Carrière

Zo voer je een functioneringsgesprek met je werknemers (en zo niet)

Ze moesten geen salarisverhoging verwachten. En ook geen uitgebreide complimenten over het afgelopen jaar. Dat stond in de mail die HR-manager Harriet van Rijs (44) kortgeleden verzond naar de circa 20 medewerkers van architectenbureau Coare, waar ze als interim HR-hoofd werkt.

“Ik wilde duidelijkheid scheppen over hun functioneringsgesprek. Dat voorkomt teleurstelling achteraf.”

Wat ze wél gingen bespreken? “Wat er van ze verwacht wordt komend jaar, en of ze vinden dat hun werk past bij de functieomschrijving die ze bij hun aanstelling hebben gekregen.”

Het lijkt wellicht wat a-typisch, maar HR-manager Van Rijs doet het eigenlijk precies zoals het hoort, zegt Jan Jacob de Groot (54). Hij traint managers in het voeren van goede functioneringsgesprekken.

“De meest gemaakte fout is dat het niet duidelijk is wát er precies besproken gaat worden tijdens het gesprek. Leidinggevende en de werknemer hebben daarom andere verwachtingen. Terwijl de gesprekken een jaarlijkse cyclus zouden moeten zijn. Aan het begin van het jaar maak je afspraken en na een jaar beoordeel je of die afspraken zijn nagekomen, en maak je vervolgens weer nieuwe afspraken.”

Januari = functioneringsgesprekken

Januari is de maand van functioneringsgesprekken. En hoewel het niets anders is dan een gesprek tussen leidinggevende en werknemer, is er onbewust toch een hoop spanning en gedoe omheen. Een veel gemaakte fout van leidinggevenden, is dat er kritiek gegeven wordt over persoonskenmerken. De Groot:

“Dan zegt de leidinggevende: je bent niet zichtbaar, niet collegiaal, of niet klantgericht genoeg. Maar dat is kritiek op de persoonlijkheid, niet op het gedrag.”

Meestal reageert een medewerker vervolgens op op een van deze twee manieren, zegt De Groot: ofwel met apathie, van ‘zo ben ik al veertig jaar en dat verander ik niet’. Ofwel ontkennend: ‘daar herken ik me niet in’. Ga daarom in op wat hij wél kan veranderen: concreet gedrag. “Zeg bijvoorbeeld dat hij meer moet praten tijdens vergaderingen, in plaats van dat hij zo introvert is.”

Functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, of jaargesprek
Een functioneringsgesprek wordt vaak in het begin van het jaar gehouden en richt zich op de toekomst: wat ga je dit jaar doen, wat wil je bereiken, wat moet je leren? Zowel jij als je leidinggevende hebben inbreng.

Een beoordelingsgesprek vindt vaak plaats aan het eind van het jaar, dan hoor je van je leidinggevende wat hij of zij vindt van je prestaties en welke consequenties dat heeft. Sommige bedrijven doen dit gewoon in één keer en noemen het een ‘jaargesprek’. De gesprekken staan vaak in de cao vermeld.