Bonnetjes zitten wel vaker vast in een rommelig overheidsarchief

De bonnetjesaffaire die Opstelten en Teeven fataal werd legt ook een ander probleem bloot: de overheid heeft haar archivering absoluut niet op orde.

Vijftigduizend euro. Dat stond op de rekening van de specialisten die vorig weekend ‘het bonnetje’ wisten terug te vinden dat zou leiden tot de val van minister Opstelten en staatssecretaris Teeven. Het bonnetje van de deal met crimineel Cees H., à 4,7 miljoen gulden, was kwijt: opgesloten in een in onbruik geraakt digitaal systeem.

Eric Hennekam, archiefspecialist en docent aan ondermeer de Vrije Universiteit, vindt dat geen verrassing. Volgens hem is het „een flinke janboel” bij de archiefafdelingen van de Nederlandse ministeries. „Met de digitalisering is een wildgroei ontstaan aan manieren om te archiveren. Elk ministerie werkt met dertig à veertig verschillende programma’s. Die zijn onderling niet compatibel.”

De toezichthouder zei het al

Dat blijft niet zonder gevolgen. De erfgoedinspectie, de instelling die toezicht houdt op het bewaren van informatie bij de centrale overheid, publiceerde in april 2013 een rapport waaruit bleek dat het ministerie van Veiligheid en Justitie het risico liep digitale documenten te verliezen.

In het rapport staat dat het ministerie tot dan toe alleen digitale documenten die waren verwerkt in het programma DigiJust opnam in het digitale archief. E-mails en documenten in andere systemen werden niet als archiefmateriaal gezien. Volgens de erfgoedinspectie ontstond hierdoor „een situatie waarin belangrijke categorieën van digitale informatie buiten beeld kunnen raken, met als gevolg het risico dat informatie ongewenst verloren raakt.” Zoals dus bijna gebeurde bij het bonnetje.

Bij overheidsinstellingen zijn zogeheten DIV’ers (documentaire informatievoorzieningsmedewerkers) verantwoordelijk voor de digitale archivering. En juist bij die mensen gaat het mis, zegt Hennekam. De DIV’ers zijn volgens hem „bijzonder laaggeschoold” en veroorzaken „allerlei problemen”. DIV’ers worden aangestuurd door archiefinspecteurs, maar op hen is de afgelopen jaren bezuinigd. „DIV’ers moeten onder veel meer toezicht werken dan nu het geval is”, zegt Hennekam.

Volgens de erfgoedinspectie is het op het ministerie onduidelijk welke informatie gearchiveerd zou moeten worden en in welke systemen de archiefbestanden zich vervolgens al dan niet bevinden.

Ja, digitale info verdwijnt wél

„Het is een populaire misvatting dat digitale informatie nooit helemaal verdwijnt”, zegt Rijksarchivaris Engelhard. „In een digitaal archief is verdwijnen simpelweg een kwestie van niet goed bewaren.”

Een woordvoerder van het ministerie van Veiligheid en Justitie laat weten dat het ministerie in het najaar aan de wettelijke eisen voor archiveren zal voldoen.

Hoe moet het wel? Volgens hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens ligt de oplossing in ‘archiveren aan de voorkant’. „Dat houdt in dat op het moment dat iets wordt opgeslagen direct wordt gezorgd dat het altijd compatibel blijft.” Hennekam pleit voor het aanstellen van één persoon of één instelling, die de digitale archieven beter toegankelijk moet maken. „Op dit moment hebben veel te veel mensen iets te zeggen over het digitale archief, en kunnen alle ministeries zelf bepalen hoe ze het inrichten. Dat leidt tot rommel.”

Rijksarchivaris Engelhard geeft toe dat veel digitale overheidsarchieven toe zijn aan een flinke inhaalslag. „Je zou zeggen dat we inmiddels wel up-to-date zijn”, zegt hij, „maar dat is niet zo. Niet alleen de programma’s zijn toe aan vernieuwing. Ook de mensen die bij overheidsinstellingen werken hebben meer kennis van zaken nodig.”

    • Doortje Smithuijsen