Help, de secretaresse sterft uit

Ze kunnen het wel gebruiken vandaag, de Nationale Secretaressedag. Door digitalisering en automatisering verdwenen tussen 2008 en 2012 al 90.000 banen in de administratieve sector. En dat merkten de secretaresses. Hoe ziet hun toekomst eruit?

Door het UWV werd dit beroep eind 2014 aangemerkt als een ‘overschotberoep’. Het aantal mensen dat een baan als secretaresse zoekt, is veel groter dan het aantal vacatures.

Met uitsterven bedreigd?

Zal de secretaresse verdwijnen? Nee, zegt Petra Nieuwveld, voorzitter van de Nederlandse Belangenvereniging voor Freelance Secretaresses (NBFS). De inhoud van de functie is volgens haar aan het veranderen. Maar het imago van de koffiemeisje, telefoniste of typiste is achterhaald. “De secretaresse moet veel meer kunnen en doen. Als secretaresse denk je mee en ben je onderdeel van de organisatie”, zegt Nieuwveld.

Wel lijkt het einde in zicht voor de naam secretaresse. Volgens Fons Scheltema, directeur van het landelijk detacheringbureau Assistant2 is die ook achterhaald.

“Wij vroegen 450 secretaresses hoe zij zichzelf noemen en maar acht zeiden daadwerkelijk nog secretaresse.”

Als je op internet de vacatures bekijkt, zijn minstens tien verschillende benamingen te vinden voor functies die bijna hetzelfde zijn.

Nieuwe dienstverbanden

Volgens Nieuwveld zijn bedrijven tegenwoordig voorzichtig met aannemen van secretaresses in vaste dienst. Dat is duur en brengt verplichtingen met zich mee.

“Er is wel behoefte aan extra hulp, maar dat gaat in pieken. Daar is dus ruimte voor freelancers.”

De NBFS bestaat inmiddels vijf jaar en heeft ongeveer honderd aangesloten secretaresses.

Sommigen zijn eigen baas, anderen werken freelance in combinatie met loondienst. Als freelancer zit je tijdelijk bij een bedrijf, of voor een aantal dagen per week. “Of je werkt deels vanuit huis. Eerst een vergadering bijwonen en vervolgens thuis de notulen uitwerken”, legt Nieuwveld uit.

Een virtuele assistent

Een secretaresse op afstand, is dat de toekomst? Wel volgens Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny. Ze vindt het onzin, de opvatting dat een secretaresse aan kantoor gebonden is. “We zijn vijftien jaar geleden met het begrip virtuele assistent begonnen, maar bedrijven in Nederland zijn conservatief”, zegt Sturman. Tot nu toe zijn het vooral kleine bedrijven en startups die voor een virtuele assistent kiezen.

Sturman ziet veel voordelen. Een thuiswerkende secretaresse kan de werktijd zelf indelen en elke dag twee uur werk doen in plaats van alle uren in één dag te stoppen. Bovendien is naast elkaar zitten volgens Sturman geen garantie voor goede samenwerking.

“Juist op afstand moet je beter kunnen communiceren. En in je eentje thuis werken is vaak nog effectiever ook, waardoor een virtuele assistent minder tijd kwijt is.”

Goed nieuws voor iedereen?

De groep traditionele secretaresses moet zich volgens Fons Scheltema flink ontwikkelen om te kunnen voldoen aan de nieuwe eisen van hun functie en te kunnen blijven concurreren. Maar uit onderzoek van het UWV blijkt dat slechts de helft van de werkgevers bereid is te investeren in die ontwikkeling. “Echt schandalig voor modern werkgeverschap”, vindt Scheltema.

Zeker omdat de secretaresse nog steeds een belangrijke rol voor zichzelf ziet weggelegd. Dat bloemetje vandaag is dus niet genoeg.