De goeroe van de productiviteit

Getting Things Done van David Allen is de bekendste methode voor het vergroten van productiviteit. Vijftien jaar jaar later wordt het boek nog steeds gelezen. Waarom eigenlijk?

Illustratie Marike Knaapen Illustratie Marike Knaapen

David Allen is bijna zeventig, maar hij heeft vorig jaar nog een zwarte band behaald in karate. Bij vechtsporten moet je kalm en alert zijn - „een geest als water”, in de woorden van Allen. Dat is precies de geestesgesteldheid die hij nastreeft in zijn methode-Getting Things Done – GTD in het jargon van Allen. Het uitgangspunt van zijn methode: haal alle ruis uit je hoofd, zodat je je met volle aandacht kunt richten op wat je op dit moment moet doen. Zo krijg je méér gedaan in minder tijd.

Allens boek Getting Things Done kwam vijftien jaar geleden uit en geldt sindsdien als hét boek over productiviteit. Het is in dertig talen vertaald en er zijn wereldwijd meer dan twee miljoen exemplaren van verkocht. Afgelopen week kwam een herziene versie van het boek uit, ook in Nederlandse vertaling. Technologische ontwikkelingen en nieuwe inzichten in de cognitiewetenschappen maakten delen van het eerste boek achterhaald. Maar de basisprincipes zijn hetzelfde gebleven.

Sterker, de uitgangspunten van Allen methode zijn volgens hem alleen maar urgenter geworden: „Mensen ervaren steeds meer stress. Stress is zo normaal geworden, dat mensen het niet eens meer door hebben. Pas als ze ervan bevrijd worden via GTD hebben ze door hoe erg het was. Als een harde bromtoon in je huis, die je pas opmerkt als die plotseling stopt.”

Grote beloftes dus. Natuurlijk hoopt Allen met zijn herschreven boek extra te verdienen aan zijn inmiddels vijftien jaar oude methode. Maar er zijn goede redenen om GTD serieus te nemen. Er zijn weinig managementboeken die zo’n impact hebben gehad, ook buiten het bedrijfsleven, en waarvan zo veel mensen beweren dat het hun leven heeft veranderd.

Dus hoe werkt dat GTD ook alweer? In Amsterdam, waar Allen sinds vorig jaar woont om zijn methode in Europa te promoten, geeft hij een persworkshop GTD voor beginners.

Extern brein

Het idee achter GTD is simpel: ruimte creëren in je hoofd, zodat je je met volle aandacht kunt richten op wat je moet doen. „We verliezen veel tijd door ons zorgen te maken over alles wat we nog moeten doen”, zegt Allen. „We raken afgeleid door alle losse eindjes in ons hoofd: ‘oh, ik moet die rekening nog betalen, die vergadering nog voorbereiden, niet vergeten om mijn zus te vergeten te bellen voor haar verjaardag’.”

Stap één van GDT is daarom alles op te schrijven wat er nog moet gebeuren. En dan bedoelt Allen: alles. „Mensen die beginnen met GTD, hebben hier doorgaans één tot zes uur voor nodig”, aldus Allen. „Een gepensioneerde topman die ik eens coachte zelfs zestien uur. Toen hij niet langer twaalf assistentes had die alles voor hem regelden, liep alles in de soep.”

Dat opschrijven is nodig, omdat we slecht zijn in het onthouden van dingen. Allen: „Uit onderzoek blijkt dat we hooguit drie dingen tegelijkertijd kunnen onthouden, terwijl we honderden dingen moeten doen. Je functioneert het beste als je je hoofd helemaal leegmaakt.”

Zijn methode gaat verder dan simpelweg een to-do-lijstje maken, benadrukt Allen. Typische to-do-lijstjes bestaan uit steekwoorden: bank, mamma, dak. Je bedoelt waarschijnlijk: je wilt nog naar de bank om een nieuwe creditcard aan te vragen – maar wellicht twijfel je nog of dat wel verstandig is. Je moet nog iets organiseren voor je moeders verjaardag, maar je weet nog niet wat. Het dak moet gerepareerd, maar je zoekt nog een goede loodgieter.

„Kijken naar zo’n lijstje levert alleen maar meer stress op”, zegt Allen. „Het herinnert je weliswaar aan wat je nog moet doen, maar vaak heb je nog geen beslissing genomen over wat je precies wilt bereiken, noch duidelijke acties geformuleerd.” Maak je doelen dus concreet en verbind er een specifieke actie aan. Bijvoorbeeld: ‘bel zus om te brainstormen over wat we kunnen doen voor mamma’s verjaardag’.” Denk, kortom, eerst goed na over wat er allemaal precies moet gebeuren voor je aan de slag gaat.

Hogere GTD-kunde

Vervolgens moet je al die doelen en acties organiseren, op een manier waardoor je precies weet wat je op welk moment moet doen. Vanaf hier kun je gerust van hogere GTD-kunde spreken: alles wat je nog moet doen dient te worden ondergebracht in één Systeem, met een hoofdletter S. Er moet een projectenlijst worden aangelegd, een inbox, een lijst met ‘eerstvolgende acties’, een ‘later/misschien’-lijst, een agenda en een archief. Dit Systeem moet op z’n minst één keer per week worden bijgewerkt.

Dan is er nog een scala aan manieren om al die doelen en acties binnen het Systeem te rangschikken. Eén van de populairste adviezen van Allen is om een taak die minder dan twee minuten kost (een sms’je, een korte e-mail), direct af te handelen. „Het wegleggen, het je weer herinneren en opnieuw bedenken wat je ermee wilt, kost meer tijd dan het gewoon meteen te doen”, aldus Allen.

Andere opties zijn: taken delegeren, inplannen om later te doen, besluiten iets niet te doen of om er later een beslissing over te nemen. „Er is niets mis mee om een definitief besluit uit te stellen en ergens langer over na te denken”, zegt Allen. „Zo kom je vaak tot de beste beslissingen. Maar het moet wel een bewuste keuze zijn, niet domweg uitstelgedrag.”

Een workshopdeelnemer die het niet helemaal meer kan volgen, krijgt van Allen het advies om een GTD-coach van zijn bedrijf in te huren. Je leven organiseren volgens de principes van GTD is namelijk een investering – in tijd, energie, en als je nog extra coaches inhuurt, ook in geld. Maar dat betaalt zich allemaal uit, belooft Allen. „Als je eenmaal een waterdicht Systeem hebt ontwikkeld, kun je er blind op vertrouwen. Dan komt alles goed.”

Het gekke is dat je dan met minder inspanning, méér gedaan krijgt, aldus Allen. „Net als met karate, waarbij mensen louter door concentratie – tsjak! – een baksteen doormidden kunnen slaan.”