Beste, hallo, hi of dag; hoe schrijf je een zakelijke e-mail?

Je mailt vast wat af vandaag, maar doe je het eigenlijk wel goed? Weet jij welke aanhef je moet gebruiken en hoe je de lezer beleefd aanspreekt als je zijn of haar naam niet weet?

De ontvanger van je e-mail zal jou waarschijnlijk niet zo snel wijzen op fouten, maar je baas wel. Marleen Severijnen van taleninstituut Language Partners hoort regelmatig dat een directie valt over de manier waarop uit naam van een bedrijf wordt gemaild met andere bedrijven:

“De directie ziet die e-mails als visitekaartje en is soms ontevreden over de toon en stijl in de e-mails van werknemers.”

Formeel of oubollig?

Severijnen geeft training in zakelijk e-mailen volgens de conventies van Van Dale, bij bedrijven door heel Nederland. Volgens haar vinden werknemers tijdens de training het verschil tussen formeel en oubollig nog weleens lastig toe te passen.

“Formeel schrijven heeft meer te maken met je toon en de verzorging van je tekst, niet met het gebruiken van ouderwetse woorden. Je hebt daarvoor ook een beetje gevoel voor taal nodig en dat is soms moeilijk.”

Natuurlijk is er een verschil met interne e-mails en zakelijke mails naar buiten. Alleen vervaagt dat verschil in de praktijk nog weleens. Dat komt volgens Severijnen ook doordat we in Nederland vrij informele telefoongesprekken voeren. Als je dan weer overgaat op mail, voelt het vreemd weer naar formeler taalgebruik te switchen.

Wat moet je wel en niet doen? Klik of tap op de bollen voor meer uitleg: