311 ongelezen mails: wat nu?

WILLISTON / NORTH DAKOTA / USA - Holly Kuchenbecker (60) sorteert de post die binnen is gekomen voor de bewoners van het kampeerterrein. Ze is manager bij kampeerterrein Fox Run in Williston North Dakota. Fox Run ligt op een kale heuvel, standplaatsen voor caravans kostten 800 dollar per maand. Op de camping zijn 320 standplaatsen, die altijd vol staan met mensen die naar Williston zijn afgereisd om geld te verdienen aan de olie die gevonden is in de omgeving van het dorpje Williston in North Dakota. Ook Kuchenbecker is samen met haar man naar Williston gekomen om een een graantje mee te pikken van het olie-geluk. Sinds dat er olie is gevonden in Williston North Dakota zijn er duizenden mensen afgekomen om hun geluk en geld te vinden in het kleine dorpje. Ilvy Njiokiktjien WILLISTON / NORTH DAKOTA / USA - Holly Kuchenbecker (60) in her office sorting the mail of the people living in the RV camp. She is the manager of Fox Run RV park in Williston North Dakota. Fox Run is situated on a hill. The park hosts 320 RV's, mostly of people who came to Williston to make money from the oil boom. Williston has a lack of housing, because the number of people coming to town grew so fast. Kuchenbecker, together with her husband, also came to Williston to make money. Ever since oil was found in Williston, North Dakota a couple of years back, the town has turned into a real oil boom town, comparable to the gold rush towns back in the 1800's. Ilvy Njiokiktjien

Meestal gaat het zo. Ik krijg een mail. Ik lees ’m gelijk door en denk: nuttig, ga ik zo eventjes beantwoorden. Dat vergeet ik vervolgens, tot ik de mail na een uurtje nog een keer lees. Dit proces herhaalt zich net zo lang - met steeds langere tussenpozen - tot ik de mail helemaal vergeet en hij één van de 311 onbeantwoorde mails in mijn inbox is geworden.

Herkenbaar? Dan zijn deze tips voor jou. Ik heb mijn e-mailleven een paar maanden geleden omgegooid, nadat ik internet heb afgestruind voor productiviteitstips voor e-mails. Ik ben zelfs een uurtje op e-mailles bij de ‘E-mail Handyman’ Richard Wolfe gegaan.  Wat werkt wel en wat werkt niet?

1. Krijg die inbox leeg (werkt)

De heilige graal in e-mailmanagement is natuurlijk een lege inbox aan het eind van elke werkdag. Alle tips werken toe naar dit ultieme doel, omdat je dan elke dag met een schone, lege lei begint. Ik heb het geprobeerd, maar besloten dat het té hoog gegrepen is. Te vermoeiend. Daarom hier mijn eigen versie: probeer minimaal eens in de drie dagen al je mail weg te werken. Drie dagen is de maximumtijd dat je de zender op antwoord kunt laten wachten. Je inbox leegmaken betekent mail ‘verwerken’. Dus van nieuwste naar oudste lezen, beantwoorden en vervolgens verwijderen.

2. Beantwoord de mail gelijk na het lezen (werkt)

Het klinkt heel vermoeiend, maar is eigenlijk de beste tip die ik ooit heb gehad. Zo’n 99 procent van mijn mails vraagt een kleine actie. Een verzoek om iets terug te sturen. Een simpel: ‘bedankt!’, of een datum die ik moet prikken. Als het niet langer dan twee minuten duurt om te reageren, doe het dan gelijk. Afspraken maken en projecten afronden ging nog nooit zo probleemloos en snel.

3. Schuif de verantwoordelijkheid van je af (werkt)

Soms is gelijk reageren moeilijk, omdat je gewoon even niet weet wát je moet antwoorden.  Negeren lijkt de makkelijkste optie, alleen blijft er dan een knagend schuldgevoel achter en moet je vervolgens in de gang de bewuste collega’s ontwijken, omdat je nog niet geantwoord hebt. Dus leer jezelf aan om ook op dit soort mails gelijk actie te ondernemen.

Er zijn twee situaties waarin dit vervelende gevoel voorkomt: 1. Je weet eigenlijk al wel het antwoord op de mail, maar hebt moeite met het precies formuleren omdat het gevoelig ligt. De oplossing daarvoor is: niet mailen, maar bellen of langslopen. Mail is alleen geschikt als neutraal medium en niet voor zaken die een gevoelige formulering vereisen.

Reden 2: je weet écht niet of je zin hebt of kan. De oplossing daarvoor is: leg de bal bij de ander neer, door te antwoorden met deze zin: Misschien wil/ga/doe ik dit wel, maar ik heb er nu geen tijd voor om die beslissing te maken, dus help me over X aantal dagen nog een keer herinneren. Zo heb je de verantwoordelijkheid van je af geschoven.

4. Maak mapjes zodat je organiseert (werkt bij mij niet)

Er zijn allerlei regels voor e-mailmapjes en labels. De meeste experts, zoals David Allen, raden aan dat je mails categoriseert in functie: alles wat om een actie vraagt in de ene map, alles wat alleen ter kennisgeving is in een andere.

Bij mij werken mappen überhaupt niet. Zodra ik een mail naar een mapje sleep is die uit het zicht en daarom vergeten, ook al heet het mapje URGENT!. Mijn overtuiging is nu dat als je zo perfectionistisch bent om je mail in mappen te plaatsen, je ook geen e-mailprobleem hebt.

5. Niet vaker dan drie keer inbox openen (werkt bij mij niet)

Dit is een van de belangrijkste regels waar mijn e-mailhandyman Richard Wolfe op hamert. Hij raadt aan om je notificaties voor nieuwe mails uit te zetten, omdat voortdurend je mail lezen je productiviteit ernstig verstoort. Echt diehards raden zelfs een automatisch antwoord aan, zoals: bedankt voor je mail, maar ik bekijk alleen mail tussen 9-10 uur, dus bel me bij dringende zaken.

Dit vond ik moeilijk en ik kan me voorstellen dat voor veel mensen dit niet gaat werken. Ik ben al deze maanden mijn mail zeker een paar keer per uur blijven checken. En ook de notificaties staan weer aan. Deels omdat ik denk dat mijn mails zo belangrijk zijn dat ik ze niet een uur te laat kan antwoorden, deels omdat een groot deel van mijn werk nou eenmaal uit mailen bestaat. Wat ik wel doe: alle geluidjes van notificaties staan uit als ik met een geconcentreerde taak bezig ben.