Hoe digitale overheidsinformatie zomaar verdwijnt

De voor twee bewindslieden fatale bonnetjesaffaire onthult ander probleem: de overheidsarchivering deugt niet. „Met de digitalisering is een wildgroei ontstaan.”

Illustratie Daan van Elk

Vijftigduizend euro. Dat kostte het inhuren van ICT-specialisten die na een zoektocht van twee dagen ‘het bonnetje’ wisten terug te vinden dat leidde tot de val van minister Opstelten en staatssecretaris Teeven. Eerdere opsporingspogingen waren mislukt. Het bonnetje van de deal met crimineel Cees H., à 4,7 miljoen gulden, was kwijt: opgesloten in een in onbruik geraakt digitaal systeem.

Eric Hennekam, archiefspecialist en docent aan ondermeer de Vrije Universiteit, vindt dat geen verrassing. Volgens hem is het „een flinke janboel” bij de archiefafdelingen van de Nederlandse ministeries. „Met de digitalisering is een wildgroei ontstaan aan manieren om te archiveren. Elk ministerie werkt met dertig à veertig verschillende programma’s. Die zijn onderling niet compatibel.” Ook rijksarchivaris Marens Engelhard noemt de grote diversiteit aan computerprogramma’s een probleem: „Bij overheidsinstanties zijn voor het gebruik van digitale systemen geen duidelijke protocollen. Ook niet bij de ministeries.”

Dat blijft niet zonder gevolgen. De erfgoedinspectie, de instelling die toezicht houdt op het bewaren van informatie bij de centrale overheid, publiceerde in april 2013 een rapport waaruit bleek dat het ministerie van Veiligheid en Justitie het risico liep digitale documenten te verliezen. „De duurzame toegankelijkheid kan in de huidige situatie niet gegarandeerd worden”, schreef de inspectie, waardoor het ministerie het risico loopt dat informatie „onrechtmatig vernietigd wordt”.

In het rapport staat dat het ministerie tot dan toe alleen digitale documenten die waren verwerkt in het programma DigiJust opnam in het digitale archief. E-mails en documenten verwerkt in andere systemen, werden niet als archiefmateriaal gezien. Volgens de erfgoedinspectie ontstaat hierdoor „een situatie waarin belangrijke categorieën van digitale informatie buiten beeld kunnen raken, met als gevolg het risico dat informatie ongewenst verloren raakt.” Zoals dus bijna gebeurde bij het bonnetje.

Bij overheidsinstellingen zijn zogeheten DIV’ers (documentaire informatie voorzieningsmedewerkers) verantwoordelijk voor de digitale archivering. En juist bij die mensen gaat het mis, zegt archiefspecialist Hennekam. De DIV’ers die op de ministeries verantwoordelijk zijn voor het archief zijn volgens hem „bijzonder laaggeschoold” en veroorzaken „allerlei problemen”.

DIV’ers worden aangestuurd door archiefinspecteurs, maar op hen is de afgelopen jaren bezuinigd. „Twaalf jaar geleden waarschuwde ik al voor de wantoestanden die bezuinigen op archiefinspecteurs met zich mee zouden brengen”, zegt Hennekam. „DIV’ers moeten onder veel meer toezicht werken dan nu het geval is.”

Volgens de erfgoedinspectie is het op het ministerie onduidelijk welke informatie gearchiveerd zou moeten worden en welke niet en in welke systemen de archiefbestanden zich vervolgens bevinden. Medewerkers hanteren geen duidelijke, eenduidige regels, waardoor een ongecontroleerde situatie ontstaat.

Charles Jeurgens, hoogleraar archiefwetenschap aan de Universiteit van Leiden, noemt digitaal archiveren boven alles een kwestie van organiseren. „Als een digitaal archief niet goed georganiseerd is, is de kans dat iets verloren gaat zelfs groter dan in een ongeorganiseerd papieren archief.”

„Het is een populaire misvatting dat digitale informatie nooit helemaal verdwijnt”, zegt rijksarchivaris Engelhard. „Maar als iets wordt opgeslagen in een verkeerde categorie, en vervolgens wordt verwijderd, dan is het ook echt weg.”

Een woordvoerder van het ministerie van Veiligheid en Justitie laat weten dat naar aanleiding van het rapport in 2013 een plan is opgesteld, en dat het ministerie in het najaar aan de wettelijke eisen voor archiveren zal voldoen.

Hoe moet het wel? Volgens Jeurgens ligt de oplossing in ‘archiveren aan de voorkant’. „Dat houdt in dat op het moment dat iets wordt opgeslagen direct wordt gezorgd dat het altijd toegankelijk blijft.” Hennekam pleit voor het aanstellen van één persoon of één centrale instelling, die de digitale archieven van de ministeries beter toegankelijk zou moeten maken. „Op dit moment hebben veel te veel mensen iets te zeggen over het digitale archief, en kunnen alle ministeries zelf bepalen hoe ze het inrichten. Dat leidt alleen maar tot rommel en onoverzichtelijkheid.”

Rijksarchivaris Engelhard geeft toe dat veel digitale overheidsarchieven toe zijn aan een flinke inhaalslag. „Je zou zeggen dat we inmiddels wel up to date zijn”, zegt hij, „maar dat is niet zo. Niet alleen de programma’s zijn toe aan vernieuwing. Ook de mensen die bij overheidsinstellingen werken hebben meer kennis van zaken nodig.”