433 miljoen euro voor een systeem dat slecht werkt

Het duurste automatiseringssysteem ooit van de Rijksoverheid, ERP, zou álle informatiestromen van defensie moeten beheren. Maar het blijkt een inhoudelijk en financieel fiasco. Het systeem wordt niet afgebouwd.

Defensie laadt een transportschip naar Mali van de Verenigde Naties in de Eemshaven vol met 140 voertuigen en 224 containers. foto ANP / CATRINUS VAN DER VEEN
Defensie laadt een transportschip naar Mali van de Verenigde Naties in de Eemshaven vol met 140 voertuigen en 224 containers. foto ANP / CATRINUS VAN DER VEEN

619 containers en 130 voertuigen gingen in 2014 per schip naar Mali. 1,3 miljoen kilo aan goederen werd afgeleverd in meer dan 100 vluchten. Het opzetten en bevoorraden van de inlichtingenmissie in Mali (450 man en 6 helikopters), was niet alleen een militaire, maar ook een grote logistieke operatie.

In 2004 begon defensie aan de bouw van het enorme automatiseringssysteem ERP (beter bekend als SPEER), onder meer voor „operationele ondersteuning” van militaire missies. Bij de missie in Mali werd het systeem voor het eerst ook daarvoor gebruikt.

Erg goed ging dat niet, zo blijkt uit de bijlage van een brief die minister van Defensie Jeanine Hennis-Plasschaert (VVD) een maand geleden aan de Tweede Kamer stuurde. „Het gebruik van ERP heeft bij missies nog enige tijd extra ondersteuning nodig. Het gebruik van ERP bij het plannen, voorbereiden, ontplooien en uitvoeren van missies moet worden geoptimaliseerd.” En het gebruik van ERP „is behoorlijk arbeidsintensief gebleken”.

F16’s, helikopers en onderzeeërs

Wie voorbij deze ambtelijke taal kijkt, leest dit: na elf jaar ontwikkelen en formeel 433 miljoen euro (een schatting van de Algemene Rekenkamer komt uit op het dubbele), heeft defensie een systeem gemaakt dat nog steeds niet goed werkt. En dat geldt niet alleen voor het deel dat missies ondersteunt, zo blijkt uit gesprekken met bronnen en interne defensiestukken die met een beroep op de Wet openbaarheid bestuur aan zijn gegeven.

SPEER was in 2004 bedacht als systeem waarin álle financiële, logistieke en materiële informatie bij defensie zou moeten worden opgeslagen. Het moest alles bijhouden over onze wapens, fregatten, onderzeeërs, F16’s, helikopters, etc. Waar zijn ze? Hoeveel ervan hebben we, en in welke staat van paraatheid verkeren ze? Het moest de locaties en voorraden bijhouden van reserveonderdelen voor al het wapentuig (verf, smeerolie, uniformen, rantsoenen, gereedschap) en zaken als handleidingen en (veiligheids)voorschriften.

Boekhouderswerk? Met goede logistiek win je oorlogen.

Daarom bouwde defensie ERP. Niet alleen om alle informatie netjes op één plek bij te houden – die was toen verspreid over verschillende databases. Maar om al die informatie te analyseren en zo de krijgsmacht beter, sneller en goedkoper te maken. Bijvoorbeeld: wie uit de data kan opmaken hoe snel bepaalde bouten in een helikopter slijten, kan voorspellen wanneer de helikopter onderhoud nodig heeft.

Je kunt ook voorkomen dat mariniers nieuwe viertonners kopen, terwijl de landmacht nog ongebruikte heeft staan. Dat gebeurde in 2000, tijdens de missie in Eritrea. Als je alle afmetingen van onderdelen kent, kun je een container voor een missie slim volladen. Met zulke systeemhulp kun je transport en bevoorrading efficiënt plannen.

De bovenstaande relatief eenvoudige bewerkingen van de beschikbare informatie zijn nu met ERP mogelijk – als de systemen in 2016 volledig functioneel zijn, want nog steeds werkt een groot deel van defensie er nog niet mee. Maar beloften voor complexere analyses heeft ERP niet waargemaakt. Je zou als hoofd financiën met een druk op de knop willen vergelijken of onderhoud van jeeps in eigen beheer duurder of goedkoper is dan het uitbesteden en op die manier veel geld besparen. Maar dat kan niet.

Het opzetten van een militaire missie is als het ontwerpen van een hele nieuwe organisatie, waarvoor je uit alle hoeken en gaten van defensie mensen, materieel en kennis moet koppelen die op het juiste moment beschikbaar én goed getraind of onderhouden zijn. Voor het helpen maken van die complexe puzzel is ERP niet geschikt.

De wel werkende delen van ERP leveren overigens nog veel problemen op, blijkt uit interne documenten. Daarin staan lange lijsten zwakke punten die nog moeten worden opgelost. Het gebruik is sowieso erg arbeidsintensief en complex. En het systeem is ook nog relatief instabiel, waardoor veel tijd en geld in het technisch onderhoud gaat zitten. Kortom: wat er werkt, werkt nog niet goed.

Geen gezichtsverlies

In plaats van een systeem dat de krijgsmacht beter en efficiënter maakte, werd ERP een geld- en moraal verslindende worsteling. Het maken van het systeem bleek veel langer te duren dan gepland, de ambities bleken telkens te hoog en moesten naar beneden worden bijgesteld.

De bezuinigingen die het systeem zou opleveren werden eerst tot een kwart teruggebracht (van 80 naar 18 miljoen jaarlijks) en vervolgens ingeboekt. Maar volgens rapporten van defensie zelf is het „niet aantoonbaar” dat het gebruik van ERP werkelijk geld uitspaarde.

Waarom modderde defensie zo lang door? De vriendelijkste versie van het verhaal is dat er bij defensie naïeve ambtenaren rondliepen die, aangespoord door ICT-leveranciers, een blind vertrouwen in ERP kregen. Evident is ook dat de ambtelijke top, die jarenlang voor ERP ijverde, niet het gezichtsverlies kon aanvaarden dat gepaard zou gaan met het stopzetten.

Nu lijkt aan die worsteling een eind te komen. Bronnen bij en rond defensie zeggen dat de minister de verdere ontwikkeling van ERP een doodlopende weg vindt. Defensie onderzoekt nu hoe dit met andere automatiseringssystemen wel kan. Die zouden allemaal moeten werken op basis van moderne ICT-principes. Door de ontwikkelingstijd van meer dan tien jaar is ERP feitelijk al verouderd, hoewel voor- en tegenstanders zeggen dat delen nog wel een tijd meekunnen als veredeld registratiesysteem.