Zo word je de lievelingsfreelancer van iedere baas

Steeds meer starters zijn zzp’er. Als je eenmaal je eerste grote opdrachtgever binnen hebt, hoe werk je dan zo succesvol mogelijk? 8 tips van ervaren freelancers.

Tekst Charlotte van ’t Wout Illustraties Tomas Schats

Illustraties Thomas Schats

1 Leer elkaar zo snel mogelijk kennen

Je bent uit een enorme poel met zzp’ers gekozen om de opdracht te doen. Zorg dat je zo snel mogelijk persoonlijk kennismaakt, vindt Alexandra Smith (40). Ze is freelance tekstschrijver en auteur van het boek over zzp’en: 100 dagen dankbaarheid. „Ik werd benaderd door een opdrachtgever die mijn profiel op een freelancersite had zien staan. Het was al bijna zeker dat ik de opdracht kreeg, en toch stel ik dan aan de telefoon voor om even langs te komen.” En dan zo snel mogelijk, niet pas twee weken later. „Ik wil direct de indruk geven dat ik de opdracht belangrijk vind.” Het gaat Smith er vooral om dat de opdrachtgever haar leert kennen. „Ze moeten je een opdracht gunnen. En als ze weten wie je bent, en er is een persoonlijke klik, dan gaat dat makkelijker.”

2 Maak de verwachtingen concreet

Je hebt uitgelegd gekregen wat de opdracht is, en vervolgens ga je aan het werk. Het lijkt lekker duidelijk, maar vaak is het toch niet zo. Claire van der Hall (31) is freelance PR-specialist in de evenementensector. „Toen ik net bezig was, werd ik door een festival ingehuurd om persberichten te versturen. Van tevoren liet ik zien waar ik het persbericht heen zou sturen: al gauw honderden e-mailadressen van journalisten. Het persbericht werd goed opgepikt, dus ik was er trots op. Maar mijn opdrachtgever had niet begrepen dat niet iedereen zo’n persbericht overneemt, heel vaak wordt een mail niet eens geopend. Dus zij vonden het een teleurstellend resultaat.” Zorg dus dat je allebei goed weet wat de opdracht in gaat houden. Van der Hall: „Ik noem het verwachtingsmanagement. Waarom huren ze je in, wat ga je leveren, tegen welke prijs en op welke termijn? En dat mail ik na het gesprek ook even door. Als de opdrachtgever dan halverwege de opdracht nog om extra taken vraagt, kan ik zeggen: doe ik, maar dan slaat er wel een extra meter aan.”

3 Schrijf alles op, houd alles bij

Wie een langere tijd op interimbasis komt werken, is eigenlijk gewoon een nieuwe werknemer. Maar dan wel eentje waarvan de verwachtingen heel hoog liggen: je wordt immers op een dagprijs ingehuurd, dus dat moet je waarmaken. Gelijk vanaf het eerste moment. Mariëtte de Jong (50) is freelance personal assistent. „Ik neem bij elke nieuwe opdrachtgever een schrijfblok mee. Daar schrijf ik alles in op: namen, telefoonnummers, de dagen dat collega’s wel of niet werken. Het is irritant voor de opdrachtgever als je zulke zaken telkens moet vragen.” Tegelijkertijd is het een naslagwerk voor haarzelf. „Ik schrijf elke dag even kort op wat ik heb gedaan. Dat is ook fijn als ik met de opdrachtgever bespreek hoe het gaat: ik kan concreet vertellen wat ik allemaal heb gedaan.”

4 Schat je rol in het grote geheel

Je wordt meestal ingehuurd om een bepaalde taak te doen. Toch loont het om uit te vissen hoe het totale project in elkaar steekt waarvoor je bent ingehuurd. Wat is het budget? Wie doen nog meer dezelfde taken als jij? Wie is de eindverantwoordelijke? Als je dit allemaal uitzoekt, kun je nog beter inschatten wat ze van je verwachten. Tijs van den Boomen, auteur van het Handboek Zelfstandigen 2015: „Ik werd laatst benaderd door een uitgeverij die wilde dat ik teksten maakte voor een boekje. In het gesprek kwam ik erachter dat er ongeveer 15.000 euro voor het totale project was gereserveerd. Dan kan ik zelf heel snel een rekensom maken: een paar duizend voor de drukker, een deel voor de fotograaf. Dan moet er zevenduizend voor de tekst uit te halen zijn. Dat maakt je sterker in de onderhandelingen.” Het kan ook fijn zijn voor de opdrachtgever. „Vaak weet die ook niet precies wat je wel of niet kan. Ze huren jou in als deskundige en horen graag van jou waarmee je kunt helpen.” Ook freelancer Van der Hall merkt dat: „Ze hebben vaak geen idee welke kennis je allemaal in huis hebt. Hoe beter je weet wat ze precies zoeken, hoe meer werk je van ze over kunt nemen.”

5 Wees die frisse wind, voeg iets toe

Werknemers zitten vaak al jaren op hun plek, en als zzp’er kom jij van ‘buiten’. Van den Boomen: „Zorg dat mensen het leuk vinden als je langskomt. Als zzp’er heb je een frisse en open kijk op zaken. Laat dat dan ook merken.” Op een van zijn eerste visitekaartjes stond ‘Gevraagd & Ongevraagd advies’. „Dat was een tikje overmoedig, maar zorg er wel voor dat je meer doet dan alleen dat klusje waarvoor ze je inhuren.” Personal assistent De Jong merkt dat ook. „Mensen die al lange tijd in dienst zijn, zijn niet gewend aan veranderingen en nemen minder initiatief. Het valt op een positieve manier op als jij dat wel doet.” Zo brengt zij interne lijsten en handboeken up-to-date. „Ik neem vaak zelf het initiatief om dat even bij te werken. Daar is een opdrachtgever altijd blij mee.”

6 Verken het territorium

Word je door een bank ingehuurd, zal je niet snel in spijkerbroek aan komen. Maar je ‘aanpassen aan de bedrijfscultuur’ zit ook in subtielere details. „Je komt in het territorium van je opdrachtgever. Weet welke wereld je betreedt. Hoe communiceren ze met elkaar (bellen of mailen?) en wat doet iedereen met de lunch”, zegt Van den Boomen. „Je hoeft niet precies hetzelfde te doen, maar ben je bewust dat je met elke beslissing een keuze maakt. Als iedereen in de kantine gaat lunchen, maak je een statement door zelf achter je bureau te blijven eten.”

7 Sla niet door in netwerken: blijf jezelf

Wie wil, kan als zzp’er ongelofelijk veel borrels af en eindeloos veel ‘kopjes koffie drinken’. Alexandra Smith: „Ik ben in het begin naar weinig borrels gegaan, maar de laatste jaren zie ik er toch wel de waarde van in. Het is eng, om ergens heen te gaan waar bijna niemand je kent, maar het is gewoon heel goed om in het vizier van je opdrachtgever te blijven.” Heb een verhaaltje klaar over wie je bent. „Ik probeer dat zo weinig mogelijk op een pitch te laten lijken, daar prikken mensen zo doorheen. Ik vertel gewoon enthousiast in twee zinnen over wat ik doe en probeer ze nieuwsgierig te maken. Maar het liefst praat ik over persoonlijke dingen, niet over werk.” Dat is ook het advies van Van den Boomen: „Begin niet gelijk over zaken of over je eigen deskundigheid. Het moet eigenlijk zo min mogelijk over je werk gaan. Je hebt freelancers die zelfs op borrels verkrampt raken en denken dat alles strak en zakelijk moet. Maar smalltalk om elkaar te leren kennen is veel belangrijker.”

8 Houd vast aan je eigen tarief

De opdracht is binnen, alleen… niemand heeft het nog over tarieven gehad. Van den Boomen: „Dat is een fout die ik in het begin ook weleens maakte. Dan liep ik helemaal enthousiast weg bij de opdrachtgever en bedacht daarna pas dat niemand het over geld had gehad. Durf dat in het eerste gesprek al aan de orde te stellen. Je hoeft dan nog niet keihard te onderhandelen, maar noem in ieder geval wel je eigen tarief, of kondig aan dat je op basis van het gesprek een offerte gaat sturen.” Freelancer Alexandra Smith: „Ik raad altijd af om te beginnen met een laag tarief. Ik vergelijk het altijd met een relatie. In het begin wil je alles voor de andere persoon doen. Maar als die verhouding scheef is, ga je je later ergeren en dan is de ander al gewend om te veel ruimte in te nemen.” Je tarief aanpassen is lastiger dan gewoon gelijk goed beginnen, merkte ze. „Ik heb een tijdje voor een net startende klant een lager tarief gehad. Maar zijn zaak kwam maar niet van de grond, dus was ik drie jaar later nog steeds voor dat tarief aan het werk. Ja, dat werkt niet. Dan ga je je bezwaard voelen meer geld te vragen.” Wat zij dan doet? „Afscheid nemen en verder kijken.”