Kritiek - pardon, feedback - op een collega, hoe pak je dat aan?

Kritiek geven, het blijft lastig op kantoor. Op internet lukt het ons makkelijk: een online winkel is zo beoordeeld, of een restaurant. Maar recht in het gezicht van je collega, hoe doe je dat?

Met een app of een formulier

Een groepje van twintig werknemers bij Booking.com test sinds januari de app Impraise, bedoeld om collega’s feedback te geven. Die werkt vrij simpel: alle deelnemende collega’s staan keurig met hun profiel en foto op een rijtje. Je klikt op een collega, kiest welk onderdeel je wilt beoordelen (sociale vaardigheden, presentatie) en geeft je collega een cijfer en een toelichting. Je kunt niet zien welke collega de feedback geeft, maar de app houdt wel je ontwikkeling bij: als het goed is werk je aan je zwakkere punten en krijg je in de loop van de tijd hogere cijfers.

Ook zijn er al jaren 360-graden feedbackformulieren, waarop je mensen ‘rondom’ je vraagt om een (al dan niet zelfbedachte) vragenlijst in te vullen waarin ze feedback geven. Denk aan collega’s, je manager en klanten.

Met nadruk op de positieve kanten

Een trend in managementland: de stroming die vindt dat je je moet concentreren op de sterke punten van je collega, in plaats van de zwakke. Liever een compliment dan kritiek. Want een introverte collega die angst heeft voor spreken in het openbaar, zal nooit de beste presentator worden. Lisa Castelein (25), content editor bij Booking.com:

“Mensen vinden het vaak moeilijk om positieve punten te benoemen van zichzelf. Dus dan benoem ik die.”

Zonder emotie, met specifieke voorbeelden

Psycholoog Marieta Koopmans, die trainingen over feedback geeft, zegt:

“Het belangrijkste is dat je emotie eruit haalt. Wees heel specifiek in wat je ziet of merkt, en verwar dat niet met hoe je dat interpreteert.”

Dus zeg je niet: “Wat was je stil en teruggetrokken bij de vergadering”, maar zeg : “Je zei twee zinnen tijdens de vergadering die een uur duurde.” Een rapport dat volstaat met spelfouten noem je niet “slordig”, maar je benoemt dat er negentien spelfouten op een pagina staan. Koopmans:

“Het is dezelfde boodschap, maar dan zonder de interpretatie erbij.”

Met nadruk op intrinsieke motivatie

Maar stel dat je de perfecte feedback hebt gegeven. Goed onderbouwd, niemand is boos geworden en je kunt elkaar nog tevreden aankijken. Dan moet het irritante gedrag dus nog veranderen. Hoogleraar gedragsbeïnvloeding Rick van Baaren:

“En dat is het moeilijkste van alles. Denk maar eens na hoe vaak je je eigen gedrag probeert te veranderen, maar het gewoon niet lukt. Laat staan dat je je gedrag gaat veranderen omdat je collega er last van heeft.”

Dus om je collega aan te sporen, is het zaak hem intrinsiek te motiveren: je moet je collega ervan overtuigen dat het echt beter voor hem is iets met de kritiek te doen. Dus alleen zéggen dat het fijn zou zijn om niet te laat te komen is niet genoeg, dat snapt hij zelf ook wel. Maar als je erbij vertelt dat om 8.30 uur de beste parkeerplaats en beste werkplek nog vrij zijn, dán ziet-ie misschien zelf ook het voordeel van vroeger op werk komen.

En dan? Kun je ervan uitgaan dat iemand na een paar keer de boodschap begrepen heeft? Nee. Van Baaren:

“Het kan hooguit, na heel vaak oefenen, een gewoonte worden. Maar als je écht diep van binnen kijkt zal de werknemer niet veranderen.”

Hoe ga je om met feedback? Negen tips van psychologe Marieta Koopmans

  1. Geef aan wat de feedback met u doet: ‘ik schrik ervan’; ‘ik had dit niet verwacht’.
  2. Interpreteer feedback niet als een aanval op u als persoon, het is het beeld dat de ander van u heeft.
  3. Schiet niet onmiddellijk in de verdediging, tel tot tien.
  4. Vraag door en probeer de feedback te begrijpen.
  5. Toon waardering voor de feedback, de ander heeft de moed gehad om u over gewenst gedrag te informeren.
  6. Beoordeel de feedback en geef aan wat u ermee kunt.
  7. Behandel de feedbackgever met respect.
  8. Houd de relatie open.
  9. Bedank de feedbackgever.
    • Charlotte van ’t Wout