Intiem met de klant

Topambtenaren van Veiligheid en Justitie gingen samen met ICT-bedrijven uitwaaien en ‘kennis delen’ op Schiermonnikoog. Nuttig. En ongepast.

Illustratie Pepijn Barnard Illustratie Pepijn Barnard

Op een van de weinige koude dagen van de kwakkelwinter van 2014 verzamelden twee dozijn topambtenaren zich bij de veerboot in het Groningse Lauwersoog. Bestemming: Schiermonnikoog, waar zij twee dagen en nachten gingen confereren in Hotel Van der Werff, de bekendste uitspanning van het Waddeneilandje.

Van de genodigden was ongeveer de helft gekomen. Onder hen: de algemeen directeur Belastingdienst, ICT-bazen van ministeries, de politie, het Openbaar Ministerie, De Nederlandsche Bank, uitvoeringsorganisaties UWV en de Sociale Verzekeringsbank.

Allen hadden in hun functie de handen meer dan vol aan het in goede banen leiden van de – meestal complexe – computersystemen bij hun dienst of ministerie. Maar op de uitwaailocatie, ver van de dagelijkse hectiek, zouden zij zich wijden aan het „uitwisselen van kennis”. Niet alleen onder elkaar, maar in het exclusieve gezelschap van een automatiseringsleverancier en een ICT-adviesbureau.

Mismanagement van automatiseringsprojecten bij de Rijksoverheid was op dat moment een brandbaar politiek thema aan het worden. De parlementaire commissie-Elias was zijn onderzoek gestart naar de vraag waarom ICT-projecten daar zo vaak mislukten. Bijna alle genodigden hadden ervaring met haperende systemen, die te laat waren opgeleverd, te duur waren uitgevallen of niet goed werkten.

Eén oorzaak – publiek geheim in de sector – was dat (top)ambtenaren te weinig tegenwicht boden aan de bedrijven die zij inhuurden om systemen te bouwen. Tijdens de verhoren van de onderzoekcommissie zou blijken dat ambtenaren zich te makkelijk lieten meeslepen door verhalen over ‘samenwerking’ en ‘partnerschap’ met leveranciers. Waar de overheid samenwerking zag, zagen commerciële partijen vooral een manier om meer winst te maken.

Het idee voor de sessie op ‘Schier’ kwam van Pieter Cloo, tussen eind 2012 en maart 2015 secretaris-generaal van het ministerie van Veiligheid en Justitie (V&J). Deze oud-consultant vond dat zijn ambtenaren „uit hun ivoren toren moesten komen, om samen te werken met de markt”. Om dit te stimuleren had hij op een ‘Leveranciersdag’ in november 2013 bedrijven opgeroepen met initiatieven te komen.

Databasebouwer Oracle en adviesbureau Quint Wellington Redwood, gespecialiseerd in het managen van ICT-projecten, meldden zich direct. Een nieuw fenomeen was een feit: de Public Executives sessie.

Topambtenaar Nicole Stolk trok de organisatie naar zich toe. Als plaatsvervangend SG was zij de rechterhand van Cloo, en verantwoordelijk voor de inkoop van goederen en diensten. Ook was (en is) zij als Chief Information Officer eindverantwoordelijk voor automatisering op V&J.

Stolk stuurde enthousiasmerende uitnodigingen naar allerlei topambtenaren. En ze besloot de samenwerking met Oracle en Quint een „terugkerend” karakter te geven: er zouden meer van dit soort bijeenkomsten komen – op het eiland én op haar eigen ministerie.

De tijden dat V&J 50 man naar Barcelona stuurde voor het jaarcongres van ICT-adviseur Gartner – kaartjes à 3.600 euro – waren wat Stolk betreft voorbij. Het charmant-sleetse Hotel Van der Werff paste bij de soberheid die zij propageerde. De ICT’ers zouden – mede dankzij de ironie van een haperende internetverbinding op het eiland – „alle rust [krijgen] voor het overleg met elkaar”, zonder „in- en uitvliegende mensen”.

Gezonde afstand

Toch had Stolk de eilandsessie niet moeten organiseren, zegt hoogleraar ambtelijke ethiek Hans van den Heuvel. Overheden moeten „een gezonde afstand houden” tot marktpartijen, vindt hij: „Dit is geen neutrale activiteit. De overheid deelde hier de facto commercieel belangrijke informatie met slechts twee bedrijven.”

Juist voor die bedrijven was exclusiviteit goud waard. Een van de genodigden met een achtergrond bij een ICT-leverancier, legt uit: „Als bedrijf wil je de volledige aandacht van ambtenaren. Die bereik je door ze op een plek bij elkaar te krijgen waar ze niet weg willen of kunnen. Ik nodigde ze wel eens uit op een boot, dan konden ze letterlijk geen kant uit.”

De ‘commercieel directeur publieke sector’ van ICT-leverancier Ordina zei het in een bedrijfsblad nog bondiger: „Klantintimiteit is onmisbaar.” Met ambtenaren rondhangen levert commercieel nuttige informatie op, en vaak extra opdrachten.

Maar Stolk zelf zag „geen enkel probleem”, zegt ze in een reactie. Ook met enkele andere bedrijven werden exclusieve sessies georganiseerd, hoewel dichterbij en beperkt tot één dag. Bovendien wist iedereen van de bijeenkomst, en bewaakte zij de inhoud: „Als er op Schiermonnikoog was gesproken over contracten of aanbestedingen, had ik dat direct afgekapt.”

Maar vroeg ze de bedrijfsjurist advies? Dat was niet nodig, zegt Stolk, „omdat er geen aanbestedingsrechtelijke aspecten aan het samenzijn verbonden waren”.

„Drogredeneringen”, zegt Van den Heuvel. „Als zo weinig partijen van de gelegenheid gebruikmaken om exclusief met het ministerie te praten, moet je er eigenlijk mee stoppen. Welke omtrekkende bewegingen je ook maakt, bedrijven zitten daar omdat ze commercieel interessante informatie zoeken. Ook al noem je het niet zo, je zit toch in de voorbereiding van een aanbesteding. En als daar maar één leverancier en één adviesbureau bij zit, hebben die daar voordeel van.”

Risico’s inschatten

Desgevraagd toont de toenmalige bedrijfsjurist van het ministerie, Ruud Leether – die niets wist van de sessies – zich per mail kritisch: „Er kleven wel degelijk risico’s aan het organiseren van ‘kennissessies’ met één of enkele marktpartijen.” Stolk en haar adviseurs „beschikken niet over voldoende aanbestedingsrechtelijke kennis” om die risico’s goed in te schatten, aldus Leether. „Mijn advies, ware dat gevraagd, gebaseerd op de feiten als nu aan mij gepresenteerd, zou daarom vrijwel zeker zijn geweest van die overleggen af te zien.”

Toekijken

Terwijl getuigen in het voorjaar van 2014 bij de parlementaire commissie vertelden over hoe ambtenaren toekeken en ICT-leveranciers miljoenen weghaalden bij ministeries, was Stolk druk met de volgende Schiersessie. Op 5 juni 2014 stuurde zij de uitnodiging. „Herinnert u zich onze inspirerende Public Executives sessie op Schiermonnikoog nog?”, schreef ze.

Vóór de groep begin 2015 opnieuw de veerboot zou pakken, schreef Stolk, was er op 3 juli 2014 een aftrapsessie met netwerkdiner gepland, op haar eigen ministerie. Bij deze ‘Haagse Executive Sessie’ zou Stolk zelf het welkomstwoord verzorgen, samen met de twee mannen met wie ze de bijeenkomsten organiseerde.

De ene was Roelof Douwstra, mede-oprichter van adviesbureau Quint Wellington Redwood. De andere, Michiel van Lopik van Oracle – die als verkoopdirecteur bij Ordina het belang van „klantintimiteit” had onderstreept. Het liep anders: korte tijd later mocht het duo niet langer over ICT praten met het ministerie.

Zembla

Want nog geen maand na het versturen van de uitnodiging voor het netwerkdiner, zaten acht bezorgde ambtenaren onder leiding van Nicole Stolk op V&J bijeen voor wat ze ‘Overleg Zembla’ noemden. Dat was gestart nadat journalisten van het VARA-onderzoeksprogramma contact hadden gezocht met het ministerie.

Aanleiding: Zembla had sterke signalen dat ambtenaren, onder meer van Stolks ministerie, tussen 2005 en 2010 ongeoorloofde, innige contacten hadden gehad met twee ervaren ICT-consultants, gespecialiseerd in overheidscontracten.

De twee waren: Douwstra en Van Lopik, met wie Stolk de Schiersessies organiseerde. Zij mochten zich tot nader order niet op het ministerie vertonen, zo is te lezen in een van de verslagen: „Van Lopik en Douwstra [is] verzocht voorlopig, hangende het onderzoek, gepaste afstand te houden tot Veiligheid en Justitie.”

In die tijd stopten ook de mailtjes over Schier, herinnert een genodigde zich. Het netwerkdiner was eerder al afgezegd. Maar dat had volgens Stolk niets te maken met het feit dat haar medeorganisatoren besmet waren: „Ons interne onderzoek richtte zich op deze twee personen, niet op Oracle en Quint. De sessie had door kunnen gaan met andere vertegenwoordigers van deze bedrijven. Maar spreker Alexander Rinnooy Kan zegde laat af, en de moderator werd ziek.”

Gitarist

Bovendien bleek haar dat ambtenaren van haar eigen ministerie intern – dus zonder bedrijven en andere rijksorganisaties erbij – over ICT wilden praten. Stolk: „Daar heb ik naar geluisterd. We praten gewoon op het departement. We huren daarvoor een gitarist in, die meeluistert met de discussies en aan het eind van elke sessie een lied zingt over wat hij allemaal heeft gehoord.”

Hoogleraar Van den Heuvel noemt het onbegrijpelijk dat Stolk zelf het onderzoek leidde naar twee mannen die ze goed kende. „Het is redelijkerwijs niet mogelijk dat deze ambtenaar zo’n onderzoek onafhankelijk en objectief kan uitvoeren.”

Justitie had het onderzoek door een onafhankelijke derde moeten laten uitvoeren, zegt hij. „Zo gaan alle relaties door elkaar lopen. Het is allemaal ons kent ons en niet uit elkaar te houden.” Dat het ministerie dit bezwaar zelf niet ziet, „zegt iets over de cultuur van die organisatie”.

Stolk noemt dat onzin. Dat zij de mannen kende was „algemeen bekend”. Stolk: „Maar het zijn niet mijn vrienden, ik ben nooit bij ze thuis geweest. Het beeld dat ik op schoot bij ze zit is onjuist. Het zijn professionele contacten.” Ook haar collega’s bij andere ministeries zagen de twee regelmatig, laat ze weten.

Bovendien was er bij V&J niemand anders om het onderzoek te doen: „Als Chief Information Officer ben ik de enige neutrale partij in de ambtelijke leiding van het ministerie. Anderen op het ministerie gaan over de contracten met ICT-bedrijven, ik doe niet direct zaken.”

Ondank de overtuigende bevindingen van Zembla, leverde Stolks onderzoek nauwelijks formele bezwaren op tegen de contacten tussen topambtenaren, ICT-bedrijven en hun adviseurs. Het toont vooral de verwarring op het departement over de omgangsregels met ICT-bedrijven die een steeds grotere rol spelen binnen de overheid. Daarnaast bleken topambtenaren sterk uiteenlopende criteria te hanteren voor het al dan niet deelnemen aan gezelligheidsuitjes. In één geval ontaardde dat in een curieuze gedachtenwisseling tussen Stolk en de algemeen directeur van de Belastingdienst, Hans Blokpoel.

Na kritische vragen schreef Blokpoel haar een lange brief, waarin hij uitlegde dat hij regelmatig uitnodigingen weigerde voor ICT-evenementen. Ter illustratie stuurde hij haar twee voorbeelden.

De eerste was een uitnodiging voor een door Douwstra’s bedrijf Quint georganiseerde ‘Executive Round Table’ over „managementvraagstukken op het vlak van informatietechnologie” voor topambtenaren in 2011, compleet met „nazit met live muziek” en overnachting in het Martini-hotel. „Op zaterdag kunt u het prachtige Groningen bezoeken eventueel samen met uw partner (de hotelkamers zijn geboekt en hebben dubbele bedden).” Het adres van het Whisky Festival was bij de uitnodiging gevoegd.

De tweede uitnodiging die Blokpoel weigerde was door Nicole Stolk zelf gestuurd, voor de Schiersessie 2015. Dat hij juist die als voorbeeld nam, noemt Stolk „opmerkelijk”. In 2013 was hij nog beoogd spreker bij de eerste sessie op het eiland, en werkte persoonlijk mee aan opzet en inhoud van het programma, laat zij weten. „Hans Blokpoel belde af met veel excuses. Reden was het aftreden, de dag ervoor, van staatssecretaris Weekers, onder meer over problematiek bij de Belastingdienst.”

Blokpoel stuurde ter illustratie ook de juichende reactie op de uitnodiging mee die Adriaan Blankenstein aan de voltallige lijst topambtenaren stuurde. De toenmalige directeur van de Defensie Materieel Organisatie – ook een ICT-rampenzone – schreef: „Beste Nicole, teamleden, altijd goed om nog eens herinnerd te worden in de hectiek van het dagelijkse leven, maar wie zou deze uitnodiging vergeten!? Ik zal er zijn.”