Presentatie geven? Lees eerst dit even

Beeld NRC Q

Een scherm dat wit blijft. Een spreker die maar achterom blijft kijken. Een filmpje dat niet werkt. Een slide met honderd bulletpoints.

Iedereen heeft er wel een keer naar moeten luisteren en kijken: de eindeloos gênante Powerpointpresentatie. Eindeloos voor het publiek, gênant voor de spreker.

Doe het niet. Zelfs Microsoft gebruikt Powerpoint straks niet meer - het bedrijf presenteerde deze week zijn nieuwe presentatieapp Sway, een reactie op de populaire presentatietool Prezi.

Maar als je het dan toch doet, voorkom het volgende. (Ook toepasbaar op Prezi’s.)

1. De presentatie als spiekbriefje gebruiken

“Powerpoint is een hulpmiddel. Daar gaat het vaak al mis. Mensen zien het als dé presentatie”, zegt Erick van den Bercken. Hij geeft de training Presenteren met Powerpoint voor Wetenschappers. “Sommigen projecteren hun aantekeningen.”

“Veel sprekers gebruiken de Powerpoint als een spiekbriefje voor zichzelf”, vertelt Armand Pinkaarts, die de cursus Microsoft Powerpoint en Boeiend Presenteren (twee dagen, achthonderd euro) bedacht.

Dat is dus niet de bedoeling. Want de presentatie is er voor het publiek. Laat de Powerpoint het verhaal verduidelijken en illustreren.

2. Achterom kijken

De presentatie als geheugensteuntje zien, heeft meer nadelen. Pinkaarts:

“Dan kijken sprekers steeds achterom: wat wilde ik ook alweer vertellen?”

En dat leidt niet alleen af, maar komt ook onprofessioneel over. Iemand die zijn verhaal kent, weet ook welke slides er in de presentatie staan.

Te vaak achterom kijken, stoort, vertelt Van den Bercken. “Als je wil overtuigen moet je oogcontact maken.” Mensen willen aangesproken worden. Kijk voor je.

3. Te veel tekst of bulletpoints gebruiken

“Mensen zijn visueel ingesteld”, aldus Pinkaarts. De aandacht van het publiek zal dus altijd naar de slide gaan. Staat daar veel tekst op, dan is de spreker zijn luisteraars snel kwijt.

Want sprekers zíjn geneigd veel op te schrijven. Zo verzanden ze in bijzaken. Slimmer is het veel gebruik te maken van kernbegrippen, illustraties, foto’s en filmpjes die het verhaal ondersteunen. (Ook niet te veel, geef het publiek wel de tijd alles in zich op te nemen.)

Het opschrijven van slechts een paar sleutelwoorden geeft sprekers de ruimte vrij te spreken en beter op het publiek te letten. Luisteren ze nog wel naar het verhaal? “Het lijkt soms wel een boodschappenlijst die ze moeten afwerken”, zegt Van den Bercken.

Toch is er hoop, voor gebruikers van Powerpoint

Van den Bercken:

“Presenteren is een vaardigheid. Sommige mensen kunnen heel goed verhalen vertellen, andere minder. Daar moet je realistisch in zijn. Niet iedereen heeft er de tijd voor. Dan is een slideshow heel handig.”