Vergaderen is zinloos - overtuig zo je baas

Foto iStock

Jij wist het allang, maar vergaderen is dus zinloos. Echt. Wetenschappelijk bewezen. En mensen gaan er raar van praten. Dus waarom doen we het nog? Vier argumenten om ook je baas en collega’s te overtuigen:

1. Jouw inbreng doet er niet toe

Hoe meer mensen er bij elkaar zitten, hoe eerder mensen denken dat de anderen het wel goed genoeg zullen doen. Als ze dan zelf hard zouden werken, worden ze toch niet geprezen – en ze worden ook niet gestraft als ze niets doen. Eigenlijk voelt niemand zich echt verantwoordelijk. Sommige onderzoekers vergelijken zo’n situatie met het bystander effect - dat in een noodsituatie niemand iets doet, omdat iedereen naar elkaar staat te kijken wat er moet gebeuren. Een vergadering is net zoiets, maar dan zittend.

2. De mensen met de grootste mond zijn niet per se deskundig

De mensen met de hoogste status zijn niet altijd de mensen zijn met de meeste expertise. Wie anderen in de rede valt, of wie gewoon veel aan het woord is, krijgt daardoor vanzelf status in de ogen van zijn medevergaderaars, blijkt uit onderzoek. Spreektijd en een zelfverzekerde uitstraling hingen in dat onderzoek niet samen met hoe goed iemand werkelijk was – maar wél met zelfoverschatting. Juist de mensen die hun eigen vaardigheden overschatten, waren kalm en langdurig aan het woord.

Zeven loodrechte rode lijnen - de meest zinloze vergadering ever

3. Brainstormen met een groep werkt niet

Mensen kunnen namelijk niet tegelijkertijd aan het woord zijn. Als iemand praat, moeten de anderen hun idee in hun hoofd ‘ophouden’ tot ze het woord krijgen. En wie bezig is een idee te onthouden – voor zover dat al lukt in de chaos van een groepsbrainstorm, waarbij mensen meestal door elkaar roepen – komt er niet toe tegelijkertijd nieuwe ideeën te bedenken. De deelnemers blokkeren elkaar dus.

4. Mensen wisselen geen informatie uit

Vergaderende mensen zijn daar heel slecht in, zelfs wanneer het het doel is van een vergadering. Als iedereen informatie moest verzamelen, en mensen gaan dan bij elkaar zitten om die informatie uit te wisselen en een beslissing te nemen, praten ze vooral over de dingen die iederéén al wist. Informatie die voor sommige aanwezigen nieuw is, komt amper aan de orde. Daardoor worden de beslissingen niet genomen op basis van alle beschikbare informatie, maar voornamelijk op basis van wat iedereen al weet.

…maar ik vind vergaderen leuk!

Smaken verschillen. Maar zelfs als je iets leuk vindt, is het goed om af en toe te stoppen, anders wen je eraan. In een onderzoek vonden mensen die een week geen chocola mochten eten de chocola die ze na die week kregen lekkerder, én ze werden er vrolijker van dan mensen tegen wie niets over chocola eten gezegd was. Als je iets tijdelijk niet doet, geniet je er daarna nog meer van.

Dat is al tot vele levensterreinen doorgedrongen, alleen nog niet tot de religie van het vergaderen. Dat wordt tijd.

Win het boek over vergaderen

Meer redenen om niet te vergaderen vind je in het boek Vergaderen? Niet Doen! van Ellen de Bruin, dat vanaf zaterdag in de winkel ligt. Liever winnen dan kopen? NRC Q geeft tien exemplaren weg. Hoe? Deel dit stuk op Twitter, en voeg een foto toe van je eigen vergadering. De makers van de leukste foto’s winnen het boek.