Waarom we in vergaderingen nooit zeggen wat we bedoelen

Tijdens vergaderingen zeggen we liever ‘aangeven’ dan ‘zeggen’. En we praten over ‘afslanken’ als er mensen ontslagen gaan worden. Ellen de Bruin scheef een boek over de slechte kanten van vergaderen

Foto’s Anaïs López

Wat ik hier graag tegen jullie aan wil houden is het apentaaltje dat in vergaderingen altijd wordt gesproken. Met alle respect, maar het zou goed zijn als we proactief een tijdpad zouden uitrollen om de communicatie over de hele linie transparanter te laten verlopen. Daar zit veel laaghangend fruit, maar hoe kunnen we dat het beste aanvliegen? Die stip staat al een tijdje op de horizon, en we hebben de tools, maar hoe kunnen we die buzzwords ASAP uitfaseren?

Mensen gaan er vaak heel raar van praten, van vergaderen. Hoe komt het toch dat mensen graag vage, wollige taal gebruiken in bijeenkomsten die bedoeld zijn om informatie uit te wisselen of met concrete plannen te komen? Voor een deel komt dat door de managers, want mensen met macht praten abstracter dan hun ondergeschikten. Een leider moet visie hebben, het geheel overzien. Daarvoor moet je abstract denken en dan ga je vanzelf abstracter praten. Dat blijkt ook uit onderzoek: mensen die zich machtig voelen, beschrijven ‘lezen’ bijvoorbeeld eerder als ‘kennis verwerven’ dan als ‘regels geprinte tekst volgen’, als ze tussen die twee moeten kiezen. Mensen met macht zijn er voortdurend op gericht de kern uit de zaak te destilleren, ook als de diepe essentie die ze dan overhouden zo diep is dat die eigenlijk nauwelijks meer iets betekent.

We houden niet van commando’s

Verder moeten mensen met macht anderen zover krijgen dat die doen wat zij willen. Dat is niet altijd makkelijk, zeker niet in Nederland, waar we niet dol zijn op bevelen en commando’s. Maar ook in andere landen en in heel andere contexten verzachten mensen directe verzoeken graag met wollig taalgebruik. Een Amerikaanse taalkundige, Elisabeth Kuhn, liet eind jaren negentig bijvoorbeeld zien hoe dat gebeurt in bluesliedjes waarin de zanger, een man, probeert een vrouw te overreden om seks met hem te hebben. Zo’n zanger zou, heel direct, „Vrij met me, schat” kunnen zingen: „Baby, make love to me”. Maar dan zou het liedje snel afgelopen zijn en het zou ook gênant voor hem zijn als zij daarna direct ‘nee’ zou zeggen.

Dus meestal dekt de zanger zich in met vleierij („girl, you’re so fine”), al dan niet loze beloften („I’ll make you feel real good”) en argumenten („I love you”), of zelfs met oneerlijke groepsdruk („why can’t you be like other people”) of dreigementen („if you want to keep your happy home”).

Bovendien doet hij graag alsof dat wat hij wil niet zoveel voorstelt: „I don’t want you to be my slave […] I just want to make love to you”. Dit zijn allemaal citaten uit bluesliedjes, schrijft Kuhn. Maar in het echte leven doen mensen hun verzoeken ook graag via een omweg. Je zegt eerder ‘goh, ik zou wel een kopje koffie lusten’ dan ‘haal nu koffie voor mij’.

Zelfs het woordje ‘just’ in „I just want to make love to you” dient om het verzoek minder groot te laten lijken, om eventueel gezichtsverlies binnen de perken te houden. Natuurlijk, zij kan nee zeggen, maar ach... trouwens, hij vroeg toch helemaal niet zoveel? Dat ‘just’ wordt wel een hedge genoemd, een woord dat dient als betekenisvervager. Veel woorden en uitdrukkingen kunnen die functie vervullen, ook in het Nederlands, zoals ‘best wel’, ‘eigenlijk’, ‘zeg maar’, ‘zo’n beetje’, ‘zoiets van’, ‘soort van’. Zulke betekenisvervagers maken het categoriseren makkelijker voor iemand die het grote plaatje wil bekijken en niet op details wil letten. Is een augurk een groente? Ja, een augurk is eigenlijk best wel een soort van groente.

Praten en nadenken tegelijk

Hedges maken het mensen dus makkelijker om abstract te praten. Ook vullen ze een zin lekker op: de spreker kan, zonder echt iets inhoudelijks te zeggen, nog even nadenken terwijl hij tegelijkertijd aan het woord blijft. Niet zo gek dus dat hedges tijdens vergaderingen zo populair zijn. Letterlijk betekent to hedge trouwens ‘jezelf indekken’ – ook iets wat mensen graag doen tijdens vergaderingen. Waarom zegt iemand bijvoorbeeld: „Zoals ik vorige keer heb aangegeven?” Waarom niet gewoon „gezegd”? Nou, met „gezegd” leg je je maar vast. Misschien heb je het niet letterlijk zo gezegd. Misschien heb je het alleen „aangegeven”, door tijdens de vorige vergadering verachtelijk te snuiven, je om te draaien en omstandig op je telefoon te gaan zitten kijken, net toen die ene collega aan het woord was. Beter om het vaag te houden.

Er zijn meer manieren om vaag te zijn, bijvoorbeeld door stoere Engelse termen te gebruiken als ‘targets’, ‘learnings’ en ‘blue sky thinking’. En ook in het Nederlands hebben we van die verschrikkelijke metaforen en vastgeroeste uitdrukkingen waar vergaderaars zo van houden. Nooit willen ze gewoon even iets vragen of zeggen: ze willen het ‘tegen je aan houden’ of ‘langs je fietsen’, en je kunt alleen maar hopen dat ze het niet ‘bij je over de schutting gooien’.

De Britse communicatiedeskundige Michael Handford analyseerde het taalgebruik in opnamen van 64 vergaderingen van 26 verschillende bedrijven, de meeste Brits, een totaalbestand van ruim 900.000 woorden. Hij telde gemiddeld bijna één metafoor of andere typische vergader- of kantooruitdrukking per vijftig gesproken woorden. (Voor context: deze alinea telt vijftig woorden.)

Die metaforen kunnen verzachten dat iemand eigenlijk iets vervelends te zeggen heeft: als een bedrijf „moet afslanken”, of er moet „nog wat overtollig vet worden weggesneden”, betekent dat simpelweg dat er werknemers ontslagen zullen worden – maar dat klinkt zo hard. Ook kunnen gedeelde uitdrukkingen een gevoel van saamhorigheid bevorderen. Dat geldt ook voor de eindeloze hoeveelheden afkortingen die in sommige vergaderingen worden gebruikt – ze vormen een geheimtaal die alleen leden kennen en waarin nieuwe leden moeten worden ingewijd. Die gruwen vaak van de lange lijsten afkortingen die ze moeten leren, maar als ze ze eenmaal kennen voelt het ook wel weer lekker om te weten waar het over gaat en om bij de groep te horen.

Net zo praten als de baas

In feite is vergadertaal dus vergelijkbaar met jongerentaal of ander jargon: het is praktisch om de taal te spreken die de andere groepsleden ook spreken, het voelt lekker om erbij te horen, en het geeft status, ook omdat het vaak van het management komt. Mensen die wat minder macht hebben, maar wel ambities, nemen de taal van de bazen graag over: weinig zo besmettelijk als taal, vooral taal die laat zien dat de spreker status heeft, zélfs al is die taal leeg en lelijk.

En voor je het weet spreekt iedereen tijdens vergaderingen alleen nog maar van dat abstracte, met Engels doorspekte, vage én stoere vergaderjargon dat eigenlijk niemand helemaal begrijpt.