Het is warm, het is vrijdag - zo krijg je toch nog iets gedaan

Foto iStock

Waarom lezen mensen na vijftien jaar nog steeds massaal Getting Things Done van David Allen? Al vijftien jaar hét boek over productiviteit, in dertig talen vertaald en wereldwijd meer dan twee miljoen keer verkocht. Technologische ontwikkelingen en nieuwe inzichten in de cognitiewetenschappen maakten het eerste boek achterhaald, vandaar de nieuwe versie.

Hoe werkt dat GTD ook alweer? Een spoedcursus.

Het basisidee is simpel: ruimte creëren in je hoofd, zodat je je met volle aandacht kunt richten op wat je moet doen. “We verliezen veel tijd door ons zorgen te maken over alles wat we nog moeten doen”, zegt Allen.

1. Alles opschrijven. Alles

Stap één van GTD is daarom alles op te schrijven wat er nog moet gebeuren. En dan bedoelt Allen: alles. “Mensen die beginnen met GTD, hebben hier doorgaans één tot zes uur voor nodig”, aldus Allen. Dat opschrijven is nodig, omdat we slecht zijn in het onthouden van dingen. Allen:

“Uit onderzoek blijkt dat we hooguit drie dingen tegelijkertijd kunnen onthouden, terwijl we honderden dingen moeten doen. Je functioneert het beste als je je hoofd helemaal leegmaakt.”

Zijn methode gaat verder dan simpelweg een to-do-lijstje maken, benadrukt Allen. Typische to-do-lijstjes bestaan uit steekwoorden. “Kijken naar zo’n lijstje levert alleen maar meer stress op”, zegt Allen.

“Het herinnert je weliswaar aan wat je nog moet doen, maar vaak heb je nog geen beslissing genomen over wat je precies wilt bereiken, noch duidelijke acties geformuleerd.”

Maak je doelen dus concreet en verbind er specifieke acties aan.

2. Bouw een Systeem

Vervolgens moet je al die doelen en acties organiseren, op een manier waardoor je precies weet wat je op welk moment moet doen. Vanaf hier kun je gerust van hogere GTD-kunde spreken: alles wat je nog moet doen dient te worden ondergebracht in één Systeem, met een hoofdletter S. Er moet een projectenlijst worden aangelegd, een inboxbakje, een lijst met ‘eerstvolgende acties’, een ‘later/misschien’-lijst, een agenda en een archief. Dit Systeem moet op z’n minst één keer per week worden bijgewerkt.

3. Stel niet uit

Dan is er nog een scala aan manieren om al die doelen en acties binnen het Systeem te rangschikken.

Eén van de populairste adviezen van Allen is om een taak die minder dan twee minuten kost (een sms’je, een korte e-mail), direct af te handelen. “Het wegleggen, het je weer herinneren en opnieuw bedenken wat je ermee wilt, kost meer tijd dan het gewoon meteen te doen”, aldus Allen. “Er is niets mis mee om een definitief besluit uit te stellen en ergens langer over na te denken”, zegt Allen. “Maar het moet wel een bewuste keuze zijn, niet domweg uitstelgedrag.”

Je leven organiseren volgens de principes van GTD is namelijk een investering – in tijd, energie, en als je nog een extra GTD-coach inhuurt, ook in geld. Om GTD is namelijk een hele industrie van coaching ontstaan. Maar dat betaalt zich allemaal uit, belooft Allen.

“Als je eenmaal een waterdicht Systeem hebt ontwikkeld, kun je er blind op vertrouwen. Dan komt alles goed.”