Papier is hier verboden

ICT-bedrijf Decos helpt andere bedrijven en een kwart van de gemeentes met digitaliseren. En geeft zelf het goede voorbeeld met een bijna papiervrij kantoor – tot de wc’s aan toe.

Bij ICT-bedrijf Decos is geen notitieblok, vergaderstuk, krant of servetje te vinden. Ze werken er bijna zonder papier. „Ik kan nauwelijks meer schrijven”, zegt directeur Paul Veger. Foto Walter Herfst

Gewoon: met een waterstraaltje, uit de pot. Op lichaamstemperatuur, hoor, dus niet eens zo heel erg schrikken. En daarna is er een soort föhn die je weer droog blaast. Zo gepiept. Dus.

Nee, het is nog verdomd lastig om de wc bij ICT-bedrijf Decos te verkopen als iets anders dan gewoon héél ongebruikelijk.

Decos werkt papierloos. Dan kun je je schouders ophalen, denken so what. Maar wacht even daarmee, want je moet wel weten: Decos is helemáál papierloos. He-le-maal, zeg maar. (Dus ook op de wc.)

„Papierloos tot het gaatje”, noemt directeur Paul Veger (50) dat. Hij probeert de poep-en-piesgrappen rond zijn bedrijf tot een minimum beperken, zegt hij, maar deze floepte eruit.

Decos zou weleens het meest papiervrije kantoor ter wereld kunnen zijn. Het bedrijf (omzet 11,9 miljoen, winst 1,2 miljoen) houdt zich bezig met digitalisering, bouwt systemen voor digitaal werken. Een kwart van de Nederlandse gemeenten is klant. Laten wij dan vooral het goede voorbeeld geven, dacht Veger. „Als wij tonen dat álles zonder papier kan, hoe overdreven dat misschien ook mag lijken, dan raken anderen geïnspireerd om bijvoorbeeld eens met 10 procent te beginnen.”

Het gebouw, op een industrieterrein bij Noordwijk en een steenworp van ruimteagentschap ESA, is voorbij futuristisch. Het oogt als een kruising tussen een iPad en hoe je je voorstelt dat marskolonisten ooit zullen worden gehuisvest. Spierwitte vloeren, schuine wanden, overal schermen. Pronkstuk is een stuk meteoriet op een verhoging met recht daarboven een cirkelvormig raam in het dak: één keer per jaar, tijdens op de zonnewende, als de zon op zijn hoogste punt staat, wordt de ruimtesteen door een straal zon verlicht – zo’n gebouw.

Het ontwerp is een jongensdroom van Veger. Vijf jaar geleden schreef hij een architectenwedstrijd uit: wie het mooiste gebouw kon maken op basis van een aantal frames van Vegers favoriete scènes uit Star Wars. Dit werd het. ‘Always in motion the future is’ leest het op de muur van een vergaderzaal – een uitspraak van het wijze groene wezentje Yoda. „En papierloos is de toekomst”, zegt Veger. „Dus.”

Géén kranten, géén servetjes

Hoe de toekomst eruitziet? Smetteloos. Nergens slingeren notitieblokken op het kantoor van Decos, geen vergaderstukken, kranten, servetjes. En leeg ook. Want wat ontbreekt zijn kasten, lades, dozen, prullenbakken. Er ligt nauwelijks iets op de bureaus.

„Precies! Mijn werkkamer ziet er nog exact hetzelfde uit als toen hij werd opgeleverd”, zegt Veger. „Ik gebruik niets anders dan mijn computer en... Eh, wat heb je daar nou?”

Een pen. Geen seconde over nagedacht.

Aantekeningen maken op een notitieblok, journalistiek of niet, dat is hier echt niet de bedoeling. Veger lacht, maar hij maakt geen grapje. „Onze regel is: je komt er één keer mee weg. De volgende keer dat je hier komt heb je geen papier meer bij je.”

Uitzonderingen maken ze niet bij Decos. Ook niet voor de Belastingdienst bijvoorbeeld, toen die over de vloer kwam. „Eén keer mag het nog, zei ik, ook tegen hen. Ik schrok van mezelf: je hebt het wel tegen de belastingdienst. Maar ze konden erom lachen. En de volgende keer kwamen ze met laptops en iPads om de administratie door te werken.”

Alle post wordt teruggestuurd. Dat doet assistente Wies: die schrijft dat op de enveloppen. „Mensen wennen daar vanzelf aan.” Leveranciers die weigerden, werden vervangen. In het begin kwam er dagelijks post, nu legen ze bij Decos de brievenbus één keer per twee weken.

Iedereen een iPad van de zaak

Toegegeven, digitaliseren is een stuk gemakkelijker voor een ICT-bedrijf dan voor, zeg, een gemeente. Want als er bij Decos iets moeilijk digitaal vervangbaar blijkt (Veger: „Flip-overs tijdens de vergadering”), dan bouwen ze er gewoon zelf een app voor (‘Minute’, tegelijk notities maken, gratis te downloaden).

En het kost ook wat. Overal moet een oplossing voor komen. Elke medewerker van Decos – 180 in totaal, waarvan 60 in Noordwijk en 120 in het filiaal in India – kreeg een iPad van de zaak.

Dat is het waard, zegt Veger. Het werkt efficiënten, en het is beter voor het milieu – tenminste op de lange termijn, zegt Veger, want het produceren, vervoeren en van stroom voorzien van al die elektronische snufjes is ook niet niks. Een cynische rekensom is zo gemaakt.

Veger loopt nu eenmaal graag een paar stappen voor. Op de bovenste verdieping wordt gewerkt aan een robot. Die moet over een paar maanden af zijn: die kan dan klanten bij de deur ophalen, ze koffie aanbieden en de weg naar de garderobe wijzen. Buiten elke vergaderzaal hangen touchscreens waarmee je door het hele pand ruimtes kan reserveren. Op een tv-scherm in de lobby is een kaart van Nederland te zien met daarop de locatie van alle werknemers, of liever: hun lease-auto’s. Digitale stipjes in alle uithoeken van Nederland. „Gewoon handig.”

Voor al deze dingen geldt, zegt Veger: het is even wennen, dan weet je niet beter. „En zo is het ook met werken zonder papier. In het begin mokten mensen een beetje, nu niet meer. Op de wc heb je nu je handen vrij voor je tablet. Ik heb in geen twee jaar een pen vast gehad. Heerlijk. Enige nadeel: ik kan nauwelijks meer schrijven.”

De 100 procent papiervrij is overigens ook hier nog een utopie. Er zijn bij Decos nog steeds wc’s te vinden waar gewoon wc-papier aanwezig is. „Ik prefereer de papierloze al”, zegt Veger, „net als vele andere collega’s.” Dat geldt niet voor iedereen. „Laatst kwam hier een klant over de vloer die voor de zekerheid maar een wc-rol in haar koffer had gestopt.” Hij lacht. „Dat hoeft nou ook weer niet. Nog niet.”