Mindful e-mailen? Ja, dat kan dus

Néé, mindfulness is niet zweverig, zegt de Deen Rasmus Hougaard. Hij geeft mindfulnesstrainingen aan bedrijven als Google en Ikea. Doel: productiever werken.

Foto Hollandse Hoogte

Ze dacht aan een boterham met pindakaas. Nou ja, dat probeerde ze. Wat er misging? Een heleboel, zegt de vrouw. Ze wilde zich voorstellen hoe ze die boterham stond te smeren, maar er kwamen allemaal andere gedachten voorbij. De e-mail die ze nog moet versturen. Haar afspraak van vanmiddag. En toen werd ze afgeleid door dat rare, suizende geluid – wat was dat toch, de verwarming? Op het laatst dacht ze eigenlijk alleen nog maar: ‘Goh, ik heb eigenlijk best wel trek.’

„Heel goed”, zegt Rasmus Hougaard. De 41-jarige Deen glimlacht nog iets breder dan hij al deed. De eerste oefening van deze workshop heeft het beoogde resultaat bereikt: iedereen ziet in dat het vrijwel onmogelijk is om één gedachte langer dan een paar seconden vast te houden. Het brein is continu bezig met dingen uit het verleden of die mogelijk nog gaan plaatsvinden, zegt Hougaard, en daarom is het moeilijk om aanwezig te zijn in het ‘hier en nu’. „Onze geest is nu eenmaal een beetje gek.”

Wat is mindfulness eigenlijk? Bekijk deze animatie:

Rasmus Hougaard verruilde het bedrijfsleven – hij werkte onder meer bij Sony – zo’n vijftien jaar geleden voor een carrière gericht op het trainen van mindfulness. Deze methode, die zijn oorsprong heeft in het boeddhisme en meditatie, leert je ‘met aandacht te leven’. Deze week was Hougaard in Nederland voor de promotie van zijn boek Voorsprong door focus. Het is gebaseerd op zijn ervaringen als oprichter van The Potential Project: een organisatie die mindfulnesstrainingen geeft aan bedrijven.

Want mindfulness is al lang niet meer alleen voor new-agegoeroes. Hougaard heeft klanten als Microsoft, Accenture, Google, Nike en Ikea.

Maar wacht even. Vinden al die snelle zakenmensen mindfulness dan geen zweverig gedoe? Natuurlijk krijgt hij wel eens sceptische reacties, zegt Hougaard. „Veel mensen beschouwen mindfulness nog altijd als iets wolligs en mystieks.” Maar zijn trainingen gaan vooral over het verhogen van productiviteit, en met zijn praktische insteek probeert hij dat idee van zweverigheid te bestrijden.

En trouwens, een beetje scepsis vinden ze bij The Potential Project helemaal niet verkeerd. „Het lokt juist interessante discussies uit”, zegt Petra Keuchenius, een van de Nederlandse trainers. Als ze merkt dat de boodschap niet overkomt, dan heeft ze nog wel een trucje. „Je hoeft het niet altijd over mindfulness te hebben. Soms noem ik het gewoon ‘aandacht’, dat werkt net zo goed.”

De reden dat bedrijven hem inschakelen is vrijwel altijd dezelfde, zegt Hougaard. De mensen die er werken zijn overbelast. Niet zo gek, vindt hij, want het moderne kantoorleven verandert competente werknemers in chaotische onderpresteerders. Ze krijgen een oneindige stroom aan informatie over zich heen, worden voortdurend afgeleid, staan onder grote druk en altijd ‘aan’.

We kunnen niet multitasken

In een powerpointpresentatie laat hij zien wat er misgaat. Door de voortdurende afleiding en overvloed aan informatie schiet ons brein in de multitaskstand, het probeert aan alles tegelijk aandacht te besteden. Maar echt multitasken kunnen we helemaal niet, zegt Hougaard.

Even voor de duidelijkheid: dat betekent niet dat mensen maar één ding tegelijk kunnen. Bepaalde handelingen – neem wandelen en praten – gaan prima samen. Hougaard: „Die handelingen verrichten we voor een groot deel onbewust.” Maar ons op twee (of meer) ingewikkeldere zaken bewust richten, dat kunnen we neurologisch gezien niet aan.

Toch proberen we dat wel. En we denken dan misschien dat we multitasken, maar we zijn eigenlijk bezig met wat met een lelijke term ‘taakwisseling’ of ‘serieel tasken’ heet: onze aandacht snel verleggen van de ene taak naar de andere.

Dat is misschien wel de slechtst denkbare reactie op een overkill aan informatie. Want continu switchen kost tijd, energie en gaat ten koste van onze creativiteit, zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Adviesbureau McKinsey concludeerde bijvoorbeeld in een onderzoek dat multitaskende mensen niet alleen minder productief zijn, maar ook minder goed in staat om goede beslissingen te nemen.

Waarom blijven we er dan mee doorgaan? Simpel, zegt Hougaard: omdat het verslavend is. In zijn boek verwijst hij naar een studie aan Harvard waarin werd aangetoond dat multitasking zorgt voor een dopamine-injectie in de hersenen. Vanwege die instant beloning is het brein voortdurend op zoek naar snelle, makkelijk uit te voeren taken zoals het beantwoorden van een mailtje of een Whatsapp-bericht. We zijn „action addicts” geworden.

Zo vaak zoeken we wereldwijd op de term ‘mindfulness’ via Google:

Energieslurpende taken

Het mag duidelijk zijn: de menselijke geest heeft een natuurlijke neiging om af te dwalen en met de komst van de computer, smartphone en internet is dat alleen maar erger geworden.

Hoe gaat mindfulness dat veranderen? In zijn boek geeft Hougaard voorbeelden van organisaties die mindfulness op grote schaal hebben ingevoerd. Wat opvalt: zijn tips zijn erg praktisch.

Hij geeft richtlijnen bij dagelijkse, energieslurpende taken zoals e-mailen, vergaderen en plannen. Kies je momenten, beantwoord niet de hele dag je mail. Sta even stil bij waar je precies over wilt vergaderen, in plaats van gewoon zomaar te gaan zitten. Kortom: werk met aandacht.

Een van de resultaten beschrijft Hougaard in zijn boek als het ‘één- seconde-voordeel’. Hij beschrijft een van zijn klanten, een manager bij een financiële instelling, die vroeger altijd automatisch reageerde op prikkels – zodra er een mailtje binnenkwam, las hij het. Als hij een sms’je kreeg, beantwoordde hij dat meteen. Door de training leerde hij een ‘mentale pauze’ van een seconde te nemen. Voordeel: door even de tijd te nemen om na te denken over je respons, voorkom je dat je slachtoffer wordt van je impulsen.

Maar denk niet dat mindful werken betekent dat je dag in dag uit verlicht en stressloos over de werkvloer zweeft. „Bij mindfulness hebben veel mensen een beeld van een vrouw die in kleermakerszit op het strand zit. Dat is het niet. Het is hard werken”, zegt Hougaard. En hij weet ook: „Een volledig leeg hoofd, dat bestaat niet. Nou ja, als we dood zijn misschien.”