De vraag is straks: wat dóé jij hier eigenlijk?

Stel je voor: alles wat je op je werk doet wordt geregistreerd. Hoeveel je belt en e-mailt, waar je uithangt en of je meevergadert. En dát wordt door de baas geanalyseerd. Welkom bij het nieuwe nieuwe werken.

Illustratie Hajo

Je mailt 92 procent meer dan je collega’s. Je bracht deze maand 12 uur met je manager door, 2 uur meer dan je van plan was. Je vergadert erg veel: 143 procent boven het bedrijfsgemiddelde.

Maar je kent weinig mensen van je eigen afdeling: 52 procent minder dan de rest.

Waar hang jij uit in het bedrijf? Wat dóé jij eigenlijk?

Altijd druk doen en niks presteren. Je kwam er jaren mee weg, want je hebt een grote mond. Maar die tijd is bijna voorbij.

Je baas analyseert binnenkort je agenda, je mailverkeer, wanneer je met wie belt, met wie je vaak contact onderhoudt, wat je schrijft, waar je bent. En natuurlijk of je genoeg geld binnenharkt voor het bedrijf. Zo kan je baas in één oogopslag zien of jij – zo heet dat in human resource-taal – wel de juiste persoon op de juiste plek bent. „Nee, wij oordelen niet”, zegt Chantrelle Nielsen, productmanager van het Amerikaanse bedrijf Volometrix dat voor dit soort analyses software levert. „Wij leveren alleen data.” 

Big data (relevante patronen zien in heel veel gegevens) is het personeelsbeleid binnengedrongen. Hr Analytics heet het, de smart workforce of de quantified employee. Het idee is dat de personeelschef niet alleen registreert wat z’n werknemers doen, maar ook analyseert welke factoren bijdragen aan hun succes.

Is veel vergaderen goed of slecht?

Moeten werknemers veel netwerken binnen het bedrijf of juist met klanten buiten de deur lunchen?

Is een vergadering zinvol als je kunt zien dat 70 procent van de mensen intussen zit te mailen? Kost deze klant niet te veel aandacht?

Bedrijven in Nederland beginnen voorzichtig te experimenteren met vormen van hr analytics. Ahold heeft net een analyseteam opgezet, ABN Amro en Shell hebben er een, adviesbureau Plain Orange biedt data-analyses bij klanten aan. In de VS zijn ze al enthousiast: Volometrix kreeg eind vorig jaar nog 12 miljoen dollar van investeerders.

To make people happier, faster and more productive at work, met die slogan adverteert het bedrijf uit Se*attle.

Productmanager Nielsen legt op hyperenergieke toon aan de telefoon uit hoe het werkt. Volometrix pakt de agenda’s en de e-mails van werknemers (en, indien gewenst, ook telefoondata en chat-apps). „Maar alleen wie wanneer iets deed of mailde, níét de inhoud.” De software werkt het beste voor bedrijven met meer dan duizend mensen, achter een bureau, met een formele cultuur waarin iedereen vergaderingen keurig inplant. „Voor een klein bouwbedrijf is dit minder nuttig.”

Met enkel de mailbox en de agenda kan Volometrix ongeveer de helft van de op kantoor bestede tijd in kaart brengen. Ook „objectieve informatie”, zoals verkoopresultaten en tevredenheidsonderzoekjes gaan in het systeem.

Groot of klein netwerk

Een statistisch regressiemodel berekent vervolgens welke factoren samenhangen met goede verkoopresultaten, productiviteit of tevredenheid. Zo bleek bijvoorbeeld dat juist een uitgebreid netwerk binnen het bedrijf iemand productiever maakt. „Als iemands netwerk krimpt, betekent dat misschien dat-ie zit te verstenen. Wie nooit iemand spreekt, kan ook z’n ideeën niet delen.”

Daarnaast vergelijkt Volometric de resultaten met die van andere bedrijven in de branche. Normaal is bijvoorbeeld dat 5 procent van de mensen zit te mailen tijdens een vergadering. Nielsen: „Als dat 30 procent is, is er misschien een kleine interventie nodig.”

Veel dingen kan een manager zelf ook wel bedenken. Dat je niet blind de hele afdeling moet uitnodigen voor een vergadering, dat je niet de hele tijd moet reply-to-all’en. Maar soms is het inzicht verrassender. Databedrijf Seagate zag bijvoorbeeld dat sommige werkgroepen maar liefst 20 uur per week in vergaderingen zaten. Eén ingehuurd consultancybedrijf stuurde Seagate 3.700 e-mails en slokte zeker achtduizend werkuren op. Dat moest minder.

Wie krijgt de data eigenlijk te zien? We verwerken de data geanonimiseerd en geaggregeerd, haast Nielsen zich te zeggen. Ze bedoelt: de chef kan de data alleen op groepsniveau bekijken. De werknemer kan zelf wel op zijn performance dashboard bijhouden hoe hij scoort op nuttige tijdsbesteding.

Heeft het nut?

Mensen zijn veel voorspelbaarder dan deeltjes, citeert hoogleraar Sander Klous de Britse computerwetenschapper Stephen Wolfram. In ieder geval: als je ’t over mensen in groepen hebt. „Op individueel niveau wordt mensen voorspellen een stuk lastiger.”

Ook Klous ziet de trend ineens overal opduiken. De hoogleraar big data aan de Universiteit van Amsterdam is adviseur bij consultancybedrijf KPMG. Maar werkt Hr Analytics? Maak je werknemers echt blijer, sneller en productiever als je big data op hen loslaat?

Ja, als je voldoende data hebt, over een hele groep, denkt Klous. Dan kun je best planningen optimaliseren of snappen waarom je slechter presteert dan concurrenten.

Maar op individueel niveau is het veel ingewikkelder. Voor één werknemer, „en dat is toch het interessantst”, zeggen al die factoren en getallen weinig. Er zijn altijd uitzonderingen. Mensen die compleet geïsoleerd fantastische ontdekkingen doen, mensen die veel vergaderen en toch superproductief zijn.

De belangrijkste vraag lost een programma als Volometrix ook niet op. Hoogleraar Klous: „Die is: hoe herkende je bij een sollicitatie de mensen die nú succesvol zijn? Het is heel lastig om daarop terug te kijken.”

Mag je werknemers zo volgen?

Er kan veel met big data, zegt Klous. „Maar als ik mag kiezen, dan kies ik niet hr analytics. Dat is nog veel te moeilijk.” Niet alleen qua techniek. „Je zit met de ethiek. Mag je een werknemer wel zo dicht volgen?”

Daar tillen Nederlanders zwaarder aan dan bijvoorbeeld de Britten, merkte Raymond Hannes, oprichter van start-up Vita.IO. De app die het verst gaat in dataverzameling, komt uit Rotterdam.

Vita.IO meet sociale interactie in het bedrijf (wie mailt of belt wie) plus hoe medewerkers zich voelen, waar ze expert in zijn en welke persoonlijkheid ze hebben. Daartoe leest Vita.IO ook de inhoud van mails, documenten en chats. Op al die woorden laat het taalanalyses los. Het product is sinds begin dit jaar op de markt.

Door Vita.IO heel veel teksten te laten lezen, kan het vaststellen in welke teams de sfeer slecht is, wie weinig met elkaar praten en welke mensen ergens verstand van hebben. „Zo kan een bank bijvoorbeeld zien dat alle kennis over een bepaald product enkel bij de zestigplussers zit.”

Hannes gaat de software met allerlei functies uitbreiden. In de toekomst kan Vita.IO bijvoorbeeld zien wie opeens ’s nachts zit te mailen of helemaal niet meer terugmailt – een teken van stress. Of dat er iemand is die heel sociaal is, maar toch heel negatief, de rotte appel. Klinkt vergezocht? Nee, zegt Hannes: „Naar dingen als sentimentanalyse is al veel onderzoek gedaan. Dat doen we met bewezen datasets van universiteiten.”

Aan de analyse van de persoonlijkheid op basis van het psychologische Big Five-model werkt het bedrijf nog, door de resultaten naast ingevulde gevalideerde vragenlijsten te leggen.

Willen werknemers dit ook?

„In Nederland vragen mensen als eerste: hoe zit het met de privacy? Britten vragen: wat levert het mij op?”, zegt Hannes. Net als Volometrix laat Vita.IO de manager alleen verzamelde, anonieme data zien van een groep van 15 of meer. Als blijkt dat er één stoorzender bij zit, moet de chef daar zelf naar op zoek. Dat ís wel met de software te herleiden, maar van de wet mag dat alleen met toestemming van de werknemer. Die kan besluiten zijn persoonlijke rapport aan z’n baas te tonen, of alleen bepaalde delen daaruit te delen.

Maar wat als dit een onderhandelingspunt wordt? Geef me je rapport, anders geen periodiek erbij? Tja, zegt Hannes. „We werken niet met bedrijven die dit alleen willen om negatieve mensen eruit te halen.”

En wat als je rare dingen tegenkomt? Eén klant vroeg Hannes: wat doe ik als blijkt dat iemand gokt? Toen bedacht hij: misschien is dat niet erg, en past dat bij mijn bedrijf.

Hannes heeft grote ambities: „Mijn droom is dat in het jaarverslag niet alleen maar cijfers voor omzet en winst staan, maar ook een cijfer voor menselijk kapitaal. Dat je ziet dat bank X een 8 scoort. En dat dat dan ook iets betekent.”