Hoe sociale media e-mail vervangen

Facebook gaat concurreren met Slack, HipChat en Yammer om e-mailen op werk af te schaffen. Wat zijn de verschillen?

Foto REUTERS/ Dado Ruvic

Het is handiger dan papieren post, e-mail. Maar wát kost het een tijd. Niet voor niets dat bedrijven regelmatig aankondigen dat ze het veelvuldige e-mailen willen aanpakken. De IT-ers van Atos zeiden twee jaar geleden zelfs dat ze e-mail helemaal wilden afschaffen. Dat is nog niet gelukt, maar het laat zien dat veel managers het een probleem vinden dat hun medewerkers uren bezig zijn met het wegwerken van mailtjes.

Niet raar dus dat Facebook deze maand begon met een besloten proef van zijn nieuwe app Facebook at Work. Dat moet grotendeels werken als de consumentenversie, maar dan voor communicatie tussen collega’s en zonder advertenties.

Dat werkt efficiënter dan e-mail, denkt het bedrijf. Waarschijnlijk presenteert Facebook vandaag bij de jaarresultaten gedetailleerder plannen voor Facebook at Work. Ook LinkedIn en het Chinese Alibaba hebben plannen; en dat terwijl er al zoveel sociale media op de werkvloer zijn. Wat zijn de populairste?

Slack

De grootste ster van het moment op het gebied van sociale media op werk is Slack. Dit bedrijf (16 maanden oud) werd onlangs door een grote investering gewaardeerd op ruim 1 miljard euro. Gebruikerscijfers maakt het bedrijf niet bekend maar ook in Nederland lijken steeds meer bedrijven de app te gebruiken.

Via de app kunnen gebruikers één-op-één berichten sturen, privé-groepen creëren, en per onderwerp groepgesprekken organiseren. „Van de tools die ik ken ziet Slack er gewoon het mooist uit”, zegt Bas Prass, freelance groei-adviseur voor startups. Het bedrijf dat hij nu adviseert is recent overgestapt van HipChat naar Slack. „De app werkt samen met andere apps die we vaak met collega’s gebruiken zoals Dropbox en Google Hangouts.” Prass legt uit dat Slack vooral is gericht op smartphones. „Je hebt er verschillende kanalen, waarbij je ook kunt bijdragen aan projecten en discussies als je niet bij een bedrijf werkt.” Daar moet de manager van een project op Slack dan wel toestemming voor geven. Via de functie Slack-chat kun je bovendien verschillende communities volgen, net zoals op LinkedIn en Twitter al veel gebeurt. Slack is waarschijnlijk mede zo snel gegroeid omdat veel teams de app gratis gebruiken: tot 10.000 berichten hoef je niets te betalen.

HipChat

Concurrent Hipchat heeft grotendeels dezelfde functies als Slack. Ook in HipChat kun je groepsgesprekken voeren, live besrichten sturen, en gezamenlijk aan bestanden werken. Maar het ziet er net wat ouderwetser uit op de smartphone. „Het is toch een beetje de Hyves van de werk-apps,” aldus Prass. De app werd al in 2010 opgericht en werkt met push-berichten en zogeheten @-mentions, berichten die direct zijn gericht aan een andere gebruiker. „ Het kan zijn dat het aan ons ligt, maar bij ons werkten de push-berichten niet altijd even goed”, zegt Prass. Daarover zijn inderdaad veel klachten te vinden online.

Ook HipChat is voor een deel gratis te gebruiken. Voor geavanceerde functies betalen bedrijven 2 euro per gebruiker.

Yammer

Yammer is de oudgediende onder de sociale netwerken op de werkvloer – het stamt uit 2008 maar liefst. Yammer wordt nog het meest gebruikt als sociale-media-versie van het interne bedrijfsnetwerk, intranet. „Het is meer geschikt voor organisaties die ongelijktijdig aan projecten werken, Slack is voor mensen die juist gelijktijdig werken”, aldus Ankit Prasad, een productontwikkelaar van Yammer, vorig jaar op de website Quora.

Het ziet er inderdaad vooral uit als een soort berichtenmuur. Je kunt er zien wat de directeur ergens van vindt, en welke onderwerpen collega's interessant vinden. Yammer is wat geschikter voor grotere bedrijven, terwijl Slack en HipChat zich op kleine teams richten. Sinds Microsoft het bedrijf in 2012 overnam, is het zijn mojo een beetje kwijtgeraakt. Yammer worstelt ook met het feit dat het ooit ontworpen is voor de desktop, niet voor mobiel. Al heeft het netwerk inmiddels ook apps.

Wat de groei van Yammer vooral lijkt af te remmen: je kunt het alleen gebruiken als je bedrijf er een abonnement op heeft. Dat kan wel eens het beslissende nadeel worden ten opzichte van Slack en HipChat. Overigens gaat Facebook ook om abonnementsgeld vragen voor Facebook at Work.

Confluence, Moxtra en Salesforce

En dan zijn er nog veel meer sociale apps voor op werk. Sommige richten zich specifiek op projectmanagement, zoals Confluence. Concurrent Moxtra laat gebruikers samenwerken aan zogeheten ringbanden, afgebakende onderwerpen. De opkomst van de smartphone zorgt er bovendien voor dat de grote internetbedrijven ook veel interesse hebben in de zakelijke markt: iedereen neemt immers ook op zijn werk zijn telefoon mee. Googles app Hangouts mikt ook op professionele gebruikers. En ook cloud-reus Salesforce werkt aan een concurrerende dienst voor Facebook at Work. We krijgen het nog druk met al die sociale apps op de werkvloer.