Hoe overleef je hét gesprek?

Het is weer tijd voor functioneringsgesprekken. Dat levert vaak een hoop gedoe op. De verwachtingen van leidinggevenden sluiten vaak niet aan bij die van werknemers.

Foto Arjen Born

Ze moesten geen salarisverhoging verwachten. En ook geen uitgebreide complimenten over het afgelopen jaar. Dat stond in de mail die HR-manager Harriet van Rijs (44) kortgeleden verzond naar de circa 20 medewerkers van architectenbureau Coare, waar ze als interim HR-hoofd werkt. „Ik wilde duidelijkheid scheppen over hun functioneringsgesprek. Dat voorkomt teleurstelling achteraf.”

Wat ze wél gingen bespreken? „Wat er van ze verwacht wordt komend jaar, en of ze vinden dat hun werk past bij de functieomschrijving die ze bij hun aanstelling hebben gekregen.”

Het lijkt wellicht wat a-typisch, maar HR-manager Van Rijs doet het eigenlijk precies zoals het hoort, zegt Jan Jacob de Groot (54). Hij traint managers in het voeren van goede functioneringsgesprekken. „De meest gemaakte fout is dat het niet duidelijk is wát er precies besproken gaat worden tijdens het gesprek. Leidinggevende en de werknemer hebben daarom andere verwachtingen. Terwijl de gesprekken een jaarlijkse cyclus zouden moeten zijn. Aan het begin van het jaar maak je afspraken en na een jaar beoordeel je of die afspraken zijn nagekomen, en maak je vervolgens weer nieuwe afspraken.”

Januari is de maand van functioneringsgesprekken. En hoewel het niets anders is dan een gesprek tussen leidinggevende en werknemer, is er onbewust toch een hoop spanning en gedoe omheen.

Communicatiemedewerker Stephanie Aukes (inmiddels ondernemer) keek er altijd een beetje tegenop. „Zo’n gesprek stimuleert ook niet om je werk anders aan te pakken, helemaal niet als je zelf het idee hebt dat je het al goed doet.” Volgens Aukes ligt het ook aan de het beoordelingsformulier. „Je leidinggevende moet nou eenmaal aangeven welke verbeterpunten er zijn. Dus ook als er nauwelijks iets is, zullen ze wel iets bedenken.”

Een veel gemaakte fout van leidinggevenden, is dat er kritiek gegeven wordt over persoonskenmerken. Trainer Jan Jacob de Groot: „Dan zegt de leidinggevende: je bent niet zichtbaar, niet collegiaal, of niet klantgericht genoeg. Maar dat is kritiek op de persoonlijkheid, niet op het gedrag.” Meestal reageert een medewerker vervolgens op deze twee manieren. „Ofwel met apathie, van ‘zo ben ik al veertig jaar en dat verander ik niet’, ofwel ontkennend: ‘daar herken ik me niet in’. Ga daarom in op wat hij wél kan veranderen: concreet gedrag. De Groot: „Zeg bijvoorbeeld dat hij meer moet praten tijdens vergaderingen, in plaats van dat hij zo introvert is.”