan fabrieken en natuurlijk moeten er deals gesloten worden. Waar moeten de bedrijven op letten bij het zakendoen?

Op nogal veel, zo blijkt. De Amerikaanse hoogleraar Erin Meyer is een autoriteit op het gebied van zakelijke cultuurverschillen. Op de schema’s die Meyer gebruikt om cultuurverschillen aan te geven, staan Nederland en Japan het verst uit elkaar. Dat betekent dat de onderlinge omgangsvormen en gewoontes sterk verschillen en de kans op misverstanden groot is. Dat wordt oppassen geblazen dus voor Rutte en consorten tijdens die etentjes.

Communicatie

Nederlanders communiceren nogal expliciet, terwijl bij Japanners de boodschap tussen de regels ligt, meer dan bij elk ander volk.

Schema uit besproken boek

Schema’s uit The Culture Map (2014), Erin Meyer

Daar kan Arco van der Hout over meepraten. Hij is tuinbouwconsultant, doet al vijf jaar intensief zaken met Japanners en verhuisde vorig jaar naar het Aziatische land.

“Japanners kunnen het een zeggen en het ander bedoelen. Vaak ligt de werkelijke boodschap verscholen in de lichaamshouding, een stilte of misschien een zacht kreuntje.”

Bij homogene culturen die lang zijn afgesloten van de rest van de wereld, zoals Japan, is de hang naar impliciete communicatie het sterkst, zegt organisatie- en gedragspsycholoog Meyer. Japanners delen duizenden jaren geschiedenis, waarin contact met buitenlanders ook nog eens lange perioden verboden was. “Gedurende deze duizenden jaren zijn mensen bijzonder goed geworden in het oppikken van elkaars boodschappen - de lucht lezen”, aldus Meyer.

Landen als de VS, maar ook Nederland, zijn daarentegen gevormd door een grote instroom van immigranten, met hun eigen gebruiken en taal. Daardoor leerden Nederlanders en Amerikanen al snel boodschappen zo expliciet mogelijk te formuleren, met weinig ruimte voor ambiguïteit.

Leiderschap

Nederland is een van de meeste egalitaire landen ter wereld, terwijl Japan extreem hiërarchisch is ingesteld.

culture-map-leading

Dat was wel even wennen, vertelt Van der Hout.

“Bij een zakendiner wordt een leider aangewezen, bijvoorbeeld de CEO van een bedrijf. En die bepaalt dan wat je eet, hoeveel je drinkt en wanneer het is afgelopen.”

Stap je na het etentje in de taxi, dan hangt je zitplaats af van de onderlinge verhoudingen. De belangrijkste persoon, een topman of de buitenlandse gast, zit achter de chauffeur. De persoon die erna komt in de rangorde mag naast hem zitten op de achterbank. En de stoel naast de chauffeur is gereserveerd voor de persoon die in de pikorde het laatste komt. Van der Hout relativeert: “Als je je daar als westerling niet aan houdt, zullen de Japanners het je echt wel vergeven.”

Vertrouwen

Vertrouwen ontstaat in Nederland op basis van werkprestaties, houdt iemand zich aan de afspraken? Bij Japanners is vertrouwen opbouwen een langdurig proces waar veel ontmoetingen voor nodig zijn.

culture-map-trusting

“Je moet geduld hebben”, zegt Van der Hout. “Wil je een deal sluiten dan werkt de harde aanpak niet, zo van take it or leave it. De eerste ontmoeting is vaak alleen bedoeld om informatie over elkaar uit te wisselen. Dat gaat bijvoorbeeld met het overhandigen van visitekaartjes waarvan de details uitgebreid worden besproken.”

De volgende bezoekjes zijn volgens Van der Hout voor het opbouwen van vertrouwen en gaan vaak gepaard met etentjes.

“Pas bij de derde of vierde ontmoeting heb je dan de kans een deal te sluiten. Maar als dat lukt, is het ook een gedane zaak en heb je een langdurige zakenrelatie opgebouwd.”

Onenigheid

Nederlanders zijn gewend hun emoties te laten zien en openlijk het conflict aan te gaan. Japanners stellen harmonie boven conflict en doen er alles aan om gezichtsverlies bij zichzelf én de ander te voorkomen.
fculture-map-disagreeing

Van der Hout ondervindt het dagelijks:

“Ik ben een man van emoties, maar aan de reacties van mijn Japanse collega’s merk ik wel dat het ongepast is als ik mijn stem verhef. Gelukkig accepteren ze het ook wel van een buitenlander.”

Ook ingewikkeld: Japanners zeggen uit respect voor hun gesprekspartner nooit ‘nee’. Van der Hout: “Stel, ik vraag of ik volgende week een contract op mijn bureau kan verwachten. Als dat niet gaat lukken kijken Japanners een beetje bedenkelijk, ze laten een lange stilte vallen, of ze veranderen zomaar het onderwerp van gesprek. Dan moet je dus concluderen: dat gaat ‘m niet worden.”