311 ongelezen mails: wat nu?

Een propvolle inbox en lichte paniek: de dagelijkse stroom mailtjes kan je soms teveel worden. Journalist Charlotte van ’t Wout verdiepte zich in tips voor e-mailmanagement. Wat werkt wel en wat werkt niet?

Illustraties Aart-Jan Venema

Meestal gaat het zo. Ik krijg een mail. Ik lees ’m gelijk door en denk: nuttig, ga ik zo eventjes beantwoorden. Dat vergeet ik vervolgens, tot ik de mail na een uurtje nog een keer lees. Dan denk ik opnieuw: niet vergeten te antwoorden! en schuif de taak vervolgens door. Nadat dit proces zich minimaal drie keer heeft herhaald, vergeet ik de mail.

Een week later, in een productieve bui, kom ik de mail weer tegen. Dan vind ik het te genant om zo laat nog te antwoorden, dus bedenk ik dat ik een hele lange mail met excuses moet terugschrijven. Daar heb ik alleen geen zin en tijd in, dus schuif ik de mailtaak nog een beetje door. Net zolang tot ik de mail vergeet en hij één van de 311 onbeantwoorde mails in mijn inbox is geworden.

Herkenbaar? Dan zijn deze tips voor jou. Ik heb mijn e-mailleven een paar maanden geleden omgegooid, nadat ik internet heb afgestruind voor productiviteitstips voor e-mails. Ik ben zelfs een uurtje op e-mailles bij de ‘E-mail Handyman’ Richard Wolfe gegaan.

En ik ben bekeerd. Uit al die tips heb ik nu een ritueel overgehouden dat zelfs voor de grootste chaoot nog wel na te leven moet zijn. Ik volg niet alle tips van de experts - wie heeft er zin en tijd om mails in mappen te verdelen?! - maar met deze basistips kom je een heel eind.

1 Krijg die inbox leeg (werkt)

De heilige graal in e-mailmanagement is natuurlijk een lege inbox aan het eind van elke werkdag. Alle tips werken toe naar dit ultieme doel, omdat je dan elke dag met een schone, lege lei begint. Ik heb het geprobeerd, maar besloten dat het té hoog gegrepen is. Te vermoeiend. Daarom hier mijn eigen versie: probeer minimaal eens in de drie dagen al je mail weg te werken. Drie dagen is de maximumtijd dat je de zender op antwoord kunt laten wachten. Je inbox leegmaken betekent mail ‘verwerken’. Dus van nieuwste naar oudste lezen, beantwoorden en vervolgens verwijderen.

Verwijderen doe je het liefst door ze te archiveren, zodat ze doorzoekbaar blijven. Als je niet kunt archiveren (Outlook), markeer dan de mails met vlaggetjes of kleurtjes, zodat je weet waar je bent gebleven bij je laatste opruimronde.

Extra: Ik neem mijn eigen deadline bloedserieus. Merk ik dat de mails zich opstapelen, sta ik een uur eerder op om alsnog een uur vlijtig te mailen.

2 Beantwoord de mail gelijk na het lezen (werkt)

Het klinkt heel vermoeiend, maar is eigenlijk de beste tip die ik ooit heb gehad. Zo’n 99 procent van mijn mails vraagt een kleine actie. Een verzoek om iets terug te sturen. Een uitnodiging die ik moet accepteren. Een simpel: 'bedankt!', of een datum die ik moet prikken. Als het niet langer dan twee minuten duurt om te reageren, doe het dan gelijk. Het is niet voor niets een van de meest populaire adviezen van de bekende Amerikaanse productiviteitsgoeroe David Allen, en ja: het werkt fantastisch. Behalve een verraste ontvanger (‘fijn dat je zo snel reageert!’) is het ook praktisch: ik zie vaak mijn mail live binnenstromen, antwoord gelijk, en zo heeft de verzender binnen twee minuten mijn respons. Afspraken maken en projecten afronden ging nog nooit zo probleemloos en snel.

Extra: Ik streef ernaar elke mail dus maar één keer te lezen. Dus ook als ik op mijn smartphone mail open, antwoord ik gelijk. Al heb ik daar wel de ‘send from smartphone’ aan, zodat de ontvanger weet dat ik kort van stof ben omdat ik op een mobieltje tik.

3 Schuif de verantwoordelijkheid van je af (werkt)

Soms is gelijk reageren moeilijk, omdat je gewoon even niet weet wát je moet antwoorden. Of je de kerstborrel helpt mee-organiseren (mweh). Of je op een event komt over 3 maanden (misschien). Of je iets wil doorlezen en vertellen wat je ervan vindt (eigenlijk nu geen zin in). Negeren lijkt de makkelijkste optie, alleen blijft er dan een knagend schuldgevoel achter en moet je vervolgens in de gang de bewuste collega's ontwijken, omdat je nog niet geantwoord hebt. Dus leer jezelf aan om ook op dit soort mails gelijk actie te ondernemen.

Er zijn twee situaties waarin dit vervelende gevoel voorkomt: 1. Je weet eigenlijk al wel het antwoord op de mail, maar hebt moeite met het precies formuleren omdat het gevoelig ligt. De oplossing daarvoor is: niet mailen, maar bellen of langslopen. Mail is alleen geschikt als neutraal medium en niet voor zaken die een gevoelige formulering vereisen.

Reden 2: je weet écht niet of je zin hebt of kan. De oplossing daarvoor is: leg de bal bij de ander neer, door te antwoorden met deze zin: Misschien wil/ga/doe ik dit wel, maar ik heb er nu geen tijd voor om die beslissing te maken, dus help me over X aantal dagen nog een keer herinneren. Zo heb je de verantwoordelijkheid van je af geschoven.

Extra: Belangrijk is: hou het kort en verzin geen smoesjes. Je hoeft niet uit te leggen waarom je een herinnering wil of te druk bent om te komen. Soms is een ‘sorry, heb geen zin en tijd’ prima.

4 Schrijf je uit voor nieuwsbrieven (werkt)

Een gemiddeld persoon is geabonneerd op 20 nieuwsbrieven, is de grove schatting van de experts. Bij nieuwsbrieven geldt één simpele regel: lees je ze? Lees ze dan direct (kost maar 2 minuten). Lees je ze niet? Schrijf je dan ogenblikkelijk uit.

De eerste weken was ik me zeker voor 3 nieuwsbrieven per dag aan het uitschrijven. Als je niet helemaal zeker bent of je ze wel wil verwijderen, kun je nog een tijdje voor de tussenoptie gaan: dirigeer ze naar een mapje ‘nieuwsbrieven’ en kijk of je ze mist.

Extra: Zet ook al de notificaties van je sociale netwerken uit. Ik maak nu gewoon twee keer per dag een rondje langs sociale media. ’s Ochtens Linkedin, Facebook, Twitter. En aan het eind van de dag nog een keer.

5 Maak mapjes zodat je organiseert (werkt niet)

Er zijn allerlei regels voor e-mailmapjes en labels. De meeste experts, zoals David Allen, raden aan dat je mails categoriseert in functie: alles wat om een actie vraagt in de ene map, alles wat alleen ter kennisgeving is in een andere. Richard Wolfe werkt met mappen die indelen in wanneer je iets moet doen: doen deze week, of later. Maar waar ze het sowieso over eens zijn: het is een slecht idee om meer dan vier mapjes te maken, dan ben je meer tijd kwijt aan verdelen dan aan daadwerkelijk beantwoorden.

Ik heb allerlei variaties uitgeprobeerd, en bij mij werken mappen überhaupt niet. Zodra ik een mail naar een mapje sleep is die uit het zicht en daarom vergeten, ook al heet het mapje URGENT!. Mijn overtuiging is nu dat als je zo perfectionistisch bent om je mail in mappen te plaatsen, je ook geen e-mailprobleem hebt.

Extra: De enige uitzondering hierop is mijn @mezelf mapje. Daar komen alle mails in die ik naar mezelf stuur, met links die ik niet wil vergeten of documenten van de ene naar de andere computer. Ze gaan direct naar het mapje en verschijnen niet in mijn inbox.

6 Niet vaker dan 3 keer inbox openen (werkt niet)

Dit is een van de belangrijkste regels waar mijn e-mailhandyman Richard Wolfe op hamert. Hij raadt aan om je notificaties voor nieuwe mails uit te zetten, omdat voortdurend je mail lezen je productiviteit ernstig verstoort. Echt diehards raden zelfs een automatisch antwoord aan, zoals: bedankt voor je mail, maar ik bekijk alleen mail tussen 9-10 uur, dus bel me bij dringende zaken.

Dit vond ik moeilijk en ik kan me voorstellen dat voor veel mensen dit niet gaat werken. Ik ben al deze maanden mijn mail zeker een paar keer per uur blijven checken. En ook de notificaties staan weer aan. Deels omdat ik denk dat mijn mails zo belangrijk zijn dat ik ze niet een uur te laat kan antwoorden, deels omdat een groot deel van mijn werk nou eenmaal uit mailen bestaat.

Extra: Wat ik wel doe: alle geluidjes van notificaties staan uit als ik met een geconcentreerde taak bezig ben.