Scrum jij al? Bij Apple doen ze ’t wel

Scrummen verovert het bedrijfsleven. Nog nooit van gehoord? Je werk is er tot vier keer sneller mee af, zegt de bedenker en bedrijven als Apple en Google zweren erbij. Maar wat is dat scrummen eigenlijk? En werkt het?

Bij scrummen evalueert een team zijn eigen manier van werken, waardoor het steeds sneller kan gaan. De term scrum komt uit het rugby.
Bij scrummen evalueert een team zijn eigen manier van werken, waardoor het steeds sneller kan gaan. De term scrum komt uit het rugby. Foto Getty Images

Scrum? Wat is in vredesnaam scrum? Sommige mensen noemen het „een trucje voor IT-teams”; anderen hebben het over „een krachtig veranderinstrument” of „een revolutionair nieuwe manier van werken die op stormachtige wijze de wereld verovert”.

Die laatste omschrijving staat achterop het net in Nederlandse vertaling verschenen boek Scrum (uitgeverij Maven) van Jeff Sutherland – de term komt uit het rugby. Sutherland ontwikkelde de afgelopen twintig jaar een methode om bedrijven, aanvankelijk vooral softwarebedrijven, efficiënter te laten werken. Onder meer Apple, Google en Facebook gingen ermee aan de gang. Tweemaal zoveel doen in de helft van de tijd, belooft het boek op de cover. Dan werk je dus vier keer zo snel, wat volgens Sutherland maar het begin is. Teams kunnen best tien keer zo snel werken. Kwestie van goed scrummen.

En wat is dat scrummen dan?

Scrummen is in kleine teams van drie tot negen mensen met verschillende vaardigheden in korte sprints steeds nieuwe werkende tussenproducten afleveren, en daar feedback op organiseren, tot je samen met de klant opgewekt beslist dat je bij het eindproduct bent.

Het is niet: een project dat langs verschillende afdelingen moet vooraf in een onhaalbare planning vangen, zodat je veel te laat een product aflevert dat niet is zoals de klant het wil, waarna iedereen ongelukkig is.

Bij scrummen evalueert een team zijn eigen manier van werken, waardoor het steeds sneller kan gaan. En de tussentijdse feedback garandeert dat je maakt wat de klant wil. Dat kan een softwarepakket zijn, maar ook in andere branches wordt gescrumd: in de bouw, bij overheden, in financiën en het onderwijs – Sutherlands beschrijft hoe leerlingen op het Ashram College in Alphen aan den Rijn zich in vrolijke groepjes door de scheikundelessen van docent Willy Wijnands heen scrummen.

En bij de presentatie van de vertaling van Sutherlands boek, afgelopen week, vertelde de Nederlandse scrumcoach Petra de Boer hoe ze met haar man thuis de trap had geverfd, als tweepersoons scrumteam. Mensen werken beter als ze gelukkig zijn – ook dat is deel van de scrumfilosofie – en daarom hadden ze eerst een definition of fun bepaald: er moest muziek bij, pauzes met lekker eten, en complimentjes over en weer.

Scrummers kennen niet alleen een definition of fun, maar bijvoorbeeld ook een definition of done (je moet weten wanneer je iets als klaar beschouwt), een backlog (takenlijst), sprints (korte periodes van hard werken) en ‘producteigenaren’ (mensen met overzicht). Ja, scrummen is een buzzwordrijke aangelegenheid. Dat bleek ook bij de boekpresentatie, een symposium in het Utrechtse hoofdkantoor van de Rabobank, waar iemand zelfs het woord ‘team’ als afkorting beschouwde (Together Everyone Achieves More). De bijeenkomst was georganiseerd in samenwerking met het Agile Consortium. Agile is in bedrijfskringen ook een bekend buzzword: het staat voor een scrum-achtige managementfilosofie. Agile (wendbaar, lenig, alert) is wat scrummende organisaties willen zijn.

Scrummen is niet altijd makkelijk

Maar is scrum vooral buzz of zou iedereen moeten gaan scrummen? Op basis van het boek is dat moeilijk te zeggen. Maar, zoals Sutherland schrijft, je kunt de tango ook niet uit een boek leren; je moet het doen.

Het boek legt wel gedetailleerd uit wat scrum is. Sutherland verweeft die uitleg met de geschiedenis van scrum en met zijn eigen levensverhaal. Hij is in de zeventig. Ooit vloog hij als gevechtspiloot boven Vietnam; nu gebruikt hij graag oorlogsmetaforen als hij het over bedrijfsvoering heeft. Wie geen excellentie van zichzelf eist, is een loser. En met een team dat superioriteit bereikt, gebeurt iets magisch – dat lijkt wel te zweven. Dat Sutherland van stoere taal houdt, blijkt ook bij zijn boekpresentatie. Wanneer hij vertelt over de keer dat hij een heel hoog salaris kreeg aangeboden, zegt hij: „They made me an offer my wife couldn’t refuse” – met zo’n seksistisch grapje komt hij weg. Een groot deel van de zaal – veel IT’ers, veel Rabobankiers – is scrum in het eigen bedrijf al enthousiast aan het proberen.

Niet dat dat altijd makkelijk is. Buiten de IT hebben bedrijven bijvoorbeeld vaak meer stakeholders dan louter een klant die software heeft besteld. Belangijker nog is de vraag hoe je scrum opschaalt. Een groep van drie tot negen man goed laten werken is één ding, maar een heel bedrijf in dat soort teams indelen en die efficiënt laten samenwerken is weer iets heel anders. Daar heeft Sutherland het in zijn boek niet over. En juist dát is op dit moment het grote probleem voor bedrijven die willen scrummen.

Vraag hem zelf hoe de communicatie tussen teams moet verlopen en hij zegt: „Ah, de scaling-kwestie.” Het opschalen. Een probleem vindt hij het niet. „Het enige probleem is dat mensen niet weten hoe ze het moeten doen.” Hoe moet dat dan? „Het moeilijkste is om één team echt goed te laten werken, met vijf tot tien keer de productiviteit. Als je één zo’n team hebt, moet je zorgen dat je er twee krijgt. En dan vier, en dan acht. Je verandert niet het hele bedrijf in één keer. Je begint met één team en je ontwikkelt het.” Hij geeft daar ook cursussen in, vooral in de VS maar af en toe ook in Europa. „In Silicon Valley is de vraag niet meer óf je scrumt”, zegt hij, „maar of je beter scrumt dan de concurrent.”