Wie delegeert is heus niet lui

Veel leidinggevenden vinden het moeilijk om werk uit handen te geven. Maar je kunt je als baas niet overal mee bemoeien. Omdat je daar zelf te duur voor bent, bijvoorbeeld.

Hij knapt graag dingen in z’n eentje op. Een manusje-van-alles, zo omschrijft Taco Oosterkamp zichzelf. Liever zelf doen dan nadenken over hoe je het aan anderen moet overdragen en uitleggen.

Het is een valkuil, dat weet hij. Want het is lastig vol te houden – zeker als er iets misgaat. Voor hij het wist was-ie alleen nog aan het puinruimen. Dat leek weinig efficiënt – en daar houdt Oosterkamp (43) niet van. Hij verdiept zich namelijk al jaren in zo productief mogelijk werken. Hij schreef een boek over omgaan met e-mail (Elke dag je hoofd en inbox leeg) en geeft er cursussen over aan managers, ondernemers en andere bazen.

En ook zij vinden delegeren vaak maar een lastig klusje, merkte hij. Als ik vraag waarom, dan komen steeds dezelfde antwoorden. ‘Mijn team werkt langzamer dan ik. Ze werken niet goed genoeg. Het kost meer tijd om het uit te leggen dan om het zelf even te doen.’ Het team is bijna altijd het probleem.

Oosterkamp moet erom lachen. „Dan vraag ik: maar weet je zeker dat je zelf niets fout doet? Want het kan toch niet zo zijn dat er in Nederland helemaal geen goede werknemers rondlopen?”

Oosterkamp kwam zelf tot een andere conclusie: bazen moeten beter leren om werk uit te besteden. Hij schreef er een boek over: Schaamteloos delegeren.

Je bent zelf te duur

Waarom is delegeren zo belangrijk? Geld is een goede reden, zegt Oosterkamp. „Je bent als leidinggevende eigenlijk te duur om je met algemene taken te bemoeien. Maar nog belangrijker: als je het niet delegeert heb je te weinig tijd om na te denken over belangrijke zaken.” Hoe je team functioneert, of wat op de lange termijn in je bedrijf moet gebeuren bijvoorbeeld.

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je als baas helemaal niet meer hoeft te weten wat er in je bedrijf of organisatie speelt. Het idee is dat je er niet actief mee bezig bent als dat niet nodig is. Oosterkamp: „Ik hou zelf bijvoorbeeld een complete lijst bij met alles waar ik nog op zit te wachten. Als er dan iets fout gaat, dan kan ik ingrijpen, als alles goed gaat hoef ik niets te doen.”

Op die manier kun je als leidinggevende ook goed bijhouden wat er allemaal niet goed is gegaan. Als je een goede ‘delegeerder’ wilt worden moet je daarop ook terugkomen, volgens Oosterkamp. „Anders vragen mensen zich af wat zo’n opdracht eigenlijk waard is.” (‘Werknemerscynisme’ noemt hij dat.) En het zou zomaar kunnen dat ze de volgende keer eerst even wachten met het uitvoeren van een nieuwe taak. Zo ontstaat een team dat niet goed functioneert en niet betrouwbaar is, zegt Oosterkamp. (En vraag je eens af: zou je zo’n club mensen graag belangrijke dingen laten doen?)

E-mails met een oplossing

Maar wat zoeken managers, directeurs en andere bazen dan wel in werknemers? Aan wie delegeren ze graag? Vaak hebben ze daar helemaal niet zo’n helder beeld van, zegt Oosterkamp. Maar als je doorvraagt zoeken bazen naar mensen die betrouwbaar zijn, met oplossingen voor problemen komen, in plaats van ze alleen benoemen (pro-actief, dus), en dat goed onder woorden kunnen brengen. 

Het leuke is dat je dat als leidinggevende zelf kunt sturen, merkte Oosterkamp. Bijvoorbeeld door een betere omgang met e-mail. „Als je per dag zeventig mails van je eigen team krijgt, dan heb je geen tijd meer voor andere dingen.” Daarom raadt Oosterkamp ‘binaire e-mail’ aan, mailtjes waar je alleen met ja of nee op kunt antwoorden. Het dwingt mensen om alvast na te denken over een oplossing: je kunt geen ja of nee antwoorden op een mail waar alleen een probleem in wordt benoemd.

En veel ‘ja’s’ geven veel vertrouwen: leidinggevenden durven meer taken over te laten aan werknemers, die dan weer meer zelf durven doen: en voilà, er wordt succesvol gedelegeerd.

Waarom bazen alles zelf willen doen...

Vaak noemen leidinggevenden vergelijkbare redenen om te verklaren waarom ze weinig delegeren. Oosterkamp noteerde de argumenten die hij het meest hoorde.

1. Ze denken dat hun team niet goed en snel genoeg is.

2. Ze schamen zich en zijn bang om arrogant gevonden te worden.

3. Ze zien delegeren als een teken van luiheid.

4. Ze denken dat delegeren geld kost.

5. Ze hebben geen tijd om taken over te dragen.

 

...en hoe het eigenlijk zou moeten:

1. Besef dat ‘geen tijd’ op de lange duur een slecht argument is. Juist door taken over te dragen creëer je tijd, zegt Oosterkamp. „We zeggen dat we geen tijd hebben om het de eerste keer goed te doen, maar die tijd hebben opeens wél om alles opnieuw te doen, als het een tweede of derde keer fout gaat.”

2. Niet iedereen vindt dezelfde dingen leuk (of stom). Doe daar iets mee, zegt Oosterkamp. Vraag je team om een lijst te maken met hun ‘top 10 en min 10’. Daarna kun je taken hopelijk beter aan werknemers koppelen.

3. Hou het overzicht. Oosterkamp adviseert om een ‘dashboard’ te maken: een document waar in het kort belangrijke cijfers en taken staan. Zo weet je wat er gebeurt en wat iedereen uitspookt.

4. Als werknemer kun je ook meedenken, door geen vage opdrachten van je baas te accepteren. „Je baas opvoeden”, noemt Oosterkamp dat. Als je iets niet begrijpt, zeg het dan. Zo voorkom je dat je iets gaat doen dat niet de bedoeling was.