Moderniseer eerst zelf voordat je ict inzet

Vooral professionals als artsen en juristen in traditionele organisaties frustreren ict-projecten, ziet Carolien Schönfeld.

Minister Blok haalde zich door het inhuren van externen bij het nieuwe Bureau ICT-toetsing (BIT) de toorn op de hals van Kamerlid Elias. Zijn commissie deed het parlementaire onderzoek naar ict-projecten en stelde in haar rapport juist dat ‘op sleutelposities in projecten ambtenaren horen’.

Om wat voor ‘sleutelposities’ gaat het? Het BIT moet beslissen of de kwaliteit van de voorgenomen grote ict-projecten goed genoeg is. Zo niet, dan de stekker eruit.

Dat is klare taal, maar of het zorgt voor meer grip op de projecten is nog maar de vraag. De slaagkans van grote, complexe ict-projecten binnen tijd en budget is – zowel bij overheid als bij bedrijfsleven – minder dan dertig procent. De belangrijkste oorzaken: te grote ambitie van de opdrachtgever (politiek of overheid) en te grote (organisatorische) complexiteit.

Voor het parlementaire onderzoek werden in 2013/2014 zeven ict-projecten onderzocht, waarvan er maar één binnen tijd en budget werd voltooid. Dat was ‘Van mainframe naar Winframe’ bij de Rijksdienst Wegverkeer (RDW), een project met een begrensde (technische) doelstelling, namelijk de modernisering van het gebruikte technische ‘platform’: het speelde binnen de muren van één organisatie en kende in de verste verte niet de complexiteit van de zes andere projecten, waaronder ov-chipkaart, Elektronisch Patiëntendossier (EPD) en het C2000-communicatieplatform voor hulpdiensten.

Politieke, organisatorische en culturele factoren zorgen er voor dat overheden veel minder ‘maakbaar’ zijn dan de politieke ambitie wil en dat ict-projecten daarom nooit volgens het boekje gaan. Struikelblok is de omgeving: de Kamer die bij het veranderen van wetgeving te weinig tijd laat voor ict-technische aanpassingen (de blamages bij de Belastingdienst), de complexe beslisstructuren tussen rijk en lagere overheden die de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie parten speelde en het nog complexere bestuurlijke landschap dat moest samenwerken om tot één ov-chipkaart te komen.

Ook binnen ‘professionele’ beroepsgroepen als artsen (EPD) en juristen (Hoger Beroep Strafrechtsysteem, HBS) lukt dat meestal niet. De ontwikkeling van HBS werd in 2001 zelfs helemaal stopgezet (kosten: 28 miljoen), omdat ‘de gekozen architectuur en techniek zeer moeilijk te combineren waren met de werkprocessen en overige systemen die bij de gerechtshoven worden toegepast’. Met andere woorden: gerechtshoven hebben ieder hun eigen werkwijze, zijn niet gewend om samen te werken en het lukt hen niet om werkwijzen te standaardiseren.

Cruciale spelers zijn steevast respectabele, autonome organisaties, hoekstenen van de democratische samenleving, die zich niet makkelijk laten zeggen dat ze zich moeten aanpassen. Voor het BIT inkoppen geblazen, want bij iedere toetsing kan men zonder veel risico voorspellen dat planning en budget niet worden gehaald. Maar: de meeste projecten moeten toch doorgezet worden, want de overheid kan systemen als de Gemeentelijke Basisadministratie niet zomaar laten verouderen, de ov-chipkaart niet invoeren zonder ict. Moeten we dan maar lijdzaam toezien hoe overheidsgeld wordt ‘verspild’ (schattingen lopen uiteen van 1 tot 5 miljard per jaar)? Nee, maar het gaat in de eerste plaats om het langetermijnrendement en minder om overschrijdingen; dát moet de belastingbetaler worden verteld!

Noch externe consultants, noch ambtenaren kunnen op dit dossier een sleutelrol spelen. Alleen de Tweede Kamer kan er immers voor zorgen dat overheid en semi-overheid niet achterop raken in de informatiseringsrevolutie. Daartoe moeten die hun onderlinge samenwerking beter in de vingers krijgen, hun werkwijzen standaardiseren en hun procedures aanscherpen en beter bewaken. Op punten zal dat ten koste gaan van hun traditionele autonomie, maar het is de enige manier om af te rekenen met twintig jaar ict-frustratie.