Een onbekende collega

Zeven tips over smalltalk op kantoor

Een relatief onbekende collega staat bij de koffieautomaat. Wat te doen? De makkelijkste oplossing is knikken, zwijgen, koffie pakken en wegwezen.

Is dat ook het beste voor je carrière? “Nee, natuurlijk niet”, zegt de Britse onderzoeker Gillian Sandstrom. Zij onderzoekt het effect van small talk, en dan specifiek de banden die we met relatief onbekenden aangaan. Hoe vaker je op een dag een gesprekje begint met iemand die je niet goed kent, hoe gelukkiger en productiever je dag wordt.

“Small talk is big talk”, zegt Huib Hudig, presentatiecoach van sprekersbureau Speak to Inspire.

“Naast de zakelijke relaties lopen door het bedrijf de persoonlijke relaties, en die zijn minstens even belangrijk. Die gaan om verbinding en vertrouwen.”

Toch is ‘even praten’ voor de meeste mensen niet makkelijk. We zijn bang om afgewezen te worden en denken snel dat de ander geen zin heeft in een praatje. Sandstrom:

“De stilte van anderen interpreteren we als desinteresse. We denken: ze zijn stil, dus ze willen niet met me praten. Maar grote kans dat de ander precies hetzelfde denkt.”

Zeven tips om een praatje minder ongemakkelijk te maken:

1. Dwing jezelf nieuwsgierig te worden

Bedenk dat je zelf de macht hebt om het gesprek te leiden en wacht niet af tot de ander iets tegen jou zegt. Vertraag je pas, en bereid je voor. Het makkelijkste is om je in de ander te verplaatsen. Hudig:

“Iemand denkt niet aan jou, maar is bezig met zichzelf en zijn eigen problemen. Iedereen vindt het fijn om over zichzelf te praten, dus informeer daar naar.”

Bedenk dan dat iemand altijd érgens meer verstand van heeft dan jij. Vraag daarnaar: “Waar ben jij mee bezig vandaag?”

2. Wees niet bang voor een suffe openingszin

Psycholoog Marjolijn van Burik geeft trainingen ‘smalltalk’ en schreef het boek Een praatje maken. Ze zegt:

“Mensen zijn bang dat ze niet origineel genoeg zijn, of soft overkomen als ze een opmerking over het weer maken. Maar mensen vergeten onmiddellijk wat je als eerste zegt, ze zijn waarschijnlijk al opgelucht dat ze niet zelf het initiatief hoeven te nemen om te praten.”

Naar de eerste twee zinnen wordt nauwelijks echt geluisterd.

“De ander is nog bezig je in te schatten en af te tasten. Pas als je beiden besluit het contact voort te zetten, wordt de inhoud belangrijk.”

3. Neem altijd extreem duidelijk afscheid

Van Buriks advies: rond het goed af, en neem van iedereen die je hebt gesproken afscheid. Ook daar hoef je niet iets origineels te doen, al is het fijn als je nog met één zin terugkomt op iets waar jullie over hebben gesproken (‘succes morgen bij je presentatie!’). Ook een compliment is altijd goed: zeg gewoon dat het leuk was de ander te spreken. Klinkt afgezaagd, maar niet voor de ander. Iedereen houdt van een compliment.

4. Zoek raakvlakken, maar ga niet name-droppen

Een gesprek verloopt meestal vlot op het moment dat je een raakvlak hebt ontdekt. Vandaar dat mensen in een gesprek altijd proberen uit te zoeken of die er zijn. Leuk als je een wederzijdse vriend hebt, maar ga niet door zitten vragen of je gesprekspartner ook die-of-die kent. Hudig:

“Dat zie je mensen vaak doen, van de zenuwen. Ik vind het heel ongemakkelijk. Als je die personen namelijk niet kent ben je meteen uitgepraat. En zelfs als je die mensen wél kent, weet je nog niet hoe de relatie is met de ander. Misschien heeft hij wel een hekel aan die Peter en associeert hij jou daar voortaan mee.”

Altijd goed: Benoem iets waarvan je weet dat de ander het belangrijk vindt. “Best spannend hè. die beoordelingsgesprekken?” Of: “Drukke tijd, zo vlak voor de vakantie. Alles moet af.”

5. Help mensen je herinneren

Voorkom een genante situatie voor de ander en stel jezelf nog even kort voor. Dus van: “Tim? Charlotte. Ik werk op de vierde verdieping. We zagen elkaar bij het afscheid van Kees.” Nog een voordeel: je laat weten dat je de naam van de ander nog kent en je die persoon herinnert. Noem een naam zo vaak mogelijk. Mensen vinden het heerlijk om hun eigen naam te horen.

6. Eindig het gesprek op tijd

Houd in de gaten, zeker bij een belangrijk iemand, of je gesprek niet te lang duurt. Hudig:

“Mensen geven daarvoor meestal onmiskenbare signalen af, zoals de keel schrapen, of aanstalten maken om weg te lopen. Blijf niet oeverloos doorpraten.”

7. Praat in details en voorbeelden

Blijf niet hangen dat je het ‘leuk’ vindt, en ‘lekker druk’ bent. Hudig:

“Details triggeren mensen, daar kunnen ze een beeld bij vormen. Neem de tijd een voorbeeld te vertellen.”

Voorbereiding helpt. Hudig:

“Ik heb collega’s gehad die van tevoren al bedachten wat ze tegen bepaalde mensen gingen zeggen. Het ergste was: het werkte als een tierelier.”